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公司会议组织与管理规定
第一条目的
为确保会议管理工作的规范性，提升会议组织与实施的效率，保障各类会议活动的顺利进行，特制定本规定。
第二条适用范围
本规定适用于公司内所有会议，包括但不限于董事会、党委会、总经理办公会、党政联席会、职工代表大会、公司各部门组织的临时性全公司会议，以及外出参会和接待外部检查、调研、评审等活动。
第三条管理职责
综合管理部负责统筹规划和管理所有会议，各部门自行组织的会议由各部门负责，综合管理部提供协助并进行备案。
第四条会议管理原则
1.精简：尽量减少会议次数，缩短会议时间，减少参会人数，合并可同时进行的会议。
2.高效：会议应具有必要性，主题明确，参会人员需充分准备。
3.务实：会议应注重实效，集中解决实际问题，并确保会后落实。
4.节约：会议应遵循节约原则，涉及经费的会议需严格遵守相关规定，杜绝浪费。
第五条会议准备
1.涉及相关部门的会议，各部门应积极配合，确保人、财、物的合理配置。
2.涉及外部检查、评审等会议，承办部门需提前通知综合管理部，由其负责接待和筹备工作。
3.会议组织部门需提前将会议主持人、议题、议程、时间、地点及相关资料报综合管理部，由其统筹安排或协助准备。
4.需媒体参与报道的会议，召集部门需提前请示分管领导，并通知综合管理部办理。
5.综合管理部在请示领导后，可合并召开内容相近、时间接近的会议。
第六条会议管理
1.全公司性会议需经分管领导批准，提前3个工作日填写《会议室预约单》报综合管理部，并注明所需服务。
2.会议内容由组织部门记录和整理，会议纪要需列明参会人员、请假人员及缺席人员名单，并于会议后3天内由主管领导审批签发。
3.会议资料、记录、纪要等由记录人整理归档。
4.承办部门需跟踪会议落实情况，反映问题。
5.参会人员需将外部会议资料交综合管理部，经其签署后方可报销。
6.大型会议由综合管理部通知保安引导车辆停放，维护会场秩序。
7.会议结束后，组织者需安排参会人员有序离场。
第七条会议纪律
1.参会人员需按时到会，特殊情况需提前请假。迟到、缺席者将按制度处罚。
2.会议期间禁止喧哗、私下议论，手机需调至静音。
3.参会人员需提前准备发言，积极建言献策。
4.涉及保密内容的会议，参会人员需严格遵守保密纪律。
第八条生效日期
本规定自20xx年10月1日起实施。
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