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文控管理培训

•文控管理概述

•文件资料分类与编号

contents

•文件资料传递与审批流程

•文件资料存储与保管要求

目录•文件资料检索与利用方法

•文件资料归档与移交程序

•文控管理常见问题及解决方案

01

文控管理概述

文控管理定义与重要性

定义

文控管理，即文档控制管理，是

指对组织内外部的文档进行有效

控制、跟踪、存储、保护、检索

和利用的一系列活动。

重要性

确保文档的准确性、完整性、一

致性和可追溯性，提高组织运作

效率，降低风险。

文控管理职责与角色

职责

负责制定和执行文档管理政策、程序和标准；负责文档的创建、审核、批准、

发布、修改、作废等全生命周期管理；负责文档的存储、保护和检索等工作。

角色

文控管理员、文档作者、审批者、发布者、使用者等，每个角色在文档管理流

程中承担不同的职责和任务。

文控管理流程简介

流程概述发布和分发

包括文档的创建、审核、批准、发布、分发、使用、修文档批准后，由文控管理员进行发布和分发，确保文档

改、作废等全生命周期管理流程。及时、准确地传达给相关人员。

创建使用和修改

明确文档需求，指定文档作者，按照规定的模板和格式使用者按照文档规定进行使用，如需修改文档，需按照

创建文档。规定的流程进行申请和审批。

审核和批准作废

文档作者提交文档后，由审核者对文档内容进行审核，文档过期或无效后，由文控管理员进行作废处理，确保

确保文档符合相关标准和要求；审核通过后，由批准者