【英语版】国际标准 ISO/TR 15489-2:2001 EN Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines 信息和文件 记录管理 第2部分：准则.pdf

ISO/TR15489-2:2001ENInformationanddocumentation—Recordsmanagement—Part2:Guidelines是一个国际标准，它提供了信息和文档记录管理的指导原则。这个标准主要关注记录管理的各个方面，包括记录的定义、分类、存储、保护、检索和处置等。以下是该标准的详细解释：

1.记录的定义：ISO/TR15489-2:2001EN定义记录为“由组织或个人创建的，可以证明其存在或反映其活动、决策、过程或事务的文件或其他信息载体”。这些记录可以是纸质的、电子的或其他形式的媒体，包括图像、音频、视频等。

2.记录分类：记录管理的一个重要方面是分类，以便有效地组织和检索信息。根据不同的标准，记录可以被分类为行政、财务、人力资源、技术、客户信息等不同类型。

3.记录存储：记录应该存储在安全、稳定的环境中，以便在需要时可以轻松检索。存储环境应考虑温度、湿度、光照、防尘等因素，并应定期检查记录的保存状况。

4.记录保护：保护记录免受损害是记录管理的重要职责之一。这包括防止记录的物理损坏，如丢失、被盗或火灾等。还应考虑记录的数字保护，如加密和备份。

5.记录检索：为了方便用户检索记录，应建立有效的记录管理系统，包括建立索引、使用适当的检索工具和提供在线访问。

6.记录处置：当记录不再需要时，应按照组织的政策和程序进行适当的处置，以防止信息的丢失或泄露。这可能包括销毁、移交给档案馆或数字存档等。

7.管理流程：ISO/TR15489-2:2001EN还强调了记录管理的其他重要方面，如培训员工了解记录管理的重要性、制定政策和程序、定期审查和更新记录管理系统等。

ISO/TR15489-2:2001EN标准为组织提供了记录管理的全面指南，包括定义、分类、存储、保护、检索和处置等方面的指导原则。这些原则旨在确保记录的有效管理，并为组织提供一个可靠的信息基础。