中油国际用户操作手册 中油国际用户操作手册－代理贸易额报表.docxVIP

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中油国际用户操作手册

代理业务贸易额报表程序

中油国际系统实施项目2006年4月

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文档管理

文档信息

文档名称

代理业务贸易额报表程序操作手册

最初作者

王锋

当前修改作者

版本信息

版本

日期

作者

修改注释

V1.0

2006.04.29

王锋

首次完成

批准

姓名

职务

姓名:日期:

姓名:日期:

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目录

一、代理业务贸易额报表（以下简称“报表”）程序简介（功能和用途）

二、报表程序的操作流程

三、使用报表程序的后续操作

四、报表功能使用过程中需要注意的一些问题

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一、代理业务贸易额报表（以下简称“报表”）程序简介

中油国际公司实施上线的Sap软件是一个集成的管理系统，这个系统对公司目前的一些业务流程和管理模式都做出了修正。业务人员在后勤模块的操作将会对财务账目产生影响，业务操作对“代理贸易额”的影响是其中一个比较重要的问题。

在友强财务软件中，对“代理贸易额”的核算是通过“代理销售收入”“代理销售成本”这两个科目来实现了。具体的时点和流程是：财务人员在制作“代理费”发票凭证的时候，将代理费计入收入科目，同时将代理贸易的货款等项目，等金额计入“代理销售收入”“代理销售成本”两个科目。这个核算方法的主要问题是：贸易额的核算滞后于业务的发生。因为开代理费发票的日期一般要在提单日后一个月，这就导致财务帐和业务统计数据核对不起来，滞后现象严重。

实施上线sap的过程中，为了避免“代理贸易额”入帐滞后的问题，做了以下调整：

1、对“代理贸易额”的核算是通过“代理贸易额借项”“代理贸易额贷项”这两个科目来实现，这两个科目是表外科目。

2、在实际业务发生的时候就开始对代理业务的核算。

3、业务人员录入的一些数据数据直接在财务模块及时生成凭证，而不是由财务人员手工录入凭证。

在做出以上调整后，系统可以有效的避免入账滞后的问题，但是出现了一个新的问题：由于业务人员的操作是分步的，所以凭证不可能同时产生，再加上新的科目是表外科目，就有可能造成代理贸易额借项和代理贸易额贷项的金额不相等，导致资产负债表借贷不平的严重后果。

举例来说，代理贸易额借项是在业务人员录入采购订单的环节产生的，简化凭证是：借：代理贸易额借项

贷：供应商

形式上来看这是一笔正常的分录，但是此时供应商的余额（负债）已经发生了变化，而“代理贸易额借项”是表外科目，并没有更新财务帐数据。假设月末结账的时候业务人员没有录入销售订单的信息，那么由于借贷不平，资产负债表就不能出具。

类似的，业务人员录入了销售订单而没有录入采购订单也会导致同样的结果。

就算月末结账时，某一笔业务的“代理贸易额借项”“代理贸易额贷项”都已录入系统，它们的金额也很有可能是不相同的。这是因为借项和贷项在计算的时候受到价格、币种、汇率、批次的影响，而这些因素在不同的时点是不一样的。

为了改进核算办法，同时也为了解决新流程造成的上述问题，在中油国际sap上线实施过程中做了一些客户化的开发。

使用客户化程序解决借贷不平问题的思路是：运行程序，程序可以按照用户的需求，生成三类报表｛a已作采购订单无销售订单（有借无贷）b采购和销售都已入账但金额不相等c已作销售订单无采购订单（有贷无借）｝。财务人员根

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据三种类型采取相应的操作。

二、报表程序的操作流程

1、事务代码：zfi27（由于是后续开发程序，此功能不能在菜单中找到，只能输入事务代码才能进入界面）

回车（或点击）进入功能界面

2、在功能界面输入公司代码、采购组、采购发票过账日期等必填项。

功选择第一个“已作采购结算，未作销售结算”，这个选项表示对4月1日到4月30日“有借无贷”的情况进行处理。

点击生成报表。

*采购组的概念类似于业务类型，图中101到104表示的是选择所有化工业

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务类型。技装的采购组是201到204。这一点在实际使用这个界面的时候会很清楚。

3、报表中列出的就是有借无贷的两条记录。由于屏幕限制，右图并不是报表的全部界面。这两笔记录的合计金额是

20,146,580.00

4、记录上面金额后要进行预估操作，人为的估出来代理贸易额贷项的金额。具体操作见第三部分的1-3步。

具体操作见第三部分的1-3步作。

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5、回到zfi27的界面，在功能界面输入公司代码、采购组、采购发票过账日期等必填项。

功选择第二个“已作采购结算和作销售结算”，这个选项表示对4月1日到4月30日“