职业技能所档案管理制度.docxVIP

PAGE

1-

职业技能所档案管理制度

一、总则

本制度旨在规范职业技能所档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。第一条，职业技能所档案是指反映职业技能所工作、科研、教学、管理等方面活动的各类文字、图表、声像等载体的历史记录。第二条，职业技能所档案管理工作遵循国家档案法律法规，坚持集中统一管理、确保档案安全、服务科学发展、方便利用查询的原则。第三条，职业技能所档案管理工作实行统一领导、分级管理、责任到人的管理体制。所领导对档案工作全面负责，档案管理部门负责档案的具体管理，各部门负责人对本部门档案工作负直接责任。第四条，职业技能所设立档案管理部门，负责制定档案管理制度、组织实施档案管理工作、指导各部门档案工作。第五条，职业技能所各部门应按照档案管理要求，建立健全档案工作责任制，确保档案的及时收集、整理、归档和安全保管。第六条，职业技能所档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作。第七条，职业技能所档案管理部门应定期对档案进行清理、鉴定、整理和数字化处理，提高档案的利用效率。第八条，职业技能所档案管理人员应具备相应的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理的法律法规和制度规定。第九条，职业技能所档案管理部门应加强对档案工作的监督检查，对违反档案管理规定的行为进行严肃处理。第十条，职业技能所档案管理工作应适应社会主义现代化建设需要，不断提高档案管理工作的科学化、规范化水平。

二、档案管理范围和内容

(1)职业技能所档案管理范围涵盖所内所有工作领域的记录，包括但不限于：人力资源档案，如员工入职、培训、晋升、考核等记录，涉及员工总数达到2000人；科研项目档案，包含近500个在研及已完成的项目档案，涉及资金总额超过2亿元；教学档案，包括课程设置、教学计划、学生成绩等，涉及学生人数达10000人以上；设备档案，如实验室设备、办公设备等，共计5000余件。

(2)档案内容具体包括但不限于：文字材料、图表、声像资料等。例如，在人力资源档案中，有员工个人简历、工作合同、绩效考核报告等；在科研项目档案中，有项目申请书、研究报告、实验数据、项目总结等；在教学档案中，有教学大纲、课程讲义、学生作业、考试成绩等；在设备档案中，有设备采购合同、维修记录、设备清单等。

(3)案例分析：以某职业技能所为例，该所档案管理部门对近三年的档案进行了梳理，共发现8000余件纸质档案，其中超过90%的档案资料能够满足日常查阅需求。在数字化过程中，共整理了3000余件电子档案，有效提高了档案的查阅效率。此外，通过对档案的深度挖掘，该所成功恢复了10余项遗失的科研项目资料，为后续科研工作提供了有力支持。

三、档案收集和归档

(1)档案收集工作应遵循全面性、及时性和准确性的原则。各部门在产生档案材料时，应按照档案管理规定，及时将档案材料送交档案管理部门。档案管理部门应建立档案收集台账，详细记录收集档案的名称、数量、来源等信息。例如，在年度总结报告的收集过程中，档案管理部门需与各部门沟通，确保所有报告在规定时间内提交。

(2)档案归档工作应按照档案分类、编目、整理和装订的程序进行。档案管理部门应根据档案的性质、内容、形成时间等因素，对收集到的档案进行分类。随后，对分类后的档案进行编目，包括档案编号、档案名称、形成时间、页数等基本信息。整理过程中，需确保档案的顺序、完整性和整洁度。最后，将整理好的档案装订成册，并按照档案编号顺序排列存放。

(3)档案归档的具体要求包括：档案材料应完整无缺，不得有破损、污损等情况；档案的名称、编号、页数等信息应清晰可见；档案的装订应牢固，便于查阅；档案存放应遵循防火、防盗、防潮、防虫等安全要求。此外，档案管理部门应定期对归档的档案进行核查，确保档案的准确性和完整性。在归档过程中，如发现档案材料缺失或存在错误，应及时与相关部门沟通，采取措施予以补充或纠正。

四、档案保管和利用

(1)档案保管工作严格执行安全防护措施，确保档案安全无事故。职业技能所档案管理部门设有专门的档案库房，库房温度、湿度等环境指标均符合国家档案保护标准。据统计，过去五年内，所内档案无任何丢失、损毁现象。例如，在2020年的一次档案自查中，档案管理部门对近万份档案进行了检查，发现所有档案完好无损。

(2)档案利用工作以方便、快捷、高效为原则，为用户提供优质服务。职业技能所档案管理部门设有档案查阅室，配备有多台电脑和复印机，供用户查阅和复制档案。据统计，过去一年内，档案查阅室接待用户查阅档案超过3000人次，提供复印服务超过5000份。案例：某研究人员在查阅档案时，因项目需要查阅了50份相关档案，档案管理人员在短时间内为其找到了所有资料，并协助其复印。

(3)档案管理部门定期对档案进行数字化处理，提高档案利用效率。截