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2025-01-22 发布于河南
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员工档案管理制度政策文件.docx

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员工档案管理制度政策文件

第一章员工档案管理总则

(1)为规范公司员工档案管理，保障员工个人信息安全，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

(2)员工档案是公司人力资源管理的基石，是员工个人历史、业绩、技能和素质的综合体现。公司应建立科学、规范的员工档案管理制度，确保档案的完整性、准确性、安全性和保密性。

(3)本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、临时工、实习生等。员工档案管理应遵循以下原则：统一管理、分级负责、及时更新、安全保密。具体实施过程中，应充分考虑员工隐私保护和信息共享的需求，实现档案资源的有效利用。

第一章详细规定了员工档案管理的目的、适用范围和管理原则，旨在为后续章节的详细操作提供总的指导框架。

第二章员工档案的收集与保管

(1)员工档案的收集应遵循真实性、完整性、及时性的原则。新入职员工应在办理入职手续时提交个人档案材料，包括身份证、学历证书、资格证书、劳动合同等。对于离职员工，应在办理离职手续时，及时收集其档案材料，确保档案的连续性和完整性。

(2)员工档案的保管分为实体档案和电子档案两种形式。实体档案应存放在专用档案柜中，档案柜应具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等安全措施。电子档案应备份至安全可靠的存储介质，并定期进行数据备份和恢复测试，确保档案信息的长期保存和可用性。

(3)公司设立专门的档案管理部门，负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。档案管理人员应具备一定的专业知识和技能，严格遵守档案管理的法律法规和公司内部规定。档案管理部门应定期对档案进行清理、整理和归档，确保档案的有序管理和高效利用。同时，应加强对档案的保密管理，防止档案信息泄露，保障员工隐私安全。

第三章员工档案的利用与保密

(1)员工档案的利用应严格按照公司内部规定和员工个人意愿进行。除法律、法规规定的情形外，任何单位和个人不得查阅、复制或泄露员工档案信息。员工本人有权查阅、复制自己的档案，并在必要时申请修改或补充档案内容。

(2)查阅员工档案时，应办理相应的审批手续，并填写《档案查阅申请表》。查阅者需说明查阅目的、内容范围和用途。档案管理人员在收到申请后，应根据规定权限和实际需要，决定是否批准查阅。查阅过程中，应做好记录，确保档案信息的保密性。

(3)员工档案的保密工作至关重要。公司应建立健全档案保密制度，明确保密范围、保密措施和责任分工。档案管理人员需定期接受保密教育和培训，提高保密意识。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应采取更加严格的保密措施，防止信息泄露。如发生档案信息泄露事件，应立即启动应急预案，及时采取措施，防止损失扩大，并按照相关法律法规进行处理。