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2025年档案室各项规章制度

一、档案室管理职责

(1)档案室作为单位内部重要的信息资源中心，承担着保管、整理、提供利用单位档案资料的重要职责。档案室管理人员应严格遵守国家档案法律法规，确保档案资料的安全、完整和有序。具体职责包括制定档案管理制度，监督执行档案管理流程，以及组织开展档案管理的各项活动。

(2)档案室管理人员需对单位内部各部门提交的档案资料进行严格的审核和接收，确保档案材料的真实性、准确性和完整性。同时，对归档的档案进行分类、编号、登记、整理，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。此外，档案室还需定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案资源的有效利用。

(3)档案室应积极参与单位内部的信息化建设，推动档案数字化工作，提高档案管理的现代化水平。管理人员需不断学习新的档案管理技术和方法，提高自身业务能力，为单位的档案工作提供有力支持。同时，档案室还应加强与内外部单位的交流与合作，借鉴先进经验，提升档案管理水平。

二、档案收集与整理规范

(1)档案收集工作应遵循全面性、连续性和时效性原则，确保收集到单位各个部门、各个层级、各个方面的档案资料。收集范围包括但不限于各类文件、图表、照片、录音录像等，收集方式包括主动收集、被动收集和委托收集等。

(2)档案整理工作应按照档案管理规范进行，包括档案的鉴定、分类、编目、装订、归档等环节。档案鉴定需根据档案的价值、保管期限等因素确定，分类应遵循档案内容、形式、来源等标准，编目应详实准确，装订应规范统一，归档应按时间、类别、编号顺序排列。

(3)档案收集与整理过程中，应注重档案的原始性、完整性和连续性，避免人为删改、伪造和遗漏。同时，应加强档案的保密工作，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照国家有关保密法律法规进行管理。

三、档案保管与利用规定

(1)档案保管工作应确保档案的安全、完整和有效利用。档案室需建立严格的防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施，定期对档案库房进行安全检查，确保档案存储环境符合国家档案保护标准。对于重要档案，应采取特殊保护措施，如制作副本、采用电子备份等。档案的物理保管要求档案柜、架结构牢固，通风良好，温度和湿度适宜，避免阳光直射。

(2)档案利用工作应遵循“先授权后提供”的原则，严格办理档案查阅手续。内部人员查阅档案，需凭有效证件和个人申请；外部人员查阅档案，需由单位指定负责人审核批准。查阅档案时，应做好登记工作，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。档案室需对查阅档案的过程进行监督，确保档案在查阅过程中不被损坏或泄露。

(3)档案复制工作需遵循国家档案法律法规，严格审批程序。内部人员申请复制档案，需填写复制申请表，经单位档案管理部门批准后方可复制；外部人员复制档案，需提交相关证明材料，经单位领导批准后，由档案室负责复制。档案复制时，应确保复制内容准确无误，不得擅自篡改档案内容。复制后的档案应归档保管，并做好记录。档案复制费用按照国家有关规定收取，收费标准应予以公布。

四、档案数字化与信息安全

(1)档案数字化是档案管理的重要发展方向，近年来，我国档案数字化工作取得了显著成果。据统计，截至2023年，全国各级档案馆已累计完成数字化档案近20亿件，其中电子档案超过10亿件。例如，某地档案馆通过数字化改造，实现了档案检索、借阅、复制等服务的全面电子化，提高了档案利用效率，减少了纸质档案的磨损。

(2)在档案数字化过程中，信息安全至关重要。我国《信息安全技术档案数字化系统安全要求》规定了档案数字化系统的安全要求和防护措施。例如，某档案馆在数字化过程中，采用了数据加密、访问控制、备份恢复等技术手段，确保了档案数据的安全。此外，针对网络安全威胁，档案馆还需定期进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现并修复安全隐患。

(3)案例分析：某单位在档案数字化过程中，由于缺乏信息安全意识，导致部分档案数据泄露。事件发生后，该单位迅速采取措施，对泄露数据进行了追回，并对相关责任人进行了处理。此次事件提醒我们，在档案数字化过程中，必须高度重视信息安全，加强档案数据的安全防护，确保档案资源的合法权益不受侵害。

五、档案室人员培训与考核

(1)档案室人员培训是提升档案管理水平和人员素质的关键环节。培训内容应包括档案法律法规、档案管理标准、档案整理规范、档案数字化技术、信息安全知识等。培训方式可以采用集中授课、远程教育、实践操作等多种形式，确保培训的针对性和实效性。例如，某档案馆每年组织两次档案管理培训班，邀请业内专家授课，提高档案人员的业务能力。

(2)档案室人员考核是检验培训效果和人员工作表现的重要手段。考核应包括理论知识考核、实际操作考核和综合评价。理论知识考核可通过笔试、口试等方式进行；实际操作考核可针对档案整理、数字化、信息安