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2025年技术档案归档管理制度(二)

第二章技术档案的归档范围和内容

(1)技术档案的归档范围涵盖了企事业单位在生产经营、技术研发、工程建设等各个领域的各项活动产生的各类技术文件、资料和信息。具体包括但不限于产品设计文件、工艺文件、试验报告、检测报告、技术标准、操作规程、设备维护手册、项目可行性研究报告、项目总结报告等。例如，在制造业中，一个汽车生产企业的技术档案可能包括从汽车设计阶段的CAD图纸、材料清单、生产流程图，到生产过程中的质量检验报告、设备维护记录，再到产品出厂后的使用手册和售后服务记录等。

(2)技术档案的内容应当全面、准确、完整地反映企事业单位的技术活动。归档内容应包括技术文件的原始稿、修改稿、审批稿等，以及与之相关的辅助性文件，如电子文档、照片、录音、录像等。例如，在信息技术领域，技术档案可能包括软件源代码、用户手册、系统配置文件、网络拓扑图、安全策略等，这些内容对于保障企业信息系统的稳定运行和信息安全至关重要。

(3)根据国家相关法律法规和行业标准，技术档案的归档范围还应包括法律法规要求必须归档的内容。例如，环境保护法规要求企业对污染治理设施的设计、施工、运行和维护等过程进行记录，这些记录应当作为技术档案的一部分。此外，对于涉及国家安全、商业秘密等敏感信息的技术档案，应采取严格的保密措施，确保档案的保密性和安全性。据统计，我国某大型国有企业每年产生的技术档案量达到数百万份，其中约80%涉及企业核心技术和商业秘密。

第三章技术档案的归档程序

(1)技术档案的归档程序是确保档案质量与完整性的关键环节。首先，由产生技术档案的部门或个人在完成技术文件编制、试验检测、项目实施等环节后，应及时将相关文件整理归档。归档前，应对文件进行质量检查，确保文件内容真实、准确、完整。其次，归档部门需根据档案分类和编号规则，对文件进行分类和编号，并填写归档目录。归档目录应详细记录文件的名称、编号、形成时间、页数等信息。例如，某科研机构在归档一项科研成果时，需按照项目名称、课题编号、文件类型等对文件进行分类，确保归档工作的有序进行。

(2)技术档案的归档程序还包括档案的接收、审核和登记。接收环节中，档案管理部门对归档文件进行验收，检查文件是否齐全、是否符合归档要求。审核环节则由档案管理人员对文件内容进行审查，确保文件符合国家法律法规、行业标准和企业内部规定。审核通过后，对文件进行登记，包括文件编号、名称、形成单位、归档时间等信息的录入。登记完成后，将文件进行整理、装订，确保档案的整洁、美观。以某建筑企业为例，其技术档案归档程序中，档案管理人员需对施工图纸、施工日志、验收报告等文件进行审核，确保档案的合规性。

(3)技术档案的归档程序还包括档案的存储和保管。归档文件在经过审核、登记和整理后，应按照档案保管要求进行存储。档案存储环境应满足温湿度、防尘、防潮、防虫、防火、防盗等要求，确保档案的长期保存。此外，档案管理部门还需定期对档案进行清理、鉴定和销毁，以维护档案的整洁和完整性。例如，某企业档案管理部门每年会对技术档案进行一次清理，对过期文件进行鉴定和销毁，同时对新产生的档案进行归档。通过这样的归档程序，企业能够确保技术档案的有序管理和高效利用。

第四章技术档案的存储与管理

(1)技术档案的存储与管理应遵循科学、规范、安全的原则。存储环境需满足温湿度、防尘、防潮、防虫、防火、防盗等要求，确保档案的长期保存。对于纸质档案，应选择质量优良的档案盒和装订材料，按照档案分类和编号规则进行整理和存放。电子档案则需存储在专用服务器或档案管理系统中，确保数据的安全性和可访问性。

(2)技术档案的管理包括档案的检索、借阅、复制和利用等环节。档案管理部门应建立完善的档案检索系统，方便用户快速查找所需档案。借阅制度应明确借阅流程、期限和责任，确保档案的安全。复制档案时，需遵守相关法律法规，保护档案的版权和知识产权。例如，某企业档案管理部门每年接待借阅请求超过500次，通过严格的借阅制度，确保了档案的合理利用。

(3)技术档案的定期检查和维护是保证档案质量的重要手段。档案管理部门应定期对档案进行清点、整理和修复，及时发现并解决档案损坏、丢失等问题。同时，应关注档案管理的法律法规和行业标准的变化，及时调整和优化档案管理流程。例如，某科研机构每年对技术档案进行两次全面检查，确保档案的完整性和准确性。通过这些措施，有效提升了技术档案的管理水平。

第五章技术档案的利用与保护

(1)技术档案的利用是企事业单位技术创新和持续发展的重要资源。档案管理部门应建立完善的档案利用制度，明确档案的查阅、复制、借阅等流程，确保档案的合理利用。在利用过程中，应遵循保密原则，对涉及国家安全、商业秘密等敏感信息的技术档案进行严格管理。例如，某高新技术企