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企业职工档案管理工作规定

第一章总则

第一章总则

(1)本规定旨在规范企业职工档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，为企业的经营管理、人力资源管理提供准确、可靠的信息支持。

(2)企业职工档案是企业人力资源的重要组成部分，是记录职工个人基本信息、工作经历、培训记录、绩效考核、奖惩情况等内容的综合性资料。企业应高度重视职工档案管理工作，建立健全档案管理制度，明确档案管理的职责、权限和流程。

(3)本规定适用于企业内部所有职工档案的管理，包括在职职工、离职职工、退休职工以及临时工等所有与企业建立劳动关系的人员。企业应按照国家有关档案管理的法律法规和本规定的要求，对职工档案进行收集、整理、保管和利用，确保档案的真实性、完整性、保密性和可追溯性。

第二章档案管理职责与权限

第二章档案管理职责与权限

(1)企业应设立档案管理部门，负责职工档案的全面管理工作。档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，明确其职责，确保档案管理的专业性和规范性。

(2)档案管理部门的主要职责包括：制定档案管理制度，组织实施档案收集、整理、归档、保管、利用等工作；负责档案的鉴定、销毁和保密工作；对档案进行数字化处理，确保档案信息的可检索性和可利用性；组织档案的查阅、复制和提供利用工作；定期对档案管理进行自查和整改，确保档案管理工作符合国家相关法律法规和企业内部规定。

(3)档案管理人员应具备以下权限：对职工档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行全程监督；对违反档案管理制度的行为提出纠正意见；对档案的查阅、复制和提供利用进行审批；对档案的鉴定、销毁进行审核；对档案管理工作中发现的问题提出改进建议。档案管理人员应严格遵守职业道德，保守企业秘密，确保档案安全。

第三章档案收集与整理

第三章档案收集与整理

(1)企业应建立完善的职工档案收集制度，确保档案内容的全面性和准确性。职工档案的收集工作应包括个人基本信息、劳动合同、工作经历、教育培训、绩效考核、奖惩记录等资料。收集过程中，应遵循及时性、完整性和真实性的原则，对职工档案的变动情况进行动态管理。

(2)档案整理工作应在档案收集完成后立即进行，整理应按照档案的分类、编号、编目等要求进行。职工档案应按照档案内容的不同类别进行分类，如个人基本情况、工作经历、奖惩记录等。每份档案应编制详细的档案目录，包括档案名称、编号、日期、页数、保管期限等信息。

(3)在整理档案时，应对档案进行校对和检查，确保档案的完整性和准确性。对于破损、字迹模糊、页码缺失等情况，应及时采取修复、复制等措施，确保档案的完整性和可读性。同时，对于归档的电子档案，应进行备份，并采取必要的安全措施，防止档案丢失或损坏。整理后的档案应按照规定的顺序排列，便于查阅和管理。

第四章档案保管与利用

第四章档案保管与利用

(1)企业档案保管工作遵循“安全第一，预防为主”的原则，确保档案实体安全和信息安全。例如，某企业实施档案安全检查，年度检查覆盖率达到100%，发现并整改安全隐患20余处，有效保障了档案安全。

(2)档案利用方面，企业通过搭建档案查询平台，实现档案信息的电子化查询。例如，某企业建立档案查询系统，自系统上线以来，累计提供档案查询服务5000余次，极大提高了工作效率。

(3)为提高档案利用率，企业定期举办档案展览和培训活动。例如，某企业每年举办一次档案展览，参观人数达到3000人次，有效提升了职工对档案工作的认识和重视程度。同时，企业定期组织档案管理培训，确保档案管理人员掌握最新的档案管理知识和技能。