秘书职能与职能环境建设.ppt

秘书职能环境3、职能环境关系（1）与纵向层次机构的关系（2）与横向部门机构的关系（3）与社会公众的关系（4）秘书与人际关系处理人际关系的基本原则1、?平等原则2、?互利原则3、?诚实信任原则4、?相容原则二、营造优美的工作环境(微观)优美的工作环境，可以激发人们愉快、高昂的情绪，使其专心致志地投入工作，还有利于消除紧张和疲劳。（一）秘书工作场所秘书的工作场所，即各机关、单位的秘书按照一定制度、并借助于一定手段处理公务的地方。它应根据秘书工作的性质、特点和基本职能特别应根据服从并服务于领导工作的需要和外来人员办事联络的需要来合理设计，如应考虑到秘书的活动范围、作业姿势和办公用具的安置以及物理方面（如气候、光线、声音、颜色等）的因素，做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、室内空间适度、座位应按工作流程顺序同向排列、不宜紊乱无序或任人自由选择，以免相互干扰。01确认废纸篓里是否有积压的垃圾；02确认时钟和日历的时间是否吻合；03摆放杂志架时应使杂志露出，确认杂志和报纸是否是最新的；04定期维护观赏植物，为其浇水；05客人走后，应迅速将烟缸、茶杯等收拾起来，并擦拭桌子。椅子如果是面布质的，应用刷子除尘，如果是皮质的，则应用布擦拭。办公室清扫的要点（二）秘书工作场所的布置模式总体办公型模式——综理制职能分工型模式——分理制总体办公模式1、总体办公型两种模式敞开式：就是将秘书集中在一间大的办公室里，按照工作流程，以工作台为中心进行排列。优点：便于沟通；便于集中管理；能节约办公空间和经费；节省办事时间，有利于相互合作。缺点：容易相互干扰，办公效率低；难于进行带有秘密性的工作；工作处于他人监控之下。半封闭式：即在敞开式的办公室内用组合式家具或其他材料，将分工不同的秘书部门的小单位和人员隔开，形成以工作台为中心的若干个“工作单元”。优点：节省空间，不易受他人干扰；缺点是经费开支较多，也不便于管理和监控。2、职能分工型模式又称“分散式”：就是将秘书部门的各小单位和人员分散地安排在机关、单位领导人办公室周围的专门房间里，从事其职责范围内的秘书职能活动。这是我国传统的工作方式，优点：有利于保密；有利于分级管理；有利于保持工作环境的安静。缺点：它不利于信息沟通；耗费空间和费用多；不便于工作协调；不便于监督检查；也不利于提高工作质量和效率。秘书办公自然环境因素要求空气环境空气环境是以空气温度、湿度、清洁度和流动速度来衡量的，称之为空气的“四度”。温度：保持在20℃-25℃左右；湿度：保持在40%-60%；清洁度：做好办公环境卫生工作；空气流动速度：控制在13米/秒-0.4米/秒，常开窗“换气”。2空气“四度”色彩环境色彩是指光波刺激人眼所产生的视感觉。色彩对人的生理、心理会产生特有的视觉效果，红、橙、黄色具有热烈、温暖的视觉效果，是为暖色；蓝、绿、紫色具有寒冷、沉静的视觉效果，是为冷色；黑、红、橙色给人以重的感觉；白、绿、蓝色给人以轻的感觉。一般说来，深颜色有收缩感，使人感到大、厚、近；浅颜色有扩张感，使人感到小、薄、远。秘书工作场所的色调宜以白、乳白、浅黄、天蓝、浅蓝为基本色，这能减轻人眼的疲劳、提高识别事物的能力和速度，提高工作效率和质量，而且还能使室内环境变得赏心悦目，给人带来精神上的轻松感、愉快感和舒坦感。光线环境光线环境和色彩环境合称为视觉环境，是通过人的视觉器官（眼睛）所感知的空间性环境。人们获取信息80%来自视觉。秘书工作的环境应根据工作的性质、时间的长短、空间的大小、位置的不同，进行科学、合理的安排，配置充分、合理的采光照明系统。声音环境声音环境又称听觉环境。听觉：是指声波振动动物耳朵鼓膜所产生的感觉。一般情况下，50分贝以下的环境是安静的；75分贝以下对人体没什么影响；85-90分贝对人有轻度影响；95分贝以上的噪音对人可构成危害；130分贝会引起病态感觉；150分贝是人体忍受的界限；180分贝能够破坏金属；再高10分贝，就足以把铆钉从金属结构中拔出来。秘书室内工作环境的基本要求是保持安静，要隔绝噪音。室外环境是是指秘书所在机关、单位的整个自然环境状况，即庭院环境。各机关、单位应根据环境美学和人类生态学的规律和要求，创造机关、单位的自然环境美，为秘书和所有员工提供一个卫生、整洁、安全、安静、方便、舒适、优雅、美观的生存和生活环境。机关、单位的选址要远离污染，布局要规整合理，周围应绿化、净化、美化。室外环境下面是秘书的清扫方法，请选出不恰当的一项。

书架玻璃上的灰尘应先喷上专用的玻璃洗澡剂，再用干抹布擦干；2.用刷子刷掉布质的接待用具上的灰尘；3.用抹布擦掉革质椅子上的污