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学生出国（境）短期交流学习工作流程

事项

任务

负责人

具体要求

完成时间节点

备注

1

遴选出国境学生，

完成学生名单公示

学生处

（二级学院）

根据《广州铁路职业技术学院选拔学生出国（境）交流学习暂行办法》（附件1）遴选学生，并完成公示

（出访前2个月）

1.公示1周，留出3周用于学生办理护照，1-2周办理签证。

2.护照在收到申请材料之日起十五日内签发，签证办理需1-2周，提前购买机票。

2

学生完成护照办理

带队老师

递交护照复印件和扫描件电子版至国际学院备案。护照要求：有效期需至少六个半月（从申请签证的当天算起，离护照的失效时间至少要有六个半月以上。如换发护照，提供新、旧护照复印件）。

（出访前2个月）

1.为了防止交通紧张而造成的无票情况，保证出国交流全体师生统一购买同航班（车次）的机票（车票），护照需尽量提前办理。

2.护照复印件和扫描件电子版要求：复印有个人照片、信息、签名的护照首页一份

3

签订游学协议

国际学院

（二级学院）

与游学院校签订协议，完成短期交流项目付款。（协议包含学生赴国外的食、宿、行及课程费用）

（出访前1个月）

国际学院（承办单位）与外方院校签订外方院校签订游学协议，并将复印件交国际学院备案

4

完成与学院中标旅行社签订出访合同（购买机票、保险，办理签字）

带队老师

带队老师与学院中标旅行社签订出访合同，确定学生往返机票、保险、签证办理事项。

（出访前1个月）

递交与旅行社签订的出访合同复印件至国际合作学院备案

5

完成机票购买，办理签证（注）

带队老师

带队老师完成学生往返机票（必须有行程单和航空运输子客票行程单）、保险的购买，完成签证办理。

（出访前2周）

递交往返机票行程单、护照签证（注）页复印件和扫描电子版至国际学院备案

6

召开行前动员大会

带队老师

带队老师组织游学团召开行前动员大会，签订承诺书、学生声明、家长承诺书（附件2）

（出访前1周）

1.承诺书、家长承诺书递交国际学院备案；

2.带队老师递交出国师生团组班干、回国分享人员名单至国际学院备案。

7

进行行前教育

国际学院

国际合作学院召开行前教育会

（出访前1周）

根据《中共广州市委外事工作领导小组办公室关于做好因公出访行前教育的通知》，召开行前教育会

8

核实出国前准备材料

带队老师

带队老师核实学生身份证原件及复印件、护照原件及复印件、签证（注）页复印件、所有航段机票行程单、免签国家出国照会原件、保险单、多功能转换插座、开通国际漫游并获得出国（境）联系人联系方式

（出访前1周）

9

出国

带队老师

短期交流生

严格按照审批后的行程执行

（正式出访）

10

新闻报道

带队老师

完成出访新闻报道，递交国际学院审核，并挂网

出访结束后2天

11

回国报销

带队老师

回国后，带队老师下载指定旅行社中标通知书（附件3）、两校签订的短期交流学习协议等相关材料复印件，到财务处报销游学课程、学生机票、保险以及签证费用。

出访后1周内

《广州铁路职业技术学院报账指南》

12

递交总结报告

带队老师

回国后，带队老师应在向国际学院提交学生总结报告、分享视频、照片。

出访结束后

1个月内

（寒暑假顺延）

13

召开回国分享会

带队老师

带队老师组织面向全院的分享交流会，带队老师、学生代表分享心得。

出访结束后

1个月内

（寒暑假顺延）

分享出国（境）短期交流学习成果，辐射带动下一次活动的开展

注：

如游学项目是根据学校与国（境）外高校签署合作协议，由学校选派的优秀学生赴国（境）外参与的交流学习活动，国际学院作为事项3（签订游学协议）的负责人；

如游学项目是各二级学院选派的优秀学生赴国（境）外参与的交流学习活动，则各二级学院作为事项3（签订游学协议）的负责人。