集团公司采购内部控制管理制度 .docx

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集团公司采购内部控制管理制度

目录

第1章采购岗位职责1.1采购总监

1.2采购经理

1.3采购计划主管1.4采购预算主管1.5供应商主管

1.6采购合同主管1.7采购验收主管

1.8招标采购主管1.9采购审计主管

1.10采购专员1.11采购文员第2章采购计划

2.1采购计划制度规范

2.1.1采购计划管理制度

2.1.2采购计划编制办法

2.1.3采购订单计划制订规范

2.1.4零星采购管理办法

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业年度采购计划，并对其进行分解

◆审批采购作业计划

◆审批采购订单

2

接收各部门的请购单,并对其进行审核与汇总，制订采购物资需求计划

3

根据采购物资需求计划和年度采购计划，制订具体的采购作业计划，并报上级领导审批

4

根据采购作业计划和具体的需求计划编制采购订单

5

监督采购作业执行过程，查看采购专员是否按照计划完成采购工作，为日后改进工作奠定基础

生效日期

批准日期

1.4采购预算主管

岗位名称

采购预算主管

部门名称/编号

采购部

直接上级

采购经理

职责概述

根据企业的采购战略规划和年度预算制定采购年度预算，并根据具体的采购工作将预算进行分解，制定详细预算；监督采购预算的执行过程，确保将采购费用控制在预算范围之内

工作职责

不相容职责

1

收集采购预算的编制依据，编制年度采购预算并上报领导审批

◆审批采购预算

◆执行采购费用和预算

◆掌握采购支出

2

监督采购预算的执行情况，确保采购预算不超支

3

执行采购成本控制措施，并审核采购支出

4

根据采购需求的变化情况，修订采购预算，并及时上报

5

对采购预算的执行情况进行分析，并编制分析报告

生效日期

批准日期

1.5供应商主管

岗位名称

供应商主管

部门名称/编号

采购部

直接上级

采购经理

职责概述

根据企业的采购需求情况开展供应商调查、供应商评选、供应商认证、供应商维护、供应商考核与评价等工作，为企业建立稳定可靠的供应商队伍

工作职责

不相容职责

1

制定和完善供应商开发流程，并监督、执行

◆与供应商谈判价

2

制订并执行供应商开发计划

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3

负责对潜在供应商的拜访和评估工作，选择与推荐潜在供应商

格

◆与供应商签订合同

◆确定某项采购的供应商

4

开展产品的询价、比价、议价工作，负责样品价格的确认及分析

5

组织做好供应商评估与审核工作，及时记录评审过程

6

定期开展市场行情调查，收集整理市场信息，汇报供应商情况及编制分析报告

7

根据供应商的日常表现，对供应商进行考核，并根据考核结果，及时指导供应商工作，使其改进产品或服务

8

协助采购经理对供应商供货、质量、交期和售后服务进行监督

9

定期拜访供应商，做好供应商维护工作

10

建立供应商管理档案，及时收录供应商信息；随时更新供应商管理档案，将供应商发生的重大事件及变动记录在案

11

定期对供应商数据库进行核查与管理

12

安排下属人员的日常工作，协调供应商管理工作与本部门其他工作之间的关系

生效日期

批准日期

1.6采购合同主管

岗位名称

采购合同主管

部门名称/编号

采购部

直接上级

采购经理

职责概述

起草、制定并落实采购合同管理规范，与供应商开展合同谈判，起草并送审采购合同，负责采购合同的执行工作

工作职责

不相容职责

1

协助采购总监、采购经理制定采购合同管理制度与相关流程、规范，并按照制度规范指导工作

◆审批采购合同

◆执行采购作业过程

◆选择供应商

2

编制统一的日常采购合同范本，并及时报上级领导批准

3

协助上级领导开展采购谈判工作，并记录谈判过程

4

根据采购谈判、采购询价等结果，起草采购合同，并及时

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送审

◆对供应商付款

5

在合同谈判和采购合同执行的过程中，实施合同风险防范措施

6

跟踪采购合同的签订过程，并及时将合同进行备份和归档

7

整理、汇总并归档采购合同的相关资料

8

及时将合同中规定的相关内容传送给责任人

生效日期

批准日期

1.7采购验收主管

岗位名称

采购验收主管

部门名称/编号

采购部

直接上级

采购经理

职责概述

制定并落实采购质量规范，对采购的物资进行验收，剔除不合格品，确保采购物资的质量能够满足企业要求

工作职责

不相容职责

1

协助采购经理、质量管理部制定各类采购物资检验标准和规范，并积极落实

◆选择供应商

◆执行采购作业过程

◆进行特采决策

2

负责组织对供应商进行质量评审和认证工作，提出采购物资的供应商质量标准

3

组织开展对采购物资的质量检验工作，识别并认真记录各类物资质量问题，填写采购检验报告单,登记质

量原始记录

4

妥善处理采购物资的质量异常状况，并向上级