文职人员文书及事务管理.ppt

*以伊莱克斯的桌面管理培训为例，培训的定义见《现代培训实务》P299-300，《哈佛管理全集》中定义：企业培训的完整内容应是：通过各种教导或经验的方式在知识、技能、态度等诸方面改进受训者的行为方式，以达到岗位期望的标准。曾任美国埃克森石油公司的高级培训顾问的詹姆斯。普耐用德认为，培训的根本目的是提高受训者的履行岗位职责的能力。衡量培训效果的标尺，不是检查学了多少，而要看用了多少，他提出：1、培训的焦点是行为活动的技能；2、培训不是为了知道得更多，而是为了行为的改变。（Thefocusoftrainingisonskillinaction。Trainingisnotforknowingmorebutforbehavingdifferently。）*NOTE文职人员的工作职掌与权责项目内容1、日常行事计划表管理预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理．2、环境的整理准备上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及集会的动作开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、端头、会场结束后的整理、议事记录的制作及分发、集会的准备，运作及事后的处理。4、照顾身边琐事上司外出的准备、汽车的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。5、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项第6页,共36页，星期六，2024年，5月文职人员的工作职掌与权责项目内容6、会计方面的业务各种票据的制作、旅费、交际费、机密费、各种会费的处理、手续的代办与记帐。7、紧急情况的处理发生紧急情况时，对公司内、外的联络。8、接待工作面谈、执行访客的安排、引导、招待、接送、上司办公室及会客室的事后处理．9、交际应酬的业务电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。10、文书的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理；11、资料的储存、检索上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资料的制作、储存和检索第7页,共36页，星期六，2024年，5月第一单元

文职人员的工作职责及要求1.上司的助理还是上司的阻力2.全能型的秘书攻略第8页,共36页，星期六，2024年，5月1、上司的助理还是阻力思考：你现在是上司的助理还是阻力？√协助√分担√管理√参谋√支持√辅助其塑造良好的形象领导者替身决策支持事务执行者服务人员协调人参谋领导第9页,共36页，星期六，2024年，5月1、主观态度上的问题——服从和服务意识淡薄——没有敬业精神，工作态度不佳——保密意识差，导致泄密事件——向上错位，擅作主张2、客观能力上的问题——专业技能水平差——各类知识较浅薄——概念、判断、概括能力差1、上司的助理还是阻力常见的角色错位第10页,共36页，星期六，2024年，5月2、全能型秘书攻略A外交官的圆滑骡子般的耐力光线般的速度修女般的忠诚犀牛般的厚韧爱因斯坦般的头脑母亲般的温柔与耐久力21世纪全方位秘书应俱备的条件第11页,共36页，星期六，2024年，5月文职人员必备的职业素质正直--坚持既定政策和原则实事求是热情—对人、对事积极、乐观 敬业--以工作为荣，设定高的工作水准 守信--不失约、不违约、不食言、不泄密忠诚—忠于上级忠于事业有序--利落，有条不斋高效--追求效率和效益 可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时细心--尽可能的考虑事情周到、细心2、全能型秘书攻略B悟性—领悟上级或领导的真实想法自信—积极向上勤奋—不断学习提高能力默契—捕捉起真正的含意分寸—大智若愚谦虚—为人处事时的谦和与内敛承受压力第12页,共36页，星期六，2024年，5月第二单元

如何做好上司的助手1.研究与了解上司2.与上司达成心理默契3.形成良性的工作模式4.如何为上司进行合理的屏闭第13页,共36页，星期六，2024年，5月1、研究与了解上司1.上司每天都在干什么？2.你的上司都有哪些技能？3.你的上司对你的态度怎么样？4.什么事情会让