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2025年会议配套服务合同(2)

一、合同双方基本信息

(1)本合同双方分别为甲方（以下简称“甲方”）和乙方（以下简称“乙方”）。甲方为举办2025年会议的举办方，乙方为提供会议配套服务的供应商。甲方保证具备举办会议的合法资质，乙方保证具备提供会议配套服务的相应能力和资质。双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就本次会议配套服务达成如下协议。

(2)甲方名称：[甲方全称]，法定代表人：[甲方法定代表人姓名]，住所地：[甲方住所地]，联系电话：[甲方联系电话]，电子邮箱：[甲方电子邮箱]。乙方名称：[乙方全称]，法定代表人：[乙方法定代表人姓名]，住所地：[乙方住所地]，联系电话：[乙方联系电话]，电子邮箱：[乙方电子邮箱]。本合同自双方签字盖章之日起生效。

(3)本合同签订前，双方已就会议配套服务的具体内容、服务标准、费用等事项进行了充分沟通，并达成一致意见。为确保会议的顺利进行，双方应严格遵守本合同约定，甲方应按时支付服务费用，乙方应按照约定提供优质、高效的服务。如因双方责任导致合同无法履行或履行不符合约定，应依法承担相应的法律责任。

二、会议配套服务内容与标准

(1)乙方将为甲方提供的会议配套服务包括但不限于以下内容：会场布置（包括舞台搭建、背景板设计、灯光音响系统配置等），餐饮服务（提供会议期间的正餐、茶歇、咖啡等），住宿安排（协助预订会议代表住宿，确保房间数量和质量），交通服务（提供会议代表接送机、市内交通等服务），会议用品（提供会议手册、笔、笔记本、礼品等），以及现场管理（包括签到、接待、引导等）。具体服务内容和标准如下：

-会场布置：根据甲方要求，提供至少500平方米的会场布置，包括舞台搭建、背景板设计、灯光音响系统配置等。灯光音响系统需满足至少500人同时使用的需求，配备专业音响师现场调控。参考案例：2023年某国际论坛，会场布置面积为600平方米，灯光音响系统成功支持了800人的同时使用。

(2)餐饮服务：提供会议期间的餐饮服务，包括正餐、茶歇、咖啡等。正餐为中式自助餐，预计参会人数为300人，每餐提供8道菜品，菜品口味丰富，满足不同参会者的需求。茶歇和咖啡供应时间分别为会议上午和下午茶歇时间，预计供应量为每人一份。参考案例：2022年某行业年会，餐饮服务得到了参会者的一致好评，满意度调查结果显示90%的参会者对餐饮服务表示满意。

(3)住宿安排：协助预订会议代表住宿，确保房间数量和质量。根据甲方要求，预订5星级酒店，房间数量不少于200间，房间类型包括标准间、大床房等。预订酒店需满足以下条件：距离会场不超过5公里，交通便利，设施齐全，房间价格合理。参考案例：2021年某国际会议，通过乙方的协助，成功预订了位于市中心的5星级酒店，参会者对住宿条件表示满意，入住率达到了98%。

三、服务期限与交付要求

(1)本合同约定的服务期限自2025年1月1日起至2025年3月31日止，共计120天。在此期间，乙方应按照甲方要求，完成会议配套服务的全部工作。具体服务时间安排如下：

-会前准备：自2025年1月1日至2025年2月15日，乙方需完成会场的布置、餐饮服务的预订、住宿安排的确认、交通服务的协调以及会议用品的准备等工作。

-会议期间：自2025年2月16日至2025年3月31日，乙方需确保会议期间各项服务的正常进行，包括餐饮供应、现场管理、交通保障等。

-会后清理：自2025年3月31日至2025年4月5日，乙方负责对会场进行清理，确保恢复至会议前的状态。

(2)乙方应确保在服务期限内按照以下交付要求完成工作：

-会场布置：确保在会议开始前3天完成会场布置，并保证布置效果符合甲方要求。

-餐饮服务：确保在会议期间按时提供餐饮服务，菜品质量符合卫生标准，满足参会者的口味需求。

-住宿安排：确保预订的酒店房间在会议开始前1周内完成入住手续，并确保房间数量充足、质量达标。

-交通服务：确保在会议期间提供便捷的交通服务，包括接送机、市内交通等，确保参会者安全、准时到达目的地。

-会议用品：确保在会议开始前2天将所有会议用品送达会场，并保证用品的完好无损。

(3)乙方在服务期限内的交付要求还包括：

-提供详细的会议服务报告，包括服务内容、服务时间、服务效果等，于会议结束后5个工作日内提交给甲方。

-对会议期间出现的任何问题，乙方应在第一时间内进行处理，并及时向甲方汇报处理结果。

-乙方应确保所有服务人员具备良好的服务态度和专业素养，为参会者提供优质的服务体验。

四、费用及支付方式

(1)本合同约定的服务费用总额为人民币[具体金额]元。费用构成如下：

-会场布置费用：人民币[具体金额]元，包括舞台搭建、背景板设计、灯光音响系统配置等。

-餐饮服务费用：人民币[具体金额]元，预计参会人数为30