组织有效的会议.ppt

活动后立刻盘存烈酒。01与管理部门确定出席人数以供开帐单之用。02贮存或归还特殊的陈列品、装饰品和设备。03向有关服务人员致酬。04视察场地有无需要招领的失物。05把场所移交场地经理的代表。06第四阶段(紧跟着宾客离开之后)：招待和宴会的组织流程与项目工作人员协调处理全部未了事项。01确定所有材料和设备均已归还其原来部门。02核实活动的全部费用。03支付帐单，结清帐目。04向有关各方寄送正式的感谢信。05向授权机构报告出席人数和活动经过。06第五阶段(一周之内)：招待和宴会的组织流程如何成功记录会议和主持会议专题四01怎样做会议记录会议记录要求准确记录会议活动。非正式会议记录应简洁明了，而正式会议记录则要求更详细些。印发会议简报和快报。收退会议文件。汇编会议文件。印发会议纪要和会议决定事项通知。会议文件立卷。总结会议工作。会后工作注意点正确定位自己的形象。抓住主持会议的机会，展示你的能力和魅力，把会议主持得有条有理。确定会议的主旨。了解会议的参与者。……秘书主持会议的基本原则讲师自我介绍组织有效的会议CommunicationtoWin专题一有效会议的基本特征和无效会议的危害提供信息汇集信息解决问题宣传政策培育训练公司会议的功能为满足无聊的愿望而开会为符合惯例或传统作风而开会为攀比而开会为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会为表功而开会为推却责任而开会不正当理由会议的种类及解决办法目标能被实现目标能在最短时间内被实现与会者对会议感到满意什么样的会议才算富有实效010203会议目标无法实现。会议所承担的机会成本相当可观。与会者对会议感到不满。不切实效的会议有何危害会议前会议中会议后为什么会议没有实效1有效会议的准备工作专题二议程的指定；与会者的选择；会议场地的布置；会议目标的设定；会议通知的派发；会议时间的选择；准备会务用品。会议地点的选择；有效会议的会务准备会议目标必须用书面列明会议目标必须切合实际会议目标必须具体而且可以衡量会议目标所表明的必须是应实现什么，而非应做什么会议目标的设定01对实现会议目标有潜在贡献的人02能够因参与会议而获得好处的人与会人员的选择会议时间的选择在选择会议时间时，首先应该考虑的便是领导的时间，因为只有这样才能使领导获取充分准备。其次，也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。必须令主席及与会者大致方便。必须拥有充足的照明及通风设备。场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。成本必须低廉。必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。场地必须有空档且可供使用。必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议地点的选择按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。01每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。02会议议程的拟定01开会的时间(包括日期及起止时间)。03会议的目标。02开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。04与会者须事先准备的事项。其他与会者的姓名。05一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项：会议通知的派发会场的布置布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。准备会务物品为了做到一切物品都在手头，应在会前及早将大部分供应品运出。每个纸箱拴一张存货管理清单，上面写上发运日期、时间和发运地点、保险号码及其它识别标志。事先应与会议地点商妥在你的工作人员到达之前接收和储存运送的物品。每个纸箱上均应清楚地标明某年某月某日为某某公司的大会掌管。2重要会议的组织流程专题三确定宗旨和目标。01任命项目指导人。02考虑暂定方案。03