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2025【行政管理】合同档案管理制度

第一章总则

第一章总则

(1)为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

(2)本制度适用于本单位的各类合同档案，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。合同档案的管理应遵循真实性、完整性、保密性和可追溯性原则。

(3)本制度规定，合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，应严格按照国家档案管理的相关规定执行。具体要求如下：合同签订后，应在五个工作日内完成档案的收集工作；档案整理应确保文件内容清晰、条理分明，并按照档案分类标准进行分类；归档时，应填写档案登记表，并确保档案的编号、名称、日期等信息准确无误；保管档案应使用符合档案保护要求的设施设备，确保档案的安全和完整；档案的利用应遵循保密原则，未经批准不得擅自复制、转发或公开档案内容。

此外，根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理人员的职责和权限。对于违反档案管理规定的单位和个人，将依法予以处理。本制度的实施，旨在提高合同档案管理水平，保障合同履行和单位的合法权益，促进单位经济和社会发展。据统计，近年来，我国合同档案管理不断完善，合同档案的归档率已达到95%以上，有效保障了合同的法律效力和单位的利益。以某国有企业为例，通过实施本制度，该企业合同档案的完整性得到了显著提高，有效避免了因档案丢失或损坏导致的合同纠纷。

第二章档案管理职责与权限

第二章档案管理职责与权限

(1)本单位设立合同档案管理办公室，负责合同档案的全面管理工作。合同档案管理办公室由单位档案管理员、合同管理员及相关业务部门人员组成，实行统一领导、分级管理的原则。

(2)档案管理员的主要职责包括：负责制定和实施合同档案管理制度，确保制度的有效执行；负责合同档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作；负责合同档案的数字化工作，确保电子档案的安全和备份；负责对合同档案进行定期检查和清点，确保档案的完整性和准确性；负责对合同档案的保密工作，防止档案信息的泄露；负责对合同档案管理人员进行培训，提高档案管理水平。

(3)合同管理员的主要职责包括：在合同签订过程中，负责收集和整理合同档案所需资料；在合同履行过程中，负责跟踪合同执行情况，并及时更新档案信息；在合同变更或终止时，负责及时归档变更或终止的相关资料；在合同争议解决过程中，负责提供必要的合同档案作为证据支持；在合同档案的数字化过程中，负责协助档案管理员进行电子档案的整理和上传工作。

(4)各业务部门应积极配合合同档案管理工作，明确本部门合同档案管理的具体职责，包括合同档案的收集、整理、归档等。业务部门负责人对本部门的合同档案管理承担直接责任。

(5)根据国家档案管理的相关法律法规，本单位的合同档案管理人员应具备以下权限：查阅、复制和利用本单位的合同档案；对违反合同档案管理规定的行为提出批评和纠正意见；对合同档案的保管条件提出改进建议；对合同档案的数字化工作提出意见和要求。

(6)案例一：某公司因合同档案管理不善，导致在合同纠纷中失去了关键证据，最终败诉。该案例说明，合同档案管理的职责和权限对于维护企业合法权益具有重要意义。

(7)案例二：某企业在实施合同档案管理制度后，合同档案的归档率和利用效率显著提高，为企业节省了大量时间和成本。该案例体现了合同档案管理职责与权限明确带来的积极效果。

(8)案例三：某政府部门通过强化合同档案管理职责与权限，提高了合同执行效率和政府形象，受到了上级部门的表彰。这充分证明了合同档案管理在提升政府公共服务水平中的重要作用。

第三章档案的收集、整理、归档与保管

第三章档案的收集、整理、归档与保管

(1)合同档案的收集应遵循全面性、及时性和准确性的原则。合同签订后，合同管理员应立即收集合同文本、附件、相关证明材料等，确保收集的档案资料完整无缺。收集过程中，应使用电子档案管理系统，提高档案收集的效率。

(2)合同档案的整理工作应严格按照国家档案分类标准和本单位制定的档案分类细则进行。整理过程中，应对合同档案进行编号、分类、编目，确保档案的有序性。具体操作包括：对合同档案进行分类，分为一般合同、重要合同、特殊合同等；对同一类别的合同，按照合同编号、签订日期、合同内容等顺序排列；对归档的合同档案，应填写详细的档案登记表，包括合同名称、编号、签订日期、合同内容摘要、归档日期等信息。

(3)合同档案的归档工作应在合同签订后的三个月内完成。归档时，应按照档案分类、编号、编目等要求，将合同档案整齐、规范地装入档案盒中。归档过程中，应注意以下几点：归档的合同档案应保持整洁、无损；归档的档案盒应标明档案名称、编号、归档日期等信息；归档的档