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资料归档清单[全]

一、归档资料分类

(1)归档资料分类是档案管理工作的基础，它按照一定的原则和方法对归档资料进行有序划分，确保资料的科学性、系统性和实用性。根据我国档案管理的相关规定，归档资料主要分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。其中，文书档案是数量最多、最为常见的档案类型，主要包括各类公文、会议记录、工作总结等。据统计，文书档案在所有归档资料中占比超过80%。以某市档案馆为例，2019年接收的文书档案就达到了50万卷。

(2)在归档资料分类过程中，要充分考虑资料的来源、性质、用途等因素。例如，科技档案主要涉及科研、生产、建设等领域，其分类依据通常是项目名称、技术标准、产品型号等。以某知名企业为例，其科技档案按照项目阶段分为可行性研究、设计、施工、验收等四个阶段，便于后续查阅和使用。会计档案则根据会计科目、时间顺序进行分类，确保财务数据的完整性和准确性。例如，某大型企业每年产生的会计档案超过10万份，通过科学的分类管理，有效提高了财务工作的效率。

(3)随着信息技术的发展，电子档案逐渐成为归档资料的重要组成部分。电子档案的分类与纸质档案有所不同，需要结合电子文件的特点进行。电子档案的分类方法包括按文件类型、按文件来源、按文件用途等。例如，某政府部门将电子档案分为公文、报告、通知、公告等类型，便于工作人员快速查找和使用。同时，针对电子档案的特殊性，还需制定相应的安全保密措施，确保档案信息的安全。以某电子政务平台为例，其电子档案系统实现了归档资料的安全存储、快速检索和高效利用，有效提升了政府工作的信息化水平。

二、归档资料编码规则

(1)归档资料编码规则是确保档案系统化、标准化的重要手段。编码规则通常包括档案类别代码、档案编号、档案顺序号等组成部分。例如，在文书档案编码中，类别代码通常由两位数字组成，代表档案的类型，如01代表行政文件，02代表人事文件。档案编号由档案形成单位代码、年份和流水号组成，如“AB表示由ABC单位在2023年形成的第1号档案。

(2)编码规则应遵循唯一性、稳定性、可扩展性原则。唯一性确保每份档案都有唯一的标识，便于检索和管理；稳定性要求编码规则在一段时间内保持不变，避免频繁调整造成混乱；可扩展性则考虑未来档案数量的增长，预留足够的空间。在实际操作中，如某单位档案编码规则为“部门代码+年份+序号”，随着档案数量的增加，可以增设部门代码的位数或采用更复杂的组合方式。

(3)编码规则还应考虑档案的保密级别。例如，涉及国家秘密的档案，其编码中会包含保密级别标识，如“绝密”、“机密”、“秘密”等。这种标识有助于在归档、检索、借阅等环节中识别档案的保密程度，确保档案安全。在制定编码规则时，应结合实际情况，确保编码既能反映档案的基本信息，又能满足保密和管理的需求。

三、归档资料整理要求

(1)归档资料的整理是档案管理工作的核心环节，其要求严格且细致。首先，整理工作应遵循档案的自然形成规律，保持档案的原始状态和内在联系。这意味着在整理过程中，应尊重档案的形成时间顺序、来源单位、文件类型等原始信息，避免人为割裂档案的完整性。例如，在整理某单位2019年的文书档案时，应按照文件的形成时间、来源单位、文件类型等顺序进行排列，确保档案的连续性和可追溯性。

(2)在整理过程中，对归档资料的分类、编目、排列、装订等环节都有明确的要求。分类应依据档案的类型、内容、用途等进行，确保档案的系统性。编目是对档案进行详细记录的过程，包括档案的名称、编号、形成时间、页数、密级等信息。排列则要求按照一定的顺序，如按照档案编号、文件类型、时间顺序等进行。装订时，应确保档案的整洁、牢固，便于保存和查阅。例如，某档案馆在整理一批历史档案时，对档案进行了分类、编目、排列和装订，确保了档案的有序性和易用性。

(3)归档资料的整理还应注重档案的数字化处理。随着信息技术的发展，数字化档案已成为档案管理的重要趋势。在整理过程中，应对纸质档案进行扫描、数字化处理，并建立电子档案数据库。数字化处理应确保档案内容的完整性和准确性，同时，还应考虑档案的存储安全、备份和恢复机制。此外，数字化档案的检索和利用也应便捷高效，如通过关键词搜索、时间范围筛选等功能，提高档案的使用效率。例如，某政府部门对归档资料进行了数字化处理，实现了档案的在线检索和远程查阅，大大提高了工作效率和服务水平。

四、归档资料存储与保管

(1)归档资料的存储与保管是档案管理的重要环节，直接影响档案的长期保存和利用。存储环境的选择至关重要，理想的存储环境应保持恒温恒湿，避免温度和湿度的剧烈变化。例如，某档案馆采用恒温恒湿系统，将存储环境的温度控制在18-22℃，湿度控制在45%-60%，有效防止了档案的霉变和虫蛀。据统计，采用这