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食堂采购询价管理办法(2)

一、总则

(1)食堂采购询价管理办法的制定旨在规范食堂采购流程，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本。本办法适用于食堂各类物资的采购活动，包括食材、日用品、设备等。

(2)食堂采购询价管理工作应当遵循国家有关法律法规和政策规定，坚持公开透明、竞争择优、诚实信用的原则。采购部门应建立健全询价制度，加强内部管理，确保采购活动的合法性、合规性。

(3)询价过程中，采购部门应严格遵循以下要求：一是采购需求明确，二是询价程序规范，三是供应商选择合理，四是询价结果公正，五是合同签订合法。通过严格执行本办法，保障食堂采购活动的顺利进行，为食堂提供优质、高效的物资和服务。

二、询价范围和程序

(1)询价范围包括食堂所需的各类物资，如食材、调料、厨房设备、办公用品等。所有采购需求在达到一定金额标准时，均应采取询价方式进行。对于特殊物资或紧急采购，可视情况调整询价程序。询价范围的具体标准由食堂管理部门根据实际情况制定，并予以公告。

(2)询价程序应包括以下步骤：首先，采购部门根据采购需求编制询价文件，明确采购内容、数量、技术规格、质量标准、价格要求、交货期限、付款方式等；其次，通过内部公告、电子邮件、电话等方式邀请相关供应商参与询价；然后，组织询价评审委员会对收到的询价文件进行评审，评审标准应包括报价合理性、产品性能、售后服务等方面；最后，根据评审结果确定中标供应商，并向其发出中标通知书。

(3)询价文件应包含以下内容：询价通知、采购需求说明书、供应商资格要求、报价表格、技术规格书、质量标准、合同条款等。供应商在提交询价文件时，应确保所提供信息的真实性和完整性。采购部门在收到询价文件后，应及时组织评审，确保评审过程的公开、公平、公正。评审结束后，采购部门应根据评审结果，将中标供应商的报价、技术参数等信息报食堂管理部门审批。经审批后，与中标供应商签订采购合同，正式开展采购工作。

三、询价组织与管理

(1)食堂询价组织与管理机构应由采购部门负责，设立专门的询价办公室，配备专职人员，负责询价活动的组织与实施。以某大型食堂为例，其询价办公室由5名成员组成，包括1名主任和4名专员，负责每年至少100次询价活动。

(2)询价办公室应建立健全询价管理制度，明确询价流程、权限、责任等。例如，某食堂在2021年对询价管理制度进行修订，新增了询价文件审查、评审专家库建设等环节，有效提高了询价工作的规范性和效率。

(3)在询价管理中，采购部门应加强对供应商的管理，建立供应商库，定期对供应商进行评估和淘汰。例如，某食堂在2020年对供应商进行了一次全面评估，共有20家供应商因服务不到位或产品质量问题被淘汰，同时新增了10家优质供应商加入库中。通过这样的动态管理，确保食堂物资采购的质量和供应的稳定性。

四、询价实施与评审

(1)询价实施过程中，采购部门需确保询价文件的准确性和完整性。以某学校食堂为例，在实施一次大规模食材询价时，采购部门精心准备了包含食材种类、规格、数量、质量要求、交货时间和付款方式等详细信息的询价文件。该文件共收到来自40家供应商的报价，其中30份符合要求。

在评审阶段，评审委员会由5名成员组成，包括3名食堂管理人员、1名专业采购人员和1名食品安全专家。评审标准包括价格、产品质量、供应商信誉、售后服务等方面。通过综合评分，最终确定了3家供应商作为入围名单。这一过程耗时约2周，确保了询价活动的透明度和公正性。

(2)评审过程中，采购部门需严格遵循评审程序，确保评审结果的公正性和客观性。例如，在2022年某市机关食堂的厨房设备询价评审中，采购部门邀请了5位评审专家，包括3位厨房设备专业人员和2位财务人员。评审委员会对8家供应商提交的报价文件进行了详细评审，评审过程进行了录音录像，以确保评审过程的可追溯性。

评审过程中，采购部门对供应商的报价进行了细致比较，考虑了产品价格、技术参数、售后服务、企业资质等因素。经过评审，最终确定了2家供应商进入谈判环节，并与其中一家供应商签订了采购合同。该采购项目涉及金额达50万元，通过询价方式节省了约10%的采购成本。

(3)询价实施与评审过程中，采购部门需加强对供应商的资质审查和实地考察。例如，在某市医院食堂进行的一次食材询价活动中，采购部门对30家供应商进行了资质审查，包括企业营业执照、卫生许可证、生产许可证等。同时，对10家入围供应商进行了实地考察，重点检查了生产环境、产品质量、管理体系等方面。

在实地考察过程中，采购部门发现部分供应商存在生产环境脏乱、产品质量不稳定等问题。针对这些问题，采购部门与这些供应商进行了沟通，要求其改进生产条件，提高产品质量。最终，经过筛选，确定了6家供应商进入询价环节，其中4家成功入围，为医院食堂提供了优质的食材