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文件材料归档和不归档

一、文件材料归档的意义

(1)文件材料归档是机关、企事业单位管理活动的重要组成部分，它对于维护组织历史真实面貌、传承文化、保障信息安全和提高工作效率具有重要意义。通过归档，可以将日常工作中形成的各类文件材料进行有序整理和保存，便于查询和利用，为组织的决策提供依据。同时，归档工作有助于规范文件材料的流转和处理，减少因文件材料管理不善导致的纠纷和风险。

(2)文件材料归档有助于提升组织的形象和信誉。通过建立健全的档案管理制度，可以展示组织在管理、服务、科研等方面的实力和水平。归档的文件材料是组织历史发展的见证，是展示组织文化底蕴和品牌形象的重要载体。此外，归档工作还能促进组织内部的信息交流和资源共享，提高组织整体的凝聚力和执行力。

(3)文件材料归档对于国家和社会的发展也具有积极作用。归档的文件材料是维护国家历史真实面貌的重要依据，有助于传承和弘扬中华民族优秀传统文化。同时，归档工作对于促进社会公平正义、维护社会稳定、推动社会进步具有重要意义。在司法、审计、纪检监察等领域，归档的文件材料往往是查明事实、追究责任、公正处理的重要依据。

二、文件材料归档的原则

(1)文件材料归档遵循“集中统一、确保完整、便于检索、保障安全”的原则。集中统一原则要求将组织内所有与工作相关的文件材料集中统一归档，避免分散和遗漏，确保归档文件的完整性和连续性。例如，某市档案馆在2020年对全市范围内各级政府、企事业单位的档案进行整理，归档各类文件材料共计300万件，确保了档案的全面性和准确性。

(2)保障完整原则要求归档文件必须包含所有必要的组成部分，包括正文、附件、副本等。例如，某企业在2019年归档的劳动合同档案中，共包含劳动合同书、员工身份证复印件、入职登记表等文件，共计800份。这些文件保证了归档文件的完整性，为日后人力资源管理提供了有力支持。

(3)便于检索原则要求归档文件应当按照一定的分类体系和检索标准进行整理和存放，以便于检索和使用。例如，某高校图书馆在归档学生档案时，采用了按学院、年级、学号进行分类的方式，便于教师、学生和管理人员快速找到所需档案。据统计，自2018年以来，该校图书馆归档的学生档案查阅量每年递增20%，大大提高了档案利用效率。此外，在档案管理中，还需遵循保障安全原则，采取物理防护、技术手段等多重措施，确保档案的长期保存和安全。例如，某省档案馆投入5000万元，建设了防磁、防潮、防火的智能档案馆，确保了归档文件的物理安全和信息安全。

三、文件材料不归档的情况

(1)文件材料不归档的情况之一是具有法律效力的文件。例如，根据我国《档案法》的规定，判决书、裁定书、调解书等法律文书在生效后即具有法律效力，应直接按照法定程序进行送达和归档，而非通过常规的档案管理流程。据某法院统计，2019年共处理各类法律文书10万件，其中直接生效并需归档的法律文书占比达到了80%，这些文件直接通过司法档案室进行管理。

(2)另一类不归档的情况是那些因涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私而不宜公开的文件。例如，某企业的研发计划和财务报表涉及商业秘密，按照《保密法》规定，这类文件不应当作为档案归档，而是通过内部保密系统进行管理。据不完全统计，2018年至2020年间，该企业共处理涉及商业秘密的文件2000余份，全部通过内部保密系统处理，未纳入档案管理。

(3)还有一种情况是过期的文件材料。例如，某政府部门根据《档案法》规定，对于保管期限已满的文件，可以进行销毁处理，这些文件不再具有归档价值。2019年，该部门对1990年前的文件进行了清理，共发现需销毁的文件1.5万份，其中90%以上是因为保管期限已满。通过销毁过期文件，有效减少了档案库房的压力，提高了档案管理的效率。同时，该部门还通过技术手段，对销毁的文件进行了数字化备份，以备未来可能的研究和查阅需要。