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采购部门供应商签订与履约管理规定

一、总则

本规定旨在规范公司采购部门供应商签订与履约管理工作，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资的质量和供应的稳定性。根据我国相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规定。本规定适用于公司所有采购项目的供应商选择、合同签订、履约管理及违约处理等工作。

随着经济全球化和市场竞争的加剧，公司对供应商的选择和管理提出了更高的要求。根据近年来的市场调研，优质供应商的比例在逐年下降，不良供应商对采购工作的负面影响日益凸显。为有效控制供应商风险，提升供应链管理水平，本规定强调对供应商进行全面评估和严格筛选，确保供应商具备良好的商业信誉、生产能力、质量控制体系和良好的服务态度。

本规定明确，供应商签订与履约管理工作应遵循公平、公正、公开的原则，坚持合同第一、信用至上的原则。具体实施过程中，应严格按照采购计划和预算执行，确保采购活动合规合法。同时，应结合公司实际情况，建立健全供应商评估体系，定期对供应商进行动态管理，实现供应商资源的优化配置。例如，在2020年度供应商评估中，公司共评估供应商200家，剔除不合格供应商30家，新增优质供应商50家，有效提升了供应链的整体水平。

二、供应商选择与评估

(1)供应商选择与评估是公司采购管理的重要环节，旨在确保供应链的稳定性和质量保障。本规定明确，供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，综合考虑供应商的资质、生产能力、产品质量、服务能力、价格竞争力等多方面因素。在具体操作中，采购部门应制定详细的供应商选择标准，包括但不限于企业的注册资金、生产规模、质量控制体系、环保标准、社会责任等方面的要求。

(2)供应商评估采用定量与定性相结合的方式，通过内部评审、外部调查、市场调研等多种手段，对潜在供应商进行全面评估。评估内容包括但不限于供应商的企业资质、生产能力、质量控制、物流配送、售后服务等关键指标。根据评估结果，采购部门将供应商分为A、B、C三个等级，A级供应商为优先合作对象，C级供应商为淘汰对象。此外，评估结果还将作为供应商年度考核和动态管理的重要依据。

(3)本规定要求采购部门定期对现有供应商进行复核，确保供应商的持续合格。复核内容包括供应商的生产能力、产品质量、交货及时性、售后服务等方面。复核周期一般不少于一年，特殊情况可根据实际情况调整。对于复核不合格的供应商，采购部门应立即启动淘汰程序，并通知相关业务部门做好替代供应商的储备工作。同时，采购部门应积极与优秀供应商建立长期合作关系，通过联合研发、共同投资等方式，实现互利共赢，提升供应链的整体竞争力。

三、合同签订与履行

(1)合同签订是供应商关系管理的关键环节，本规定要求采购部门在签订合同时，必须严格按照国家法律法规和公司内部管理制度执行。合同内容应明确双方的权利义务、交付期限、质量标准、价格条款、违约责任等关键信息。据统计，2021年度公司共签订采购合同500份，涉及金额10亿元，其中因合同条款不明确导致的纠纷仅占合同总数的1%，这得益于合同签订前的严格审查和谈判。

(2)合同履行过程中，采购部门应建立健全合同履约监控机制，通过定期检查、现场审计、供应商报告等方式，确保供应商按照合同约定履行义务。例如，在某大型设备采购项目中，采购部门对供应商的履约情况进行全程监控，通过实施进度跟踪和阶段性验收，确保项目按时完成，有效避免了因供应商履约不力导致的工期延误和成本增加。

(3)对于合同履行过程中出现的违约行为，本规定明确要求采购部门应及时采取措施，包括但不限于发出违约通知、要求赔偿、终止合同等。例如，在2020年的一起合同违约案例中，由于供应商未能按时交付货物，采购部门在核实情况后，根据合同条款要求赔偿损失，并终止了与该供应商的合作关系，同时启动了供应商淘汰程序，避免了公司利益受损。此外，对于合同履行过程中的变更事项，采购部门应与供应商协商一致，并及时调整合同条款，确保双方权益得到保障。

四、履约管理与监督

(1)履约管理与监督是确保供应商履行合同义务、维护公司利益的关键环节。本规定要求采购部门设立专门的履约管理团队，负责对供应商的履约情况进行全程监控。该团队通过定期检查、现场审计、供应商报告等多种手段，确保供应商按照合同约定履行其义务。据统计，自2019年以来，履约管理团队共开展了200余次现场审计，有效提升了供应商的履约率和合同执行质量。

(2)在履约管理过程中，采购部门应建立完善的履约评估体系，对供应商的履约情况进行量化评估。评估指标包括交货及时率、质量合格率、售后服务满意度等。例如，在2021年的一次供应商评估中，通过对10家供应商的履约情况进行综合评估，发现A供应商的交货及时率达到98%，质量合格率达到99%，售后服务满意度为95%，因此被评定为优秀供应商，并获得了额外的合作