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档案盒填写说明

一、基本信息填写

(1)在填写档案盒基本信息时，需严格按照档案管理部门规定的格式进行。首先，应填写档案的名称，确保名称准确无误，便于检索。例如，某企业员工档案，应具体到“员工姓名+入职年份”的格式，如“张三2018年入职档案”。其次，填写档案编号，这是档案的唯一标识，由档案管理部门统一分配。例如，某档案编号为“，便于档案的管理和归档。此外，还需填写档案所属部门、档案保管人、档案形成时间等信息。

(2)在填写档案盒基本信息时，还需注意一些细节。例如，档案盒的尺寸应与档案的尺寸相匹配，以防止档案在运输或存放过程中受损。档案盒的材质应选用耐磨损、防潮、防蛀的材料，如塑料或纸盒。同时，档案盒上应贴有明显的标签，标明档案名称、编号、所属部门等信息，便于快速识别。在实际操作中，某档案馆曾发生过档案因标签不清而无法及时归档的情况，因此标签的清晰度至关重要。

(3)填写档案盒基本信息时，还需关注档案的密级。根据档案的内容和涉及的秘密程度，将档案分为绝密、机密、秘密和内部四个等级。在填写档案盒时，应在封面或标签上注明档案的密级，以便于保密工作的开展。例如，某企业的商业计划书属于机密级档案，应在档案盒上注明“机密”字样。此外，对于涉及国家秘密的档案，还需在档案盒上贴上相应的保密标识，如“国家秘密”标志。这些措施有助于确保档案的安全和保密。

二、档案内容概述

(1)档案内容概述是档案管理工作中不可或缺的一环，它要求对档案所包含的信息进行全面、准确、客观的描述。在撰写档案内容概述时，首先应对档案的来源、形成背景进行阐述。例如，某企业的发展历程档案，概述中应包括企业创立的时间、地点、创始人、发展历程中的重大事件等。其次，对档案的主要内容进行概述，包括档案涉及的业务范围、工作流程、管理制度等。如某企业财务档案，概述中需详细列出财务报表的种类、编制周期、数据来源等。此外，还需对档案的编制过程、保管要求进行说明，以确保档案的完整性和可靠性。

(2)在撰写档案内容概述时，要注重对档案的内在价值和外部价值的挖掘。内在价值体现在档案所记录的历史事实、经验教训、技术成果等方面，如某科研机构的研发档案，概述中应突出其科研成果、创新点、应用领域等。外部价值则涉及档案对现实工作的指导意义、决策参考价值等，如某政府部门的政策文件档案，概述中需明确其政策背景、实施效果、对经济社会发展的影响等。通过深入挖掘档案的内外价值，有助于提高档案的利用率，为决策提供有力支持。

(3)档案内容概述的撰写应遵循一定的结构和逻辑。首先，概述应具有完整性，全面反映档案的各个方面；其次，概述应具有条理性，按照档案的内在逻辑进行阐述；再次，概述应具有准确性，确保所描述的内容真实可靠；最后，概述应具有可读性，使读者能够轻松理解档案的内容。例如，某高校图书馆的图书采购档案，概述中可以按照时间顺序、采购类别、图书品种、采购金额等要素进行描述，使读者对图书采购的整体情况有清晰的认识。在实际撰写过程中，还需结合具体案例，如某次图书采购的成功经验或问题，以增强概述的实用性和参考价值。

三、档案归属与保管

(1)档案归属与保管是档案管理工作的核心环节，涉及档案的分类、存放、维护等多个方面。档案归属首先需要根据档案的性质、内容、用途等因素进行科学合理的分类。例如，在政府机关中，档案可以分为文书档案、人事档案、财务档案、建设项目档案等。每种档案都有其特定的归属部门，如文书档案通常由办公室负责管理，人事档案由人力资源部门负责。正确划分档案归属有助于提高档案管理的效率。

(2)在档案保管方面，需遵循国家档案管理的相关规定和标准。首先，要确保档案的物理安全，包括档案库房的环境控制，如温度、湿度、光照等，以防止档案因环境因素而损坏。例如，档案库房的温度应控制在18-24摄氏度之间，湿度应控制在40%-60%之间。其次，要定期对档案进行整理、检查和维护，如清洁档案盒、修补破损的档案、更新档案目录等。此外，还应制定应急预案，应对突发灾害或意外事件，如火灾、水灾等，确保档案的应急转移和抢救。

(3)档案的电子化管理也是现代档案保管的重要组成部分。随着信息技术的快速发展，越来越多的档案以电子形式存在。电子档案的保管需采取加密、备份、权限控制等措施，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。例如，采用数字签名技术对电子档案进行身份认证，定期对电子档案进行数据备份，并设置不同的访问权限，如只读、编辑、删除等，以保护档案的安全。同时，还需对电子档案进行定期检查和更新，确保档案信息的准确性和时效性。通过这些措施，可以更好地保障档案的归属与保管工作。

四、其他注意事项

(1)在档案管理过程中，其他注意事项同样至关重要。首先，档案的命名规范应得到重视。例如，某企业档案命名应遵循“部门