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档案室管理制度及职责(4)

一、档案室管理制度概述

档案室管理制度概述

(1)档案室作为企事业单位、政府部门等机构的重要信息资源库，承担着收集、整理、保管和提供利用档案资料的重要职责。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度，旨在规范档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

(2)档案室管理制度应遵循以下原则：一是依法管理原则，确保档案工作的合法性、规范性和严肃性；二是集中统一原则，实现档案资源的集中管理和统一调拨；三是安全保密原则，确保档案信息安全，防止档案丢失、损毁和泄密；四是科学管理原则，运用现代科技手段提高档案管理效率和质量。

(3)档案室管理制度应包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等各个环节的具体规定。例如，档案收集应遵循全面性、真实性、准确性和及时性的要求，确保收集到完整的档案资料；档案整理应按照档案分类标准进行，确保档案的有序性和可检索性；档案鉴定应根据档案的价值和利用情况，定期进行鉴定和整理；档案保管应采取防潮、防霉、防虫、防火、防盗等措施，确保档案的长期保存；档案利用应实行严格的审批制度，确保档案的合法、合理利用；档案销毁应按照国家有关规定和程序进行，防止档案的非法销毁。

以某市政府档案室为例，该档案室自成立以来，严格按照国家档案法规和本制度要求，累计收集各类档案资料超过100万卷，整理归档各类档案资料超过50万卷。通过建立健全的档案管理制度，实现了档案的规范管理，为政府决策提供了有力支持，同时也为社会各界提供了便捷的档案服务。

二、档案室工作人员职责

档案室工作人员职责

(1)档案室工作人员应具备较高的政治素质和职业道德，熟悉国家档案法规和相关政策，具备档案管理专业知识和技能。负责档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

(2)在档案收集方面，工作人员需负责制定档案收集计划，明确收集范围、内容和标准；定期对各类档案资料进行收集，包括纸质、电子、声像等多种载体；对收集到的档案资料进行分类、编目，确保档案的有序性和可检索性。例如，某企业档案室在一年内收集各类档案资料超过5万件，其中电子档案占比达到30%。

(3)在档案整理方面，工作人员需按照档案分类标准对收集到的档案资料进行整理，包括归档、编目、编目、装订等工作；对档案资料进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁，确保档案的整洁和有序。以某政府部门档案室为例，该室工作人员在一年内整理归档的档案资料达到10万卷，有效提高了档案的利用率。同时，工作人员还需定期对档案室的安全设施进行检查和维护，确保档案室的安全稳定。

三、档案收集与整理规范

档案收集与整理规范

(1)档案收集应遵循全面性、真实性和及时性原则，确保收集到与单位业务相关的各类档案资料。收集内容包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、声像档案等。例如，某企事业单位在一年内共收集各类档案资料超过10万件，其中电子档案占比达到40%。

(2)档案整理应按照档案分类标准进行，确保档案的有序性和可检索性。整理工作包括对档案资料的分类、编目、装订等。档案分类应遵循国家档案分类标准，编目应详细记录档案的名称、编号、形成时间、页数等信息。例如，某政府部门档案室在整理过程中，对每份档案都进行了详细的编目，提高了档案检索效率。

(3)档案整理过程中，应注重档案的保存质量。对于纸质档案，应选择耐久性好的纸张和装订材料；对于电子档案，应采用符合国家标准的存储介质和加密技术。同时，应定期对档案进行消毒、防潮、防霉处理，确保档案的长期保存。例如，某企业档案室每年对档案进行两次消毒，有效防止了档案的霉变和虫蛀。

四、档案借阅与保密管理

档案借阅与保密管理

(1)档案借阅是档案利用的重要方式之一，为确保档案信息安全，档案室应建立严格的借阅管理制度。借阅者需提供有效身份证明，并填写借阅申请单，明确借阅目的和用途。档案室工作人员对借阅申请进行审核，确保借阅内容的合法性和必要性。据某省档案馆数据显示，近年来，档案借阅量逐年上升，其中90%的借阅者为政府部门和企事业单位的工作人员。

案例：某科研机构在研发新产品时，需要查阅历史产品档案以了解技术演变过程。通过档案室的借阅程序，科研人员顺利获取了相关档案，为新产品研发提供了重要参考。同时，档案室对借阅档案进行跟踪管理，确保档案在借阅期间的安全。

(2)保密管理是档案管理的重要组成部分，档案室需对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行特别保护。档案室应根据档案的密级，采取不同的保密措施，如加密存储、限制访问权限、设立专门保密室等。对于绝密档案，应实行严格的审批制度，确保档案不外泄。

案例：某国有企业档案室存储了大量涉及商业秘密的档案，如技术图纸、研发报告