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采购销售合同管理制度

一、总则

一、总则

为规范采购销售合同管理，保障公司合法权益，提高合同执行力，促进公司业务健康发展，特制定本制度。本制度适用于公司所有采购销售合同的签订、履行、变更和终止等环节。根据我国《合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，本制度明确了合同管理的组织架构、职责分工、流程规范和监督考核等内容。

近年来，随着我国经济市场的快速发展，合同在商业活动中的作用日益凸显。据统计，我国合同纠纷案件数量逐年上升，其中因合同签订不规范、履行不到位等问题引起的纠纷占比高达60%以上。因此，加强合同管理，提高合同质量，对于防范法律风险、降低经营成本具有重要意义。本制度旨在通过建立健全合同管理制度，提升公司合同管理水平，确保公司业务稳定、高效运行。

本制度以合同法为依据，遵循公平、公正、公开的原则，明确合同管理的各个环节。首先，在合同签订前，要求相关部门对合同内容进行全面审查，确保合同条款的合法性、合规性和有效性。其次，在合同履行过程中，要求各相关部门严格按照合同约定履行义务，确保合同目的的实现。最后，在合同变更和终止环节，要求公司依法依规进行处理，保障公司权益不受侵害。

二、合同管理的组织架构

公司设立合同管理办公室，负责本制度的组织实施和监督管理。合同管理办公室由总经理直接领导，下设合同管理部门、合同审核部门和合同履行部门。合同管理部门负责合同的起草、审查、签订等工作；合同审核部门负责对合同条款的合法性和合规性进行审核；合同履行部门负责合同的履行监督和协调。

三、合同管理职责与权限

合同管理部门负责以下职责：

(1)根据公司业务需求，起草合同文本，确保合同条款清晰、明确、完整。

(2)对合同文本进行审查，确保合同条款符合法律法规、公司规章制度及商业惯例。

(3)协助合同签订，参与合同谈判，确保合同条款有利于公司。

合同审核部门负责以下职责：

(1)对合同条款的合法性和合规性进行审核，确保合同内容不违反法律法规。

(2)对合同风险进行评估，提出防范措施和建议。

(3)对合同签订提出审核意见，确保合同签订合法合规。

合同履行部门负责以下职责：

(1)监督合同履行情况，确保合同条款得到全面执行。

(2)协调解决合同履行过程中出现的问题，保障合同目的的实现。

(3)对合同履行情况进行总结和评估，为后续合同签订提供参考。

合同管理办公室对各部门的职责和权限进行监督，确保合同管理制度得到有效执行。各部门应积极配合，共同维护公司合法权益。

二、合同管理职责与权限

二、合同管理职责与权限

(1)合同管理部门负责合同的全过程管理，包括合同草拟、审核、签订、履行、变更和终止等环节。该部门需确保合同内容符合国家法律法规，符合公司战略目标和经营方针。例如，某公司在签订一项大额采购合同时，合同管理部门严格审查了合同条款，确保了公司利益不受损害，避免了潜在的法律风险。

(2)合同管理部门需对合同执行情况进行跟踪监督，确保合同各方履行合同义务。例如，某项目合同执行过程中，合同管理部门发现供应商未能按时交付货物，及时采取措施，要求供应商赔偿损失，维护了公司权益。据统计，通过有效管理，公司合同纠纷发生率降低了20%。

(3)合同管理部门有权对违反合同规定的行为进行处理，包括但不限于暂停合同执行、终止合同、追究法律责任等。例如，某供应商在合同履行过程中出现重大违约行为，合同管理部门依法终止了合同，并追究了供应商的法律责任，为公司挽回了经济损失。此案例体现了合同管理部门在维护公司合法权益方面的作用。

三、合同签订与审批流程

三、合同签订与审批流程

(1)合同签订流程

合同签订前，需由业务部门提出合同签订申请，并附上合同草案。合同草案应包括合同标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等内容。业务部门需确保合同草案的合法性和合理性，并提交合同管理办公室进行初步审核。

合同管理办公室在收到申请后，应在五个工作日内完成初步审核。审核内容包括但不限于合同是否符合国家法律法规、公司规章制度及商业惯例，合同条款是否清晰、明确、完整。审核通过后，合同管理办公室将合同草案提交给总经理审批。

总经理在收到合同草案后，应在三个工作日内完成审批。总经理审批通过后，合同管理办公室将合同草案发送给业务部门进行合同签订。合同签订后，业务部门需在合同签订之日起五个工作日内将合同副本报送合同管理办公室备案。

例如，某公司业务部门在签订一项价值1000万元的采购合同时，按照上述流程，在七个工作日内完成了合同签订与备案工作，提高了合同签订效率。

(2)合同审批流程

合同审批流程包括以下步骤：

-业务部门提出合同签订申请，并提交合同草案；

-合同管理办公室进行初步审核；

-总经理审批；

-合同管理办公室将审批通过的合同草案发送给业务部门签订；

-业务部门签订合同后