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档案室管理制度及职责范例(3)

一、档案室管理制度

(1)档案室管理制度应遵循国家档案管理的法律法规，严格执行保密规定，确保档案资料的安全、完整和准确。档案室应设立专门的管理岗位，配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。同时，档案室内部应建立健全的档案管理制度，包括档案的收集范围、分类标准、归档程序、借阅规则、保密措施等，确保档案管理的规范化、科学化。

(2)档案室的档案收集工作应全面、系统、有序地进行。对于内部产生的档案，应严格按照档案收集范围进行收集，确保各类档案的齐全性。对于外部移交的档案，应核对档案的完整性、准确性，并按照档案分类标准进行整理。档案的整理工作应遵循档案的自然形成规律，保持档案的原貌，确保档案的连续性和可追溯性。归档时，应填写详细的档案目录，包括档案名称、编号、形成时间、来源单位等信息，方便查询和利用。

(3)档案室的保管工作应确保档案的安全和完好。档案室应设置专门的档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，定期对档案库房进行检查和维护。对于重要的档案资料，应采取双重保管措施，确保档案资料不丢失、不损坏。档案的借阅工作应严格按照借阅规定进行，借阅人需填写借阅单，注明借阅目的、期限等，并由档案管理人员进行审核。借阅后，借阅人应妥善保管档案，按期归还，如遇特殊情况需延长借阅期限的，应提前向档案室提出申请。

二、档案室职责

(1)档案室作为组织内部的信息资源中心，承担着收集、整理、保管、提供利用档案资料的重要职责。以某大型企业为例，档案室每年收集各类档案资料超过10万份，包括文书档案、科技档案、人事档案等。在过去的五年中，档案室成功处理了超过5000次档案查询请求，为企业的决策提供了有力支持。例如，在一次重大项目招标中，档案室迅速提供了相关历史档案，帮助企业避免了潜在的法律风险。

(2)档案室负责制定和实施档案管理制度，确保档案资料的安全、完整和保密。以某政府部门为例，档案室通过实施严格的档案管理措施，如定期进行档案安全检查、建立电子档案备份系统等，有效降低了档案丢失、损坏的风险。据统计，自实施新制度以来，档案室管理的档案资料完好率达到了99.8%，保密等级档案的泄露事件为零。

(3)档案室还承担着档案的鉴定和销毁工作。以某高校为例，档案室每年对超过5000份档案进行鉴定，其中约1000份因不符合保管条件而被销毁。在销毁过程中，档案室严格执行国家有关档案销毁的规定，确保销毁过程的安全、环保。此外，档案室还负责对销毁档案的记录进行归档，以便于日后查询和审计。通过这些工作，档案室有效保障了档案资源的合理利用，提高了档案管理的效率。

三、档案室人员职责

(1)档案室人员作为档案管理工作的核心力量，其职责涵盖了档案管理的各个环节。首先，他们负责档案的收集工作，包括对内部和外部产生的档案进行系统的搜集和整理，确保档案的完整性。例如，在收集过程中，档案室人员需对每年产生的文书档案、科技档案、人事档案等进行分类、编号，并建立详细的档案目录。此外，他们还需与相关部门沟通，确保重要档案的及时移交，如某企业档案室在过去的两年内，共收集各类档案资料超过20万份，有效保障了企业档案资源的全面性。

(2)档案室人员还承担着档案的整理和归档工作。这一环节要求他们遵循档案的自然形成规律，保持档案的原貌，确保档案的连续性和可追溯性。例如，在整理过程中，档案室人员需对收集到的档案进行分类、编目、排列，并填写详细的档案目录。同时，他们还需对档案进行数字化处理，建立电子档案系统，提高档案的利用效率。以某政府部门为例，档案室人员通过对历史档案的数字化处理，使档案查询时间缩短至原来的1/10，大大提高了工作效率。

(3)档案室人员还需负责档案的保管和利用工作。在保管方面，他们需确保档案的安全、完整和保密，定期对档案库房进行检查和维护，防止档案受到损害。例如，某企业档案室通过实施防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保了档案资料的安全。在利用方面，档案室人员需严格按照借阅规定提供档案服务，包括档案的查阅、复制、咨询等。同时，他们还需定期对档案利用情况进行统计分析，为领导决策提供参考。以某高校为例，档案室人员每年为校内外的师生提供超过3000次档案查询服务，为教学、科研、管理等提供了有力支持。