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酒店索证索票管理制度

一、制度总则

（1）为加强酒店财务管理，规范酒店收支行为，确保酒店资金安全，根据国家相关法律法规和公司财务管理制度，结合酒店实际情况，特制定本制度。本制度适用于酒店所有部门及员工，旨在提高酒店财务管理水平，促进酒店持续健康发展。

（2）本制度所称索证索票，是指酒店在日常经营活动中，为规范财务报销流程，确保每一笔支出都有据可查，要求相关部门及员工在发生业务支出时，必须取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据、合同等，以作为财务报销的依据。根据相关财务规定，酒店每年应索证索票的金额占年度总支出比例不低于95%，以保障财务数据的真实性和准确性。

（3）本制度要求酒店各部门在发生业务往来时，必须严格执行以下原则：一是真实性原则，即取得的凭证必须真实反映业务发生的实际情况；二是合法性原则，即取得的凭证必须符合国家法律法规和公司规章制度的要求；三是完整性原则，即取得的凭证必须完整无缺，不得遗漏任何必要信息。例如，酒店餐饮部门在采购食材时，必须取得供应商提供的正规发票，并确保发票信息完整，包括采购日期、商品名称、数量、单价、金额等，以确保采购成本的真实性和准确性。

二、索证索票范围及要求

（1）本制度规定的索证索票范围包括但不限于以下几种类型：一是采购类凭证，如采购订单、采购合同、发票、验收单等，涉及酒店所有物品的采购；二是服务类凭证，包括酒店与供应商签订的服务合同、服务发票、付款凭证等，如清洁、安保、维修等服务；三是员工工资类凭证，包括工资单、个人所得税缴纳证明、社会保险缴纳证明等；四是行政办公类凭证，涉及办公设备、办公用品、差旅费、招待费等费用的报销；五是其他业务类凭证，如酒店与客户签订的合同、广告宣传费用凭证、捐赠款项等。

（2）索证索票要求如下：首先，所有原始凭证必须真实有效，不得伪造、变造、篡改；其次，凭证信息应完整准确，包括但不限于凭证名称、出具单位、日期、金额、用途、签章等；再次，凭证的取得应当在业务发生后的第一时间内完成，不得超过业务发生之日起30个工作日；此外，对于超过规定期限取得凭证的，必须说明原因，并经主管领导批准后方可报销；最后，酒店内部审核人员应当对取得的凭证进行严格审核，确保凭证合规、合法。

（3）案例：某酒店在采购一批客房用品时，由于采购人员未能及时取得供应商提供的正规发票，导致该笔采购款项无法在当月报销。经核查，该采购人员未按索证索票制度要求及时取得凭证，违反了本制度规定。经酒店领导批准，对采购人员进行通报批评，并要求其承担相应责任。此案例表明，严格执行索证索票制度对于确保酒店财务报销的合规性和准确性具有重要意义。根据相关数据统计，近年来，我国酒店行业因索证索票问题导致的财务风险案件逐年上升，因此，加强索证索票管理是酒店财务管理的重要环节。

三、索证索票流程及管理

（1）索证索票流程分为以下几个步骤：首先，业务发生部门在发生业务支出时，应立即向财务部门提交业务申请，并附上相关业务合同、订单等文件。其次，财务部门收到业务申请后，应要求提交部门提供相应的原始凭证，如发票、收据、合同等。第三，财务部门对提交的原始凭证进行初步审核，确保凭证的合法性和完整性。第四，若凭证审核通过，财务部门将通知提交部门办理报销手续。第五，提交部门填写报销单，并附上已审核的原始凭证，提交给财务部门。第六，财务部门再次对报销单和原始凭证进行复核，确认无误后，按照审批权限进行审批。第七，审批通过后，财务部门办理报销手续，并将报销款项支付给提交部门。

（2）索证索票管理要求如下：一是建立索证索票台账，详细记录每笔业务发生的日期、凭证名称、金额、用途等信息，以便于查询和追踪；二是财务部门应定期对索证索票工作进行自查，确保索证索票制度的贯彻执行；三是对于索证索票过程中发现的违规行为，应立即制止，并按公司规定进行严肃处理；四是加强员工培训，提高员工对索证索票制度的认识，增强员工的责任感和法律意识；五是建立健全内部监督机制，确保索证索票工作公正、透明、高效。

（3）在索证索票管理过程中，酒店应采取以下措施：一是加强信息化建设，利用财务软件对索证索票信息进行管理，提高工作效率；二是设立专门的索证索票审核岗位，负责对提交的凭证进行审核，确保凭证的真实性和合法性；三是对于不符合要求的凭证，财务部门有权拒绝报销，并要求提交部门重新取得合法凭证；四是定期对索证索票工作进行总结和评估，根据实际情况调整和优化索证索票流程；五是加强与外部审计机构的合作，定期接受外部审计，确保索证索票工作的规范性和有效性。通过以上措施，酒店能够确保索证索票工作的顺利进行，有效防范财务风险。