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现场安装制作材料采购管理制度

一、目的

为加强公司现场安装制作材料采购管理，规范采购流程，确保采购的材料质量合格、价格合理、供应及时，满足现场施工需求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有现场安装制作项目所需材料的采购活动。

三、职责分工

1.采购部门

负责制定采购计划，寻找合格供应商，进行采购谈判、签订采购合同并组织实施采购。

负责对供应商的开发、评估、选择、管理与考核。

跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保材料按时、按质、按量供应。

2.项目部门

根据项目施工进度计划，编制材料需求计划，明确材料的规格、型号、数量、质量要求及使用时间等信息，并及时提交给采购部门。

参与供应商的评估和选择，对采购材料的质量、数量进行验收，如发现问题及时反馈给采购部门。

3.质量部门

负责制定材料质量检验标准和验收规范，对采购回来的材料进行质量检验和验证。

对不合格材料提出处理意见，并监督采购部门和供应商进行整改。

4.财务部门

负责审核采购合同及相关付款申请，确保采购资金的合理使用和支付安全。

协助采购部门进行成本核算和控制，对采购价格进行分析和监督。

四、采购流程

1.材料需求计划编制

项目部门根据项目施工图纸、施工进度计划及现场实际情况，每月末编制次月的《材料需求计划表》，经项目负责人审核签字后提交给采购部门。

《材料需求计划表》应详细注明材料名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息。

2.采购计划制定

采购部门收到项目部门提交的《材料需求计划表》后，进行汇总、分析和审核。结合现有库存情况，制定《采购计划表》，明确采购材料的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间、采购预算等内容。

《采购计划表》需经采购部门负责人审核，报公司主管领导审批后实施。

3.供应商选择与评估

采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行实地考察或要求其提供相关资质证明文件、产品样品等，进行初步筛选。

组织项目部门、质量部门等相关人员对符合初步筛选条件的供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格、售后服务等方面。

根据评估结果，选择合格的供应商列入《合格供应商名录》，并实行动态管理。定期对供应商进行重新评估，对不符合要求的供应商及时予以淘汰。

4.采购谈判与合同签订

采购人员根据《采购计划表》，向选定的合格供应商发出采购询价单，要求供应商在规定时间内报价。收到供应商报价后，进行价格、质量、交货期等方面的比较和谈判，确定最终供应商及采购价格。

采购人员与供应商就采购材料的规格、型号、数量、质量标准、价格、交货方式、交货时间、付款方式、违约责任等条款进行协商，达成一致后签订《采购合同》。《采购合同》需经采购部门负责人审核，报公司法务部门审查后，由公司授权代表签字盖章生效。

5.采购订单执行与跟踪

采购部门根据《采购合同》下达《采购订单》给供应商，并要求供应商签字确认。采购订单应明确材料的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。

采购人员定期跟踪采购订单执行情况，及时了解供应商的生产进度和发货情况。如发现供应商可能无法按时交货或出现其他问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应措施确保材料按时供应。

6.材料验收与入库

材料到货前，采购部门应提前通知项目部门和质量部门做好验收准备工作。材料到货后，项目部门负责组织人员对材料的数量、规格型号、外观等进行初步验收，质量部门按照质量检验标准和验收规范对材料进行质量检验。

验收合格的材料，由项目部门填写《材料入库单》，办理入库手续。仓库管理人员根据《材料入库单》核对材料的数量、规格型号等信息，无误后将材料入库存储。

验收不合格的材料，质量部门应出具《不合格材料报告》，明确不合格原因及处理意见。采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货或降价处理等。

7.采购付款与结算

采购部门根据《采购合同》约定的付款方式和时间，在材料验收合格入库后，填写《付款申请单》，附上《采购合同》、《材料入库单》、发票等相关资料，经采购部门负责人审核、财务部门审核、公司主管领导审批后，提交财务部门办理付款手续。

财务部门按照公司财务制度和审批流程进行付款，并定期与采购部门核对采购账目，确保账目清晰、准确。采购结束后，采购部门应及时与供应商进行结算，清理往来账款。

五、采购价格控制

1.价格调研

采购部门应定期开展市场调研，收集材料价格信息，了解市场价格动态和走势。建立价格信息数据库，对不同供应商的价格进行分析比较，为采购决策提供参考依据。

项目部门在编制材料需求计划时，应提供材料的参考价格信息，协助采购部门进行价格控制。

2.价格谈判

采购人员在与供应商进行价格谈判时，应充分了解市场行情和供应商的成