公司档案保密管理制度.docxVIP

PAGE

1-

公司档案保密管理制度

一、总则

公司档案保密管理制度第一章总则

(1)为加强公司档案管理，确保公司档案的保密性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

(2)本制度适用于公司内部所有涉及保密的档案资料，包括但不限于公司经营战略、技术秘密、财务数据、客户信息、员工档案等。公司各部门应高度重视档案保密工作，切实履行保密责任。

(3)公司设立档案保密工作领导小组，负责统筹协调、监督指导档案保密工作。领导小组由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员，下设档案保密办公室，负责具体实施档案保密管理工作。

(4)公司员工应严格遵守国家保密法律法规和公司档案保密制度，对工作中接触到的保密档案负有保密义务，不得泄露给无关人员。

(5)公司档案保密工作应坚持“统一领导、分级管理、责任到人、严格监督”的原则，确保档案保密工作的有效性。

(6)公司每年将对档案保密工作进行定期检查，对发现的问题及时整改，对违反保密规定的行为依法依规进行处理。

二、保密范围与密级

公司档案保密管理制度第二章保密范围与密级

(1)公司档案保密范围包括但不限于以下内容：公司内部管理文件、技术资料、商业秘密、财务报表、客户信息、员工个人信息、市场调研报告、合同协议、项目方案、研发成果等。这些档案资料涉及公司的核心竞争力、经济利益和员工权益，必须严格保密。

(2)根据档案资料涉及的秘密程度，分为以下三个密级：绝密、机密、秘密。绝密级档案是指涉及国家利益、国家安全和公司核心竞争力的档案，一旦泄露将造成特别严重的后果；机密级档案是指涉及公司重要利益和商业秘密的档案，一旦泄露将造成严重后果；秘密级档案是指涉及公司一般利益和商业秘密的档案，一旦泄露将造成一定后果。

(3)档案密级的确定由档案保密工作领导小组负责，根据档案内容、涉及范围、保密期限等因素综合考虑。绝密级档案的保密期限一般为30年，机密级档案的保密期限一般为20年，秘密级档案的保密期限一般为10年。保密期限届满后，档案将自动解密，但涉及国家利益、国家安全和公司核心竞争力的档案除外。

三、保密措施与管理

公司档案保密管理制度第三章保密措施与管理

(1)公司实施严格的档案访问控制制度，对访问档案的人员进行身份验证和权限审查。根据员工岗位和职责，分配相应的档案访问权限。例如，公司财务部门员工仅能访问与财务相关的秘密级档案，而研发部门员工则可以访问涉及技术秘密的绝密级档案。此外，公司每年对员工进行保密教育培训，提高员工的保密意识和技能。

(2)公司采用先进的档案管理系统，对档案进行电子化管理和加密存储。所有档案资料在传输和存储过程中均采用加密技术，确保数据安全。例如，公司投入了超过200万元用于升级档案管理系统，实现了对10万份档案的实时监控和保护。同时，公司对涉密设备进行定期检查和维护，确保设备安全运行。

(3)公司制定详细的档案销毁程序，对不再具有保密价值的档案进行销毁。销毁过程严格按照国家相关法律法规执行，确保档案内容不被泄露。例如，公司每年对5000份绝密级档案进行销毁，销毁过程中采用专业设备进行粉碎，确保无法恢复。此外，公司还对销毁过程进行录像，以备查验。

(4)公司设立专门的档案保密办公室，负责监督和管理档案保密工作。办公室成员由具备丰富档案管理经验和保密知识的人员组成，负责制定和完善保密措施，处理保密事件，对违反保密规定的行为进行查处。

(5)公司定期对档案保密工作进行自查自纠，发现问题及时整改。例如，公司每季度进行一次档案保密检查，对发现的问题进行整改，并对相关责任人进行追责。通过持续改进，公司档案保密管理水平逐年提升，有效保障了公司档案的安全。