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函件格式模板

一、函件基本信息

函件基本信息主要包括以下几个方面：首先，函件的标题应当简洁明了，能够准确反映函件的主题和目的。标题应尽量使用规范化的表述，避免使用过于口语化的词汇。例如，对于一封商务合作请求函，标题可以写作“关于XX项目合作意向的函”，这样的标题既具体又专业。其次，函件的编号是函件的重要标识，应按照单位内部规定的格式进行编制。编号通常包括年份、序号和类别代码，如“2023函字第001号”，以确保函件在归档和查询时的准确性。此外，函件的发送单位名称和地址应当在函件的开头部分明确标注，以便收件人了解函件的来源。单位名称应使用全称，地址则应详细到具体的部门或科室。在函件的基本信息中，还需要注明函件的发送日期，这既是函件生效的起始时间，也是后续工作安排和回复的重要参考依据。

在撰写函件基本信息时，还需关注以下几个要点。首先，函件的抬头应当清晰，通常包括收件人的全称或职务。例如，“尊敬的XX公司总经理”或“XX市政府办公室收”。这样的抬头既体现了对收件人的尊重，也便于收件人识别和处理函件。其次，函件的正文前应有引言部分，简要介绍函件的背景和目的。这部分内容应简练有力，能够迅速抓住读者的注意力。例如，“鉴于近期我国疫情防控形势严峻，为保障人民群众生命安全和身体健康，现就加强疫情防控工作的有关事项函告如下。”最后，函件的基本信息中还应包括附件清单，如需附上相关文件或资料，应在函件中列出附件名称及数量，以便收件人及时查阅。

函件基本信息的具体撰写还应遵循以下规范。首先，函件的格式应当规范统一，包括字体、字号、行距等要素。通常，正式的函件应使用标准的公文格式，如宋体小四号字，行间距为1.5倍。其次，函件的语言表达应正式、严谨，避免使用口语化或非正式的词汇。在内容上，应确保信息的准确性和完整性，避免出现遗漏或错误。例如，在提及数字或日期时，应确保其准确无误。此外，函件的基本信息部分还应包括发送单位的联系方式，如电话、传真、电子邮箱等，以便收件人在必要时能够及时与发送单位取得联系。通过以上几个方面的详细说明，可以确保函件基本信息部分的完整性和规范性，为函件的顺利传递和处理奠定良好基础。

二、收件人信息

(1)收件人信息在函件中占据重要位置，它直接关系到函件能否准确送达。例如，某公司在一封关于项目合作的函件中，由于收件人信息填写不准确，导致函件未能及时送达，延误了合作进程。根据统计数据显示，每年因收件人信息错误而导致的函件延误案例高达20%。以某政府部门为例，每年因收件人信息错误而无法及时收到重要文件的部门占比达到15%。因此，在填写收件人信息时，务必确保信息的准确性，包括姓名、职务、部门、单位名称、地址、邮编等。

(2)在实际操作中，收件人信息的填写还需注意以下几点。首先，对于企业或机构，应详细填写单位名称、地址、邮编等信息，以便于邮寄和投递。例如，某企业在填写收件人信息时，将单位名称写为“XX有限公司”，地址写为“XX市XX区XX路XX号”，邮编为“XXXXXX”，确保了函件的准确投递。其次，对于个人收件人，应注明姓名、职务、联系方式，如电话、邮箱等。例如，在一份关于邀请参加行业论坛的函件中，收件人信息为“张三，市场部经理，联系电话：138xxxx5678，电子邮箱：zhangsan@”，这样的信息填写既全面又详细。此外，对于海外收件人，还需注明所在国家、城市、详细地址等信息，以便于国际邮寄。

(3)在撰写收件人信息时，还需关注以下案例。某政府部门在向国外合作伙伴发送邀请函时，由于未注明收件人所在国家的具体城市，导致函件在投递过程中出现延误。经调查，该函件在抵达国外后，由于无法确定收件人所在城市，被暂时存放在当地邮局，待收件人联系后才能投递。因此，在填写收件人信息时，应尽量提供详细、准确的信息，以避免类似情况的发生。同时，对于重要函件，建议在发送前进行电话或邮件确认，确保收件人信息的准确性。

三、函件正文

(1)函件正文是函件的核心部分，其内容应当围绕函件的主题展开，结构清晰，逻辑严密。正文的开头部分通常简要介绍函件的背景和目的，如“鉴于我公司与贵公司近年来在业务往来中建立了良好的合作关系，现就双方共同关注的XX项目事宜，特致函贵公司进行沟通。”接着，正文主体部分应详细阐述函件的具体内容，包括项目的背景、合作的具体条款、双方的权利和义务等。例如，“本项目计划于2023年3月启动，预计总投资额为人民币XX亿元。根据双方协商，我方将负责项目的整体策划与执行，贵公司则负责项目的资金投入及部分设备的供应。为确保项目顺利进行，双方需严格遵守以下条款：一是项目实施过程中，双方应保持密切沟通；二是任何一方违反合同条款，将承担相应的法律责任。”

(2)函件正文在阐述具体内容时，应注意以下几点。首先，语言表达要正