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出差公函及接待审批单

一、出差公函撰写要求

(1)出差公函是单位对外正式通知或请求协助办理事项的重要文件，其撰写应遵循规范、严谨的原则。首先，需明确公函的主题，确保内容集中、目标明确。在标题中应简要概括出差目的，便于接收单位快速了解来函意图。其次，正文部分应详细陈述出差事由、时间、地点、人员、行程安排等信息，确保内容详实，便于接收单位做好相应准备。此外，公函中需注明发函单位的名称、地址、联系方式等基本信息，以及接收单位的名称，以便接收单位进行回函或联系。

(2)撰写出差公函时，语言表达需准确、规范。应使用正式的书面语言，避免口语化表达。在表述事由时，要具体、客观，避免使用模糊或夸张的词汇。同时，注意公函的格式，一般包括标题、主送单位、正文、落款等部分。标题应居中，主送单位名称顶格书写，正文部分应分段，每段开头空两格，落款单位名称和日期应居右书写。此外，公函的签发人需具有相应的职务和权限，以确保公函的合法性和有效性。

(3)在撰写出差公函时，还需注意以下事项：一是公函内容要真实、准确，不得有虚假信息；二是公函格式要规范，不得随意更改；三是公函发送前，需经相关领导审批签字，确保公函的正式性；四是公函的发送渠道要选择合适的方式，如电子邮件、快递等，确保公函及时送达接收单位。同时，对于紧急或重要的出差事项，可采取加急、特急等方式发送，以提高公函的时效性。

二、出差公函内容构成

(1)出差公函的内容构成主要包括以下几个方面。首先，标题部分应清晰明确地展示出函件的主题，如“关于XXX公司赴XXX地区开展业务洽谈的出差公函”。其次，在主送单位一栏，需写明接收公函的单位名称，确保信息准确无误。正文部分是公函的核心内容，包括出差事由、时间、地点、人员安排、行程安排、费用预算以及所需协助事项等。事由应简明扼要地阐述出差的目的和背景，时间地点要具体到日期和地点，人员安排应列出参与出差的人员名单和职务，行程安排需详细列出出差期间的日程安排，费用预算要列出预计的费用总额及构成，所需协助事项则需明确列出对接收单位的请求。

(2)在正文之后，需附上附件清单，详细列出与出差相关的所有附件材料，如行程安排表、费用预算明细、人员名单等。附件清单有助于接收单位快速了解所需材料，并提前做好相关准备工作。此外，在公函的结尾部分，应表达对接收单位的感谢和期待，如“敬请予以支持与配合，期待双方的友好合作”。落款部分需写明发出单位的全称、发文日期和发文编号，以确保公函的正式性和可追溯性。在撰写落款时，还需注明发文单位的联系人姓名和联系电话，以便接收单位在必要时能够及时取得联系。

(3)出差公函的撰写还应遵循一定的格式要求。首先，公函应使用正式的公文纸，纸张规格、颜色等应符合相关规定。其次，公函的排版应规范，包括字体、字号、行距、段落间距等。字体一般选用仿宋、黑体等正式字体，字号应不小于小四，行距应设置为1.5倍行距。段落间距应适当调整，确保公函的整体视觉效果。此外，公函的页眉和页脚应标注单位名称、发文日期、公文编号等信息，以便于管理和查阅。在公函的排版过程中，还需注意避免出现错别字、漏字、乱码等问题，确保公函的质量。最后，公函的打印和装订应按照相关规定执行，确保公函的整洁和完整。

三、接待审批单填写规范

(1)接待审批单的填写规范是确保接待工作有序、高效进行的重要环节。首先，单据的填写应确保信息完整，包括接待时间、地点、接待对象、接待事由、接待人数、预算金额等。以某企业为例，在一次接待外宾的审批单中，接待时间被明确为2023年4月15日，地点为该公司总部会议室，接待对象为两位外宾，事由为洽谈合作事宜，预计接待人数为10人，预算金额为人民币5万元。这些信息的准确填写有助于财务部门合理规划接待预算。

(2)在填写接待审批单时，需严格按照单位规定的格式进行。例如，某单位规定接待审批单需包含以下栏目：接待事由、接待对象、接待时间、接待地点、接待人数、交通工具、住宿安排、预算金额、接待部门负责人签字、财务部门审核意见等。以某政府部门为例，其接待审批单要求接待事由需具体说明，如“接待来访企业洽谈项目合作”，接待对象需注明姓名、职务，接待时间需精确到小时，交通工具需明确车型及数量，住宿安排需注明酒店名称及房型。

(3)接待审批单的填写还应考虑到接待工作的安全性和保密性。例如，在接待外宾时，审批单中需注明外宾的身份证明、签证信息等，以确保接待活动的合法性。此外，对于涉及商业秘密的接待活动，审批单中需注明保密级别，并要求参与接待的人员签署保密承诺书。以某科技公司为例，在一次接待合作伙伴的活动中，审批单中特别注明了“涉及商业秘密，保密级别为一级”，并要求所有参与接待的人员签署保密承诺书，确保公司商业秘密的安全。同时，接待审批单的填写还需注意时间节点，确保在接