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公司办公用品申请管理办法

总则

为加强公司办公用品管理，规范办公用品申请流程，提高资源使用效率，降低办公成本，特制定本办法。本办法适用于公司全体员工办公用品的申请、审批、采购、发放、使用及监督等环节。

办公用品分类

1.日常办公耗材：包括但不限于纸张、墨盒、硒鼓、笔、笔记本、胶水、文件夹、订书机、回形针、便签纸等。

2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、电话机、饮水机、空调、办公桌椅等。

3.其他用品：根据公司实际业务需求确定的特殊办公用品，如绘图工具、专业软件等。

申请流程

1.需求提出：员工根据工作需要，填写《办公用品申请表》（见附件1），详细注明所需办公用品的名称、规格、型号、数量、预计使用时间及申请事由等信息。

2.部门审批：申请表提交至所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据实际工作需求和部门预算，审核申请的合理性和必要性，对不必要或超出合理范围的申请予以退回，并与申请人沟通说明原因。审批通过后，部门负责人在申请表上签字确认。

3.综合管理部门审核：部门审批通过的申请表交至综合管理部门。综合管理部门负责对公司整体办公用品库存情况进行核实，对于库存充足的办公用品，直接安排发放；对于库存不足的，根据采购预算和采购周期，确定是否需要采购以及采购的数量和时间，并在申请表上签署审核意见。

4.公司领导审批：对于涉及金额较大（如办公设备采购等）或特殊情况的办公用品申请，经综合管理部门审核后，还需提交公司领导进行最终审批。公司领导根据公司的经营状况、发展战略和预算安排等因素，决定是否批准申请。

采购与供应

1.采购原则：办公用品采购应遵循“质量优先、价格合理、节能环保、集中采购”的原则，选择具有良好信誉和资质的供应商进行合作。在采购过程中，应严格执行公司的采购流程和相关制度，确保采购活动的公开、公平、公正。

2.采购实施：综合管理部门负责办公用品的采购工作，根据审批通过的申请表和库存情况，制定采购计划并组织实施。采购人员应按照采购流程，与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量、价格、交货时间、售后服务等条款。在采购过程中，应注意收集和保存相关的采购凭证，如发票、合同、验收报告等，以备后续查询和审计。

3.供应与发放：采购的办公用品到货后，综合管理部门应及时组织验收工作，核对产品的数量、质量、规格等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，并根据《办公用品申请表》的审批情况，将办公用品发放给申请部门或员工。发放时，应做好发放记录，包括领取人、领取时间、领取物品名称、数量等信息，领取人应在发放记录上签字确认。

使用与保管

1.使用规范：员工应爱护和合理使用办公用品，避免浪费和损坏。办公用品应专用于公司业务工作，不得挪作私用。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、文件柜等，应妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。

2.保管责任：各部门应指定专人负责本部门办公用品的保管和日常管理工作，建立办公用品使用台账，记录办公用品的领取、使用和库存情况，定期对本部门办公用品的使用情况进行盘点和清查，确保账物相符。如发现办公用品有丢失、损坏或浪费等情况，应及时查明原因，并向综合管理部门报告。

监督与检查

1.内部审计：公司审计部门应定期对办公用品的申请、采购、使用和管理情况进行审计监督，检查是否存在违规操作、浪费资源、贪污受贿等行为。如发现问题，应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。

2.绩效评估：综合管理部门应将办公用品的管理情况纳入各部门的绩效考核体系，对办公用品使用效率高、节约成本效果显著的部门给予表彰和奖励；对管理不善、浪费严重的部门进行通报批评，并扣减相应的绩效分数。

附则

1.本办法由综合管理部门负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起施行，如有与本办法相抵触的其他规定，以本办法为准。

[公司名称]

[发布日期]