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机关文书收发制度范本

一、总则

一、总则

机关文书收发制度是机关单位内部管理的重要组成部分，旨在规范机关文书的管理与传递，确保机关文书的准确、及时、安全。本制度依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合本机关实际情况制定。本制度适用于本机关所有文书收发工作，包括公文、信函、报表、资料等。

(1)文书收发工作应遵循统一领导、分级负责、及时准确、安全保密的原则。机关文书部门负责全机关文书收发工作的组织、协调和监督，各部门应积极配合，共同维护文书收发工作的正常秩序。

(2)文书收发人员应具备较高的政治素质和业务能力，严格遵守国家法律法规和机关规章制度，严守国家秘密和机关秘密，确保文书安全。文书收发人员应定期接受培训，提高业务水平和服务质量。

(3)机关文书应实行分类管理，根据文书的性质、密级和重要性进行分类存放。对于涉密文书，应严格按照国家保密规定进行管理，确保涉密信息安全。机关文书部门应建立健全文书登记、归档、销毁等制度，确保文书管理的规范化、制度化。

二、收文管理

二、收文管理

(1)收文登记与分拣。收文部门在收到文书后，应立即进行登记，包括来文单位、文号、标题、密级、份数等基本信息。根据文书性质和内容，将文书分拣至相应的部门或个人。例如，某机关每月平均收到公文约1200份，通过分拣，平均每天处理文书约40份。

(2)文书传递与分发。收文后，文书应通过指定的传递渠道及时送达相关部门或个人。例如，某机关采用电子公文交换系统，平均每天处理电子公文约300份，确保文书传递的时效性。对于紧急或重要文书，应采取加急传递方式，确保文书在最短时间内送达。

(3)文书处理与归档。收文部门在收到文书后，应按照文书性质和内容进行分类处理。对于需要办理的文书，应按照规定程序及时办理，确保办理质量。例如，某机关对收到的公文，平均每份办理时间不超过3个工作日。对于不需办理的文书，应按照归档要求进行整理、归档。同时，对涉密文书，应严格按照国家保密规定进行管理，确保文书安全。如某次收文处理中，共涉及涉密文书50份，全部按照保密要求进行了妥善处理。

三、发文管理

三、发文管理

(1)发文起草与审核。发文部门在起草公文时，应明确发文目的、行文对象、文种选择和格式要求。起草过程中，应充分调查研究，确保公文内容准确、完整。起草完成后，由部门负责人进行初步审核，对不符合要求的公文提出修改意见。例如，某机关在起草年度工作总结时，经过部门负责人审核，共修改完善了30处内容。

(2)发文签发与登记。审核通过的公文，需提交给机关主要负责人签发。签发过程中，主要负责人应认真审查公文内容，确保公文符合法律法规和机关政策。签发完成后，发文部门对公文进行登记，包括文号、标题、签发人、发文日期等基本信息。登记完成后，公文进入排版、印刷、装订等环节。例如，某机关在一个月内共签发公文150份，全部按照规定流程完成。

(3)发文传递与归档。公文签发后，发文部门应通过指定的传递渠道及时将公文送达相关部门或个人。对于需要送达的公文，应确保送达的准确性和及时性。送达后，相关部门或个人应对公文进行签收登记。公文送达完毕后，发文部门对公文进行归档，包括整理、编目、入库等环节。归档的公文应按照档案管理要求进行保存，以备查阅。例如，某机关在一年内共归档公文2000份，确保了公文归档的规范性和完整性。

四、档案管理

四、档案管理

(1)档案收集与整理。档案收集是档案管理的基础，机关应建立健全档案收集制度，确保档案的完整性。例如，某机关每年收集档案量约为5000份，涵盖行政、人事、财务等多个领域。在档案整理过程中，采用统一的标准和分类方法，对档案进行编号、编目，确保档案的有序管理。如某次档案整理，共整理归档文件3000份，提高了档案检索效率。

(2)档案保管与维护。档案保管是档案管理的关键环节，机关应确保档案的物理安全和信息安全。例如，某机关设置专门的档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施，确保档案的安全。同时，对电子档案进行加密存储，防止信息泄露。在档案维护方面，定期对档案进行检查、修复，延长档案使用寿命。如某次档案检查，共发现并修复损坏档案100余份。

(3)档案利用与服务。档案利用是档案管理的最终目的，机关应提供便捷的档案查阅服务。例如，某机关设立档案查阅室，配备专业的档案查阅人员，为公众提供档案查阅服务。同时，通过建立档案信息数据库，实现档案的在线查询。此外，机关还应定期举办档案展览、讲座等活动，提高公众的档案意识。如某次档案展览，吸引了超过1000人次参观，有效提升了档案的利用率。

五、监督与考核

五、监督与考核

(1)监督机制。为确保机关文书收发制度的有效执行，设立专门的监督机构，负责对文书收发工作的全过程进行监督。监督机构应定期