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机关收发室管理制度

一、总则

机关收发室作为机关内部文件流转的重要枢纽，其管理制度的制定旨在确保机关文件收发工作的规范、高效和安全。本制度依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，特制定本制度。

(1)本制度适用于本机关所有收发文件、资料、信函等物品的管理。收发室工作人员应严格遵守国家法律法规，坚持原则，认真负责，确保文件收发工作的顺利进行。

(2)收发室应建立健全文件收发登记制度，详细记录收发文件的名称、数量、收发时间、收发人等信息，确保文件收发的可追溯性。同时，收发室应定期对文件进行整理归档，确保文件管理的有序性和完整性。

(3)收发室工作人员在收发文件时应认真核对文件内容，确保文件无误。对于涉密文件，应严格按照保密规定进行收发和管理，防止失密、泄密事件的发生。同时，收发室应定期对工作人员进行保密教育和业务培训，提高其保密意识和业务水平。

二、职责与分工

(1)收发室负责人负责收发室的整体管理工作，包括制定收发室工作计划、组织实施收发室工作、监督收发室工作流程以及协调解决工作中出现的问题。同时，负责人需对收发文件的保密性和准确性负责。

(2)收发室工作人员具体负责文件的接收、分发、登记和归档工作。接收文件时，应核对文件来源、名称、数量等，确保文件准确无误。分发文件时，应根据文件内容指定接收部门或个人，并及时通知接收者。登记工作要求详实记录文件的收发情况，便于查询和管理。

(3)收发室工作人员需定期对收发室环境进行清洁整理，保持室内整洁，确保文件存放有序。同时，负责对收发室设施设备进行维护保养，确保其正常运行。在遇到突发事件或紧急情况时，收发室工作人员应积极配合相关部门进行处理，确保机关工作的正常运行。

三、收发流程

(1)文件接收流程：收发室工作人员在接收文件时，应仔细核对文件封皮上的单位名称、文号、标题、密级等信息，确认无误后，在接收登记簿上做好记录。对于涉密文件，还需检查文件保密标签是否完好。接收后，根据文件紧急程度和内容，将文件分类放置在相应的待分发区域。

(2)文件分发流程：收发室工作人员在分发文件前，需再次核对文件信息，确保文件无误。根据文件接收登记簿上的信息，将文件送至指定部门或个人。对于需要领导审批的文件，应及时送达相关领导，并做好登记。对于紧急文件，应优先处理，确保文件及时送达。文件分发后，收发室工作人员需在接收登记簿上注明分发时间、接收人等信息。

(3)文件归档流程：收发室工作人员在文件分发完毕后，需对文件进行分类整理，按照文件分类归档制度，将文件放入相应的档案盒内。对于定期归档的文件，应按照档案管理规定，及时向档案室移交。归档文件应保持清洁、整齐，便于查阅。在归档过程中，收发室工作人员需对文件进行编号，确保文件归档的准确性和完整性。对于已归档文件，收发室需定期进行核查，确保文件安全、无损。

四、管理与监督

(1)收发室管理方面，根据过去一年的统计数据，收发室共处理文件和资料超过10万份，其中涉密文件占比约15%。为了确保文件安全，收发室实行24小时监控，配备专业安保人员。例如，2022年3月，收发室成功拦截一起企图非法获取涉密文件的企图，避免了重大泄密事件的发生。

(2)监督机制方面，机关内部设立文件监督管理小组，负责对收发室工作进行定期和不定期的监督检查。2023年第一季度，监督管理小组共开展5次监督检查，发现并整改了3项管理漏洞。此外，收发室每月向监督管理小组汇报工作情况，包括文件收发数量、保密情况等，确保收发工作透明公开。

(3)培训与考核方面，收发室每年组织2次针对新入职和在职工作人员的保密教育和业务培训，提高工作人员的保密意识和业务能力。2022年，收发室工作人员通过培训，保密知识测试平均成绩达到90分以上。同时，收发室实施绩效考核制度，将文件收发准确率、保密工作完成情况等纳入考核范围，确保收发工作质量。例如，2021年，收发室文件准确率达到99.8%，保密工作无差错，有效保障了机关信息安全。