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文书档案管理规定(二)

一、文书档案的收集与归档

(1)文书档案的收集工作是确保档案资料完整性和连续性的重要环节。在我国，文书档案的收集工作遵循国家档案局的相关规定，要求各单位必须建立健全档案收集制度。根据《中华人民共和国档案法》的规定，各级国家机关、企事业单位、社会团体和其他组织必须按照档案收集的范围、标准和要求，及时、完整地收集各类档案资料。据统计，我国每年的文书档案收集量达到数亿件，其中政府机关的档案收集量尤为庞大。例如，某市政府办公厅在2020年度共收集各类文书档案超过200万件，其中包括文件、报告、记录等。

(2)文书档案的归档是档案管理的重要环节，它涉及档案的分类、编号、装订等多个步骤。归档工作要求档案员严格按照档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行整理。在实际操作中，档案员需要根据档案的性质、内容和时间等因素，将其归入相应的类别。例如，在归档过程中，档案员会对公文按照发文机关、发文日期、公文类型等进行分类。此外，归档时还需对档案进行编号，确保每份档案都有唯一的标识符。以某企事业单位为例，其档案归档工作实行年度归档制度，每年对上一年度的档案进行归档，确保档案的及时性和准确性。

(3)文书档案的收集与归档工作不仅需要严格按照法律法规和制度执行，还需要借助现代信息技术手段提高工作效率。目前，我国许多企事业单位已经开始采用电子档案管理系统，实现了档案的数字化、网络化和智能化管理。以某大型企业为例，其电子档案管理系统集成了档案收集、整理、保管、查阅等功能，实现了档案管理的自动化。该系统自投入使用以来，大大提高了档案收集与归档工作的效率，降低了人工成本，同时也为档案的查阅和利用提供了便捷。据统计，该系统上线后，档案查阅时间缩短了50%，档案管理效率提高了30%。

二、文书档案的鉴定与整理

(1)文书档案的鉴定是档案管理中的关键环节，它旨在对档案的价值进行评估，以确定哪些档案应予以保留，哪些可以销毁。鉴定工作通常由专门的档案鉴定委员会负责，委员会成员包括档案管理专家、历史学者、法律专家等。在鉴定过程中，档案员需对档案的完整性、真实性和历史价值进行综合评估。例如，一份历史文献可能因其历史背景和内容的重要性而被鉴定为一级档案，而一些日常性的文件则可能被鉴定为不具备长期保存价值。近年来，随着档案数字化进程的加快，电子档案的鉴定工作也日益受到重视。

(2)文书档案的整理是确保档案有序管理和便于利用的重要步骤。整理工作主要包括对档案的归类、编目和装订。在整理过程中，档案员需根据档案的分类方案，将档案按照一定的逻辑顺序进行排列。例如，按照档案的年份、类别、发文机关等进行分类。同时，对每份档案进行编目，包括档案的标题、作者、形成时间、档号等信息，以便于检索和查询。此外，整理档案时还需注意保持档案的原貌，避免人为损坏。在实际操作中，一些特殊类型的档案，如录音、录像等，需要采取特殊的整理方法。

(3)文书档案的整理工作不仅要求档案员具备扎实的专业知识，还需要运用现代信息技术。随着档案数字化程度的提高，电子档案的整理工作逐渐成为主流。电子档案的整理涉及数据的备份、存储、检索等多个方面。例如，某档案管理部门采用电子档案管理系统，实现了档案的在线整理和检索。该系统支持多种数据格式，能够满足不同类型档案的整理需求。在整理过程中，档案员通过系统对电子档案进行分类、编目和归档，提高了档案管理的效率和准确性。此外，电子档案的整理还注重数据的安全性，通过加密、备份等措施确保档案数据的安全。

三、文书档案的保管与维护

(1)文书档案的保管与维护是档案管理工作的核心内容之一，其目的是确保档案的完整性和长期保存。档案保管工作遵循国家档案局的相关标准和规范，包括对档案的存放环境、温度、湿度、光线等条件的严格控制。例如，档案库房应保持恒温恒湿，温度控制在14℃至24℃之间，相对湿度控制在45%至60%之间。此外，档案库房还需配备防火、防盗、防虫、防霉等设施，以防止档案因自然灾害或人为破坏而受损。以某市级档案馆为例，其档案库房采用智能温湿度控制系统，实现了档案环境的实时监测和调节。

(2)文书档案的维护工作涵盖了档案的日常保养、修复和保护等多个方面。在日常保养方面，档案员需定期对档案进行检查，确保档案的整洁和完好。对于出现破损、褪色或污染的档案，应及时进行修复和清洁。例如，对于纸张档案，可使用专业修复材料和工具进行加固；对于照片档案，则需采用特殊的清洁剂和保养技术。同时，档案维护还包括对档案材料的定期更换，如将易氧化的档案材料更换为更稳定的材料。以某企业档案室为例，其每年对档案进行一次全面检查和维护，确保档案的长期保存。

(3)文书档案的保管与维护工作还涉及到档案数字化和电子化管理。随着信息技术的快速发展，越来越多的档案被数字化处理