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收文管理制度(范文)

一、总则

一、总则

（1）为加强机关文件管理工作，提高文件处理效率，确保文件安全，根据国家有关法律法规和上级文件精神，结合本机关实际，制定本制度。

（2）本制度适用于本机关各部门、各单位及全体工作人员。收文管理工作应遵循统一领导、分级负责、严格规范、及时准确的原则。

（3）机关收文工作应严格按照文件管理权限和程序进行，确保文件的完整、准确、及时传递和归档。各部门、各单位应积极配合，共同做好收文管理工作。

二、收文范围和分类

二、收文范围和分类

（1）收文范围包括但不限于以下几类文件：国家法律法规、政策文件；上级机关、领导批示、会议纪要；同级机关、部门间的业务指导、工作联系、信息交流文件；下级机关、单位的工作报告、请示、汇报等；其他与本机关职责、业务相关的文件。以本年度为例，收文量达到5000余件，其中政策法规类文件占比30%，业务指导类文件占比40%，工作联系类文件占比20%，其他类文件占比10%。

（2）收文分类根据文件的重要程度、紧急程度和保密程度分为以下三级：一级文件，指对国家政治、经济、社会稳定和国家安全有重大影响的文件，如国家领导人讲话、重要会议纪要等；二级文件，指对机关工作有较大影响，需各部门、各单位共同执行的文件，如政府工作报告、部门工作计划等；三级文件，指对机关工作有一定影响，需相关单位执行的文件，如部门通知、工作简报等。以某部门为例，一级文件处理时间为2小时，二级文件处理时间为24小时，三级文件处理时间为48小时。

（3）收文分类还包括按文件来源进行分类，如政府文件、部门文件、企事业单位文件等。以某季度为例，政府文件占比45%，部门文件占比30%，企事业单位文件占比25%。同时，根据文件性质，还可将收文分为行政文件、党务文件、业务文件等，便于各部门、各单位根据自身职责进行分类管理和使用。例如，在疫情防控期间，某机关共收到各类疫情防控文件100余件，其中行政文件占比50%，党务文件占比30%，业务文件占比20%。通过科学的分类管理，有效提高了文件处理的效率和质量。

三、收文程序和流程

三、收文程序和流程

（1）收文登记。收文人员收到文件后，应立即进行登记，包括文件来源、收文编号、文件标题、收文时间、收件人等基本信息。登记过程中，对于涉密文件，还需注明密级。以某机关为例，每日收文登记量平均达100份，登记工作严格按照文件类型和保密要求执行。

（2）文件分发。登记完成后，根据文件性质和接收部门职责，由收文人员将文件分发至相关承办部门。分发过程中，应确保文件准确无误地送达至指定部门。如遇紧急文件，应优先处理，确保时效性。以某季度为例，紧急文件占比15%，非紧急文件占比85%，通过高效分发，确保了文件及时传递至承办部门。

（3）文件阅办。承办部门收到文件后，应立即组织人员进行阅办。阅办过程中，应认真研究文件内容，提出处理意见和建议，形成办理结果。办理结果应包括对文件内容的理解、执行措施、预期效果等。以某年度为例，收文阅办周期平均为5个工作日，其中一级文件处理时间不超过2个工作日，二级文件处理时间不超过3个工作日，三级文件处理时间不超过5个工作日。通过规范化的阅办流程，确保了文件办理的高效性和准确性。

四、收文管理和归档

四、收文管理和归档

（1）收文管理应建立严格的文件传阅制度，确保文件在各部门间的流转有序。传阅过程中，应记录传阅人员、传阅时间、文件状态等，以备查证。对于重要文件，实行专人负责，确保文件安全。

（2）归档工作应在文件办理完毕后及时进行。归档文件应按照文件类型、年份、密级等进行分类，并填写详细的档案目录。归档过程中，应确保文件完整无损，便于查询和利用。

（3）档案管理部门负责收文档案的长期保存和利用工作。对归档文件进行定期检查，确保档案的完整性和安全性。同时，提供档案查询服务，为机关内部和外部提供文件查阅便利。

五、监督与考核

五、监督与考核

（1）机关内部设立文件管理监督小组，负责对收文管理制度的执行情况进行监督。监督小组定期开展文件管理工作检查，包括收文登记、分发、阅办、归档等环节，确保各项流程规范执行。以某年度为例，监督小组共开展专项检查5次，发现并整改问题20余项，有效提升了文件管理水平。

（2）考核工作与文件管理人员的绩效挂钩，建立考核评价体系。考核内容包括文件处理效率、准确率、保密程度、归档及时性等方面。以某季度为例，文件处理准确率达到98%，保密文件处理无泄密事件，归档及时率达到100%。通过对文件管理人员的考核，激发了工作积极性，提高了工作效率。

（3）对于违反文件管理规定的单位和个人，将依法依规进行严肃处理。以某年度为例，因文件管理不当导致信息泄露的事件发生2起，涉及责任人3人，均受到行政处分。通过严格的监督与考核机制，有效规范了文件管