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文书工作管理制度(3)

一、文书工作管理职责与权限

(1)文书工作作为组织内部信息传递和档案管理的重要组成部分，其管理职责与权限的明确是确保文书工作高效、规范进行的关键。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，各部门应设立专门的文书管理人员，负责文书工作的日常管理和监督。具体而言，文书管理人员的职责包括：一是对文书的收集、整理、归档工作进行统一规划，确保文书的完整性、真实性和连续性；二是建立健全文书工作制度，规范文书撰写、传递、存档等各个环节，提高文书工作的质量和效率；三是定期对文书工作进行监督检查，发现问题及时整改，确保文书工作的规范性。以某国有企业为例，其文书管理人员通过严格执行制度，每年对近万份文件进行整理归档，有效提高了文书管理质量。

(2)文书工作的权限管理旨在确保文书的合理使用，防止滥用和泄露。各部门和岗位在文书工作中的权限划分如下：首先，文书管理人员对文书的收集、整理、归档具有决定权，负责制定文书工作流程和规范，并对文书的使用进行审批；其次，文书的使用者需遵循规定的权限范围，不得擅自复制、转发或泄露文件内容；再次，各部门负责人对涉及本部门业务的文书拥有查阅、使用、批准的权限，但需确保信息安全；最后，公司内部设立专门的信息安全管理部门，对涉密文书进行集中管理，确保国家安全和企业利益。以某政府部门为例，通过对文书权限的严格控制，成功避免了多起信息安全事件的发生。

(3)文书工作的职责与权限管理应与绩效考核相结合，以激励工作人员提高工作效率和质量。具体考核指标包括：文书管理制度的执行情况、文书归档的准确性、文书传递的及时性、文书保密工作的落实情况等。考核结果将作为员工年度评优、晋升的重要依据。此外，对于违反文书工作规定的行为，将依法依规进行处理，包括但不限于警告、记过、降级、解除劳动合同等。例如，某企业一名文书管理人员因违规泄露公司商业机密，被处以解除劳动合同的处罚，充分体现了对文书工作职责与权限管理的严肃态度。

二、文书工作流程与规范

(1)文书工作流程包括文书起草、审核、签发、登记、分发、传阅、归档、销毁等环节。文书起草应遵循简洁、准确、规范的原则，确保文件内容完整、表述清晰。审核环节由相关部门负责人对文件内容、格式、合规性等进行审核，确保文件质量。签发环节由负责人签署意见，对文件正式生效。登记环节记录文件的基本信息，便于查询和管理。分发环节根据文件性质和内容，确定分发范围和对象。传阅环节确保文件及时传达到相关责任人，征求意见。归档环节将文件按时间、类别等标准整理归档，便于长期保存和查询。

(2)文书规范包括格式规范、内容规范和用词规范。格式规范要求文件封面、标题、正文、落款等部分格式统一，字体、字号、行距等符合标准。内容规范要求文件内容真实、准确、完整，避免遗漏和误解。用词规范要求文件用语规范、简洁，避免使用模糊、歧义性词汇。此外，文件编号、标题、签发日期等关键信息应准确无误。以某单位为例，其公文格式规范为：标题采用“发文机关+事由+文种”的格式，公文编号统一编制，确保文件标识的唯一性。

(3)文书管理应遵循保密原则，确保文件安全。涉密文件应采取加密、封存、指定专人管理等措施，防止泄露。文件传阅时，应确保文件在规定的时间和范围内传达到相关人员，防止文件遗失或被误传。文件归档后，应定期进行抽查，确保档案的完整性和准确性。销毁文件时，应严格按照规定程序进行，防止文件信息泄露。例如，某企业对涉密文件进行销毁时，采用专业的碎纸机进行粉碎，确保文件信息无法恢复。

三、文书工作监督与考核

(1)文书工作监督与考核是确保文书工作质量与效率的重要手段。在监督方面，通常设立专门的监督机构或由文书管理部门负责，对文书工作的各个环节进行定期和不定期的检查。例如，某政府部门设立了文书工作监督小组，每年对各部门的文书工作进行两次全面检查，涉及文件起草、审核、签发、分发、归档等环节。通过检查，发现并纠正了100余起文书工作不规范问题，有效提升了文书管理水平。此外，监督小组还定期对文书管理人员进行培训，提高其业务能力和职业素养。

(2)文书工作考核通常包括定量考核和定性考核两部分。定量考核主要依据文书数量、质量、完成时间等指标进行，如某企业对文书管理人员制定了以下考核标准：每月起草文件不少于20份，文件合格率不低于95%，文件处理时间不超过24小时。定性考核则侧重于文书工作过程中的规范性、保密性、服务态度等方面。例如，某单位对文书管理人员的考核中，规定了以下标准：严格遵守保密规定，无泄密事件发生；积极协助其他部门工作，无投诉情况；文书工作态度认真负责，无迟到早退现象。通过综合考核，该单位文书管理人员年度考核合格率达到了98%。

(3)文书工作监督与考核结果的应用至关重要。考核结果不仅作为员工绩效评定的依