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2025年小学学校档案管理制度(三)

一、档案分类与归档

(1)在2025年的小学学校档案管理制度中，档案分类与归档是确保档案管理科学化、规范化的关键环节。根据《中华人民共和国档案法》及相关规定，学校档案应分为文书档案、教学档案、基建档案、设备档案、财务档案、人事档案等六大类。其中，文书档案包括学校发展规划、行政命令、会议记录等；教学档案包括课程设置、教学计划、教学质量评价等；基建档案包括校舍建设、维修记录等；设备档案包括教学设备清单、使用维护记录等；财务档案包括经费预算、收支明细等；人事档案包括教职工人事信息、考核评优等。例如，某小学在整理教学档案时，共归档各类课程教学计划500余份，教学质量评价报告300余份，有效提升了教学质量管理的科学性和准确性。

(2)档案归档工作应遵循“集中管理、按类归档、逐件编号、定期整理”的原则。具体操作上，学校应设立专门的档案室，配备必要的档案柜和防火、防盗、防潮、防虫等设施。归档时，按照档案分类体系，对各类档案进行编号、分类、装订，并填写档案目录卡。此外，学校还应建立档案归档登记制度，对归档档案进行详细登记，确保档案的完整性和可追溯性。以某小学为例，在2024年度，该校共归档各类档案8000余件，其中电子档案占60%，纸质档案占40%，归档率达到100%，为学校教育教学提供了有力保障。

(3)在档案分类与归档过程中，学校还需关注档案的时效性和准确性。对于已过时效的档案，应及时进行鉴定和销毁，避免占用过多空间和资源。对于新产生的档案，应确保档案信息的准确性和完整性。例如，在归档教学档案时，要求教师提交的教案、教学笔记等材料必须完整、规范，不得出现错别字、涂改等现象。此外，学校还应定期对归档档案进行抽查，确保档案归档质量。据某小学统计，2024年度共抽查归档档案2000余件，发现并纠正问题档案50余件，有效提高了档案归档质量。

二、档案保管与维护

(1)在档案保管与维护方面，2025年的小学学校档案管理制度强调采用现代化的档案保管技术。学校档案室配备恒温恒湿设备，确保档案库房温度控制在15-25摄氏度，湿度控制在45%-65%之间。此外，库房内安装了烟雾报警器、自动灭火系统等安全设施，以防火灾和意外事故。以某小学为例，该校在2024年投入50万元升级档案保管设施，使档案保存年限延长至50年。据统计，该小学共保管各类档案10000余卷，其中包括历史档案2000卷。

(2)学校对档案的日常维护也提出了严格要求。定期对档案进行除尘、消毒，以防止霉菌、虫害等对档案的损害。档案工作人员需定期检查档案的存放状态，如发现破损、潮湿等问题，应及时修复或转移。例如，某小学在2024年共开展档案维护活动20次，处理破损档案300余件。同时，学校还制定了档案数字化计划，对重要档案进行扫描和备份，以确保档案的长期保存。目前，该校已数字化档案8000余件。

(3)档案保管与维护工作还需加强工作人员的专业培训。学校定期组织档案管理人员参加业务培训，提升其档案保管、检索、鉴定等能力。此外，学校还制定了严格的档案保密制度，确保档案信息的安全。例如，某小学在2024年组织档案管理人员培训10次，培训人次达到50人。同时，该校对涉密档案实行专柜存放、专人负责，确保档案信息安全无虞。据统计，该校自2024年以来，未发生一起档案信息安全事件。

三、档案利用与查询

(1)学校档案利用与查询服务旨在满足师生、家长以及社会各界对档案信息的合理需求。通过建立高效的档案检索系统，实现了档案的快速查找和便捷利用。学校档案室配备多台电脑，连接校园网络，确保档案查询服务24小时不间断。以2025年第一季度为例，学校档案室共接待查询服务100余次，其中师生查询占60%，家长和社会查询占40%。

(2)档案查询服务遵循“公开、高效、便民”的原则。学校制定了详细的档案查询指南，明确查询流程、所需材料以及服务承诺。查询者可通过电话、网络或现场预约的方式进行档案查询。例如，某小学在2024年优化了档案查询服务，实现了档案信息在线查询，大大提高了查询效率。

(3)学校档案室还积极拓展档案利用途径，定期举办档案展览、学术讲座等活动，提高档案的利用率。例如，某小学在2024年成功举办了“百年校史档案展”，吸引了众多师生和校友参观，得到了广泛好评。此外，学校还与其他学校、研究机构开展合作，共同研究和利用档案资源，推动档案工作的创新发展。

四、档案安全与保密

(1)在档案安全与保密方面，2025年小学学校档案管理制度强调了档案信息安全的极端重要性。学校档案中包含大量涉及师生个人信息、教育教学成果、学校财务状况等敏感信息，一旦泄露，可能对学校和个人造成不可估量的损失。因此，学校制定了严格的档案安全保密措施。例如，某小学在2024年对档