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我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式

一、公文载体要求

(1)我国通用的公文载体主要包括纸质载体和电子载体。纸质载体主要是指使用A4纸作为书写材料，其尺寸为210mm×297mm。在实际应用中，公文纸张通常采用70g-80g的书写纸，以确保文字清晰、不易褪色。例如，国务院发布的《国务院办公厅关于进一步加强公文处理工作的通知》中明确指出，各级政府机关公文应当使用符合国家标准的A4纸。

(2)随着信息技术的快速发展，电子载体在公文处理中的应用越来越广泛。电子载体主要包括电子邮件、电子公文系统等。根据《中华人民共和国电子签名法》的规定，电子公文具有与纸质公文同等的法律效力。例如，某市税务局在办理税务事项时，通过电子公文系统向纳税人发送税务通知，纳税人可以通过电子签名确认收到通知。

(3)在公文载体选择方面，应遵循以下原则：一是实用原则，根据公文内容、性质和用途选择合适的载体；二是安全原则，确保公文内容在传输、存储和使用过程中的安全；三是便捷原则，便于公文处理和查阅。例如，某企业内部公文处理过程中，结合实际需要，采用纸质载体与电子载体相结合的方式，既满足了日常办公需求，又提高了公文处理效率。

二、公文书写要求

(1)公文书写应遵循规范格式，包括标题、主送机关、正文、附件等部分。标题一般由发文机关名称、事由和文种组成，如《国务院关于进一步加强环境保护工作的决定》。主送机关指公文的主要接收单位，需明确写出全称或规范化简称。正文部分应条理清晰，层次分明，通常采用一级标题、二级标题等形式。例如，某省人民政府发布的《关于推进农村集体产权制度改革的指导意见》中，正文部分分为“一、总体要求”、“二、主要任务”等若干部分，使读者易于理解。

(2)公文书写文字应简洁明了，避免使用口语化、模糊不清的表述。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文文字应使用规范的书面语，尽量减少使用缩写、简称。在表述过程中，应准确反映公文内容，避免产生歧义。例如，某市人力资源和社会保障局在发布《关于调整企业职工基本养老保险缴费基数的通知》中，明确指出“调整后的缴费基数从2021年1月1日起执行”，确保企业了解具体执行时间。

(3)公文书写应注重格式规范，包括字体、字号、行距、页边距等。通常，公文正文采用仿宋体或宋体，字号为三号，行距为28磅。页边距一般设置为上下左右各2.54厘米。此外，公文书写应保持页面整洁，避免出现涂改、污损等现象。例如，某县政府在发布《关于进一步加强农村道路建设的实施方案》时，严格按照格式要求进行排版，确保公文外观美观、易于阅读。

三、公文装订要求

(1)公文装订是公文处理的重要环节，其目的是确保公文的安全、整洁和便于保存。根据《党政机关公文格式》的规定，公文装订应采用左侧装订方式，即文件左侧留出足够的装订空间。装订线宽度一般为2.5毫米，装订位置距离文件底部约25毫米。在实际操作中，公文装订线宽度不宜超过3毫米，以免影响公文的美观和稳定性。例如，某市税务局在装订年度工作报告时，严格按照规定尺寸进行装订，确保每份报告的装订线宽度在2.5毫米以内。

(2)公文装订材料应选用质量优良、耐久性强的装订材料，如不锈钢订书针、铆钉、塑料夹等。装订材料的选择应考虑公文的保密性、安全性和美观性。例如，涉及国家秘密的公文，应采用铆钉装订，以确保文件在运输和存储过程中的安全。在装订过程中，应注意避免使用过于尖锐的装订材料，以免损坏公文。某省人民政府在装订《关于推进政府职能转变和机构改革的实施方案》时，选用了不锈钢订书针进行装订，既保证了公文的保密性，又确保了装订的美观。

(3)公文装订后的外观应整洁、美观，无破损、皱褶等现象。装订后的公文应平铺在桌面上，无明显倾斜。装订后的公文厚度不宜超过30毫米，以免影响查阅和保存。在装订过程中，应注意公文页码的编排，确保页码清晰、连续。例如，某市财政局在装订《关于2019年度财政预算执行情况的报告》时，将报告分为三个部分进行装订，每部分厚度控制在15毫米以内，方便查阅。同时，对每部分报告的页码进行了仔细编排，确保了页码的连续性和准确性。