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山西公司人事档案管理办法

第一章总则

第一条为加强山西公司（以下简称“公司”）人事档案管理工作，进一步提高人事档案管理水平，保护和利用档案，为人才队伍建设服务，制定本办法。

第二条人事档案管理应遵循以下原则：

（一）规范管理；

（二）安全与保密管理。

第三条本办法的支持性文件为中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《集团公司人事档案管理办法》、《上级有限责任公司人事档案管理办法》。

第二章职责

第四条公司综合部负责本单位员工的人事档案管理。

第三章内容与分类

第五条人事档案内容与分类如下：

（一）履历材料；

（二）自传材料；

（三）鉴定、考核、考察材料；

（四）学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务评审表、考绩表、审批材料等）；

（五）政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍及参加工作时间等问题的审查材料等）；

（六）参加中国共产党、共青团及民主党派材料；

（七）奖励材料（包括科学技术和业务奖励、模范争先事迹）；

（八）处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见等）；

（九）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种会议代表登记表等材料；

（十）其它可供组织参考的材料。

第六条综合部要制作由公司管理的领导班子成员人事档案的副本，副本为正本（不含一、十类）材料的复印件。

第四章管理

第七条人事档案管理包括：收集、鉴别和整理人事档案材料；办理人事档案的查阅、借阅和转递；人事档案的统计、保密、安全、保护工作。

第八条收集、鉴别和整理

（一）收集本单位人员的任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映德、能、勤、绩、廉等方面的材料，以及本人填写的履历表、本人自传、组织鉴定等材料。

（二）对收集的材料进行鉴别。对真实、完整齐全、文字清楚、手续完备的归档材料进行归档，不属于归档范围的材料不得归档。对需要销毁的材料,销毁前必须详细登记，并报请主管负责人审查批准后进行。

（三）整理档案材料统一使用16K规格（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸。不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。档案卷皮、目录和档案袋的式样，实行统一的制作标准。

第九条查阅、借阅和转递

（一）查阅和借阅人事档案必须认真填写《查阅（借阅）人事档案审批表》，按照查阅、借阅人事档案的有关规定办理审批手续。凭借阅单位介绍信及查阅人证件查（借）阅人事档案。

1．档案管理人员要根据规定，确定是否提供或提供哪类材料。

2．任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属档案。档案工作人员本人及在回避范围内的亲属档案，由综合部指定专人保管。

（二）档案一般不允许外借，如必须借出使用时要说明理由，经综合部负责人报请分管领导批准，并严格履行手续后才可借出。任何人不得擅自将档案转借他人。对借出的档案要限期归还。

（三）员工工作调动或职务变动后应及时转递档案。

1．人事档案应通过机要部门转递或派专人送取，不准以平信、挂号、包裹等公开邮寄或本人自带。

2．原单位要在转递人事档案之前进行一次认真清理，保证档案材料齐全完整，转递时不得截留任何材料。

3．转递人事档案必须按统一规定的《人事档案转递通知单》详细登记，严密包封。

4．收到档案的单位经核对无误后，经办人在转递回执单上签字并加盖公章后返回原单位。逾期一个月未收到转递回执单时，原单位应进行催问，以防档案丢失。

第十条保管与保护

（一）领导班子成员的人事档案正本由上级单位保管，副本由综合部保管。

1．领导班子成员退休后，其档案正本由上级单位退回公司综合部，由综合部转交地方退管中心进行保管。不能转交地方退管中心保管的，暂由综合部保管。

2．员工解除劳动合同，到其他单位就业的其档案转至就业单位。未就业的，其档案按程序转入所在地就业管理机构。

（二）要建立坚固、防火、防潮的人事档案库房，配备铁质档案柜。

（三）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和措施应经常检查，要保持库房的清洁和适宜的温湿度。

（四）建立人事档案登记和统计制度，每年全面核对一次档案，发现问题及时解决。

（五）如有条件要设置专门的人事档案阅档室和档案整理室。档案库房、阅档室和档案整理室要分开设置。

（六）人事档案管理工作中所需必要的设备和业务经费，应单独立项，列入公司预算统筹解决。

第五章纪律与要求

第十一条严禁任何个人私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的,视情节轻重予以严肃处理。

第十二条必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

第十三条查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第十四条借用、查阅档案的单位和个人不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需