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学校办公室收发文管理制度(通用10)

一、总则

一、总则

学校办公室收发文管理制度旨在规范学校内部文件收发工作，提高工作效率，确保文件传递的准确性和及时性。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。

本制度适用于学校各部门、各单位及教职工在收发文过程中的管理工作。收发文工作应遵循以下原则：

(1)集中统一原则：学校办公室负责全校文件的收发、登记、分送、传阅、归档等工作，确保文件传递的统一性和规范性。

(2)及时准确原则：收发文工作应做到及时接收、处理、传递文件，确保文件内容准确无误，为学校各项工作提供有力保障。

(3)安全保密原则：对涉密文件实行严格管理，确保文件安全，防止失密、泄密事件发生。

本制度自发布之日起施行，学校各部门、各单位应严格遵守，并积极配合学校办公室做好收发文工作。以下为具体实施要求：

-学校办公室设立专门收发文岗位，负责文件收发、登记、分送等工作。

-文件收发时，应仔细核对文件内容、数量、封口等，确保无误。

-收到的文件应及时登记，并按照文件性质、紧急程度等进行分类。

-文件传阅时，应确保文件传递到指定人员手中，并做好传阅记录。

-发文前，应严格审核文件内容，确保文件符合法律法规和学校相关规定。

-发文后，应及时将文件送达相关部门，并做好发送记录。

-对涉密文件，应采取加密、封存等措施，确保文件安全。

-定期对收发文工作进行总结、分析和评估，不断优化工作流程，提高工作效率。

案例一：某学校办公室在收发文过程中，由于工作人员疏忽，导致一份重要文件在传递过程中延误，给学校工作造成了严重影响。经查，该事件是由于收发文管理制度执行不到位，工作人员责任心不强所致。为此，学校对相关责任人进行了严肃处理，并加强了对收发文工作的管理和监督。

案例二：某学校办公室在收发文工作中，严格执行安全保密原则，对涉密文件采取了加密、封存等措施，确保了文件安全。该事件充分说明了学校办公室在收发文工作中，坚持安全保密原则的重要性。

二、收文管理

(1)收文管理作为学校办公室的一项核心工作，严格执行《中华人民共和国档案法》的相关规定，确保每份文件的合规性。根据统计数据，学校每月接收文件数量约为300份，其中涉密文件占比约为10%。为确保文件安全，所有收文均需经过严格登记、分类、编号，并由专人负责文件拆封、清点、登记工作。

(2)收文登记后，根据文件性质和紧急程度，学校办公室将文件及时分送至相关部门。紧急文件在收到后半小时内送达，非紧急文件在一小时内送达。为确保送达及时，学校采用电子邮箱、短信提醒等现代通信手段，提高文件传递效率。例如，在某次校园安全紧急会议的通知中，学校办公室通过电子邮箱发送通知，确保所有相关人员在一个小时内收到。

(3)收文处理过程中，学校办公室注重文件的归档工作。每月底，对所有收文进行归档，包括电子档和纸质档。归档工作严格按照《学校档案管理实施细则》执行，确保文件完整、安全。在某次年度检查中，学校档案管理部门对收文归档工作进行了全面审查，评价为优秀。这一成绩得益于学校办公室在收文管理方面的严格规范和高效执行。

三、发文管理

(1)学校办公室的发文管理是确保学校行政命令、通知、报告等文件有效传达和实施的重要环节。发文管理遵循规范、高效、保密的原则，严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行。发文流程包括文件起草、审核、签发、打印、分发和归档等环节。根据近三年的数据统计，学校每年的发文量约为2000份，其中行政命令类文件占40%，通知类文件占30%，报告类文件占20%，其他类文件占10%。

在文件起草阶段，各相关部门需确保文件内容准确、表述清晰，不得含有错误信息。文件起草后，需提交至学校办公室进行审核。审核过程包括对文件格式、内容、政策法规的合规性进行审查。审核通过后，文件将提交给主管领导签发。签发过程中，领导需仔细阅读文件内容，确保文件符合学校发展需要和法律法规要求。签发后的文件由学校办公室负责打印、封装，并通过内部信箱、电子邮箱或专人送达给相关部门。

(2)发文管理中，对于紧急文件，学校办公室采取特急处理机制，确保文件在第一时间送达。例如，在疫情防控期间，学校办公室收到一份关于疫情防控措施的紧急通知，立即启动特急处理程序，确保通知在半小时内送达至全校各班级、各部门。此外，学校办公室还定期对发文进行分类汇总，以便各部门及时了解学校最新动态和政策要求。

在文件分发环节，学校办公室建立了一套完善的分发制度。所有文件在打印后，由专人负责按照文件接收部门进行分类，并确保文件安全送达。分发过程中，学校办公室会对文件进行登记，记录文件送达时间、接收人等信息，以便后续追踪。对于需要回收的文件，学校办公室将采取统一回收机制，确保文件归档工作顺利进行。

(3)发文管理还