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学校办公室收发文管理制度
一、总则
(1)学校办公室收发文管理制度旨在规范学校内部文件收发流程，确保文件传递的及时性、准确性和保密性，提高学校行政工作效率。本制度适用于学校各部门、各学院及教职工的文件收发工作。
(2)收发文管理应遵循统一领导、分级负责、规范操作、安全保密的原则。学校办公室作为文件收发的中枢机构，负责全校文件的接收、登记、分拣、传递、归档等工作。各部门、各学院应积极配合，共同维护学校文件收发工作的正常运行。
(3)学校办公室应建立健全文件收发管理制度，包括文件接收、登记、分拣、传递、签收、归档等各个环节的具体操作流程和规范。同时，应定期对文件收发工作进行监督检查，确保制度得到有效执行。各部门、各学院应按照学校办公室的要求，及时报送文件，并对文件的完整性和准确性负责。
二、收文管理
(1)收文管理应严格按照文件性质、紧急程度和重要性进行分类处理。一般文件应在收到后当日登记，紧急文件应立即登记并优先处理。所有收文均需填写收文登记簿，详细记录文件来源、文号、标题、收文日期、接收人等信息。
(2)文件登记后，由学校办公室根据文件内容分发至相关部门或个人。收文人员应在规定时间内签收文件，并对文件的真实性、完整性和保密性进行确认。对于需要会签或处理的文件，应及时转交相关部门或个人，并跟踪处理进度。
(3)收文处理完毕后，由学校办公室负责归档。归档文件应按照文件类别、年份等标准进行分类整理，确保文件检索便捷。对具有长期保存价值的文件，应按照国家档案管理规定进行保管，定期对档案进行检查和维护，确保档案安全。同时，学校办公室应定期对收文工作进行总结和评估，不断优化收文流程，提高工作效率。
三、发文管理
(1)学校发文管理实行统一领导、分级审批制度。根据文件性质和内容，发文分为普通文件、重要文件和紧急文件三个等级。自2019年以来，学校发文量逐年上升，其中普通文件占比最高，达60%，重要文件和紧急文件分别占25%和15%。例如，2022年全年共发文1000份，其中普通文件600份，重要文件250份，紧急文件150份。
(2)发文前，各部门需填写《发文申请表》，明确发文目的、对象、内容、格式等。经部门负责人审核后，提交至学校办公室审批。审批流程包括校领导审批、办公室审核、印制分发等环节。2021年，学校办公室共收到发文申请表800份，审批通过率高达98%。例如，某学院在2020年提交的10份发文申请中，有9份在5个工作日内得到审批并印发。
(3)发文过程中，学校办公室负责文件的打印、装订、盖章、分发等工作。为确保发文质量，办公室对打印、装订等环节进行严格把控，确保文件格式规范、字迹清晰。2023年第一季度，学校办公室共印发各类文件500份，其中100份为彩色印刷，400份为黑白印刷。在文件分发方面，学校办公室采用电子邮箱、内部邮件系统等多种方式，确保文件及时送达相关人员手中。例如，某部门在收到紧急文件后，通过内部邮件系统在30分钟内完成文件分发，有效保障了工作进度。
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