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医院采购合同编号管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范医院采购合同编号的管理，确保合同编号的唯一性、准确性和可追溯性，提高采购工作效率，保障医院采购活动的合规性。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合医院实际情况，特制定本制度。

(2)医院采购合同编号管理遵循以下原则：统一管理、规范编号、公开透明、便于查询。具体来说，统一管理是指医院采购合同编号由专门部门负责，确保编号的唯一性和连续性；规范编号是指编号格式统一，包含采购类别、年份、序号等信息，方便识别和查询；公开透明是指编号规则和编号情况向全院公开，接受监督；便于查询是指通过编号能够快速找到对应的采购合同，提高工作效率。

(3)本制度适用于医院所有采购合同，包括但不限于药品、医疗器械、设备、材料等。医院采购合同编号采用十二位数字编码，具体构成如下：前四位为年份，第五位为采购类别代码，第六至九位为序号，最后三位为校验码。例如，2023年第二类采购合同的编号可能为“202300020001”。通过这种编码方式，可以有效区分不同年份、不同类别的采购合同，确保编号的唯一性。同时，医院将建立采购合同编号数据库，实现合同编号的自动化管理和查询，提高工作效率。

二、合同编号的设置与管理

(1)合同编号的设置应严格按照本制度规定的格式和流程进行。首先，由采购部门根据采购计划制定编号申请，包括采购类别、预算金额、预计采购时间等信息。其次，采购部门将编号申请提交至合同管理部门，由合同管理部门进行编号审核。

(2)合同管理部门在收到编号申请后，将根据年度采购预算、采购类别和合同编号规则，对申请进行审核，确保编号的唯一性和合理性。审核通过后，合同管理部门负责分配合同编号，并将编号信息录入合同编号数据库。同时，合同管理部门负责对已分配的编号进行跟踪管理，确保编号使用的规范性和连续性。

(3)合同管理部门应定期对合同编号数据库进行维护，包括但不限于更新合同状态、修改合同信息、删除无效编号等。在合同签订、变更、解除等环节，合同管理部门需核对合同编号，确保编号与实际合同一致。此外，合同管理部门应定期对合同编号使用情况进行统计分析，为医院采购决策提供数据支持。在合同编号管理过程中，如发现编号错误或违规使用，合同管理部门应及时纠正，并追究相关责任。

三、合同编号的变更与终止

(1)合同编号的变更仅限于合同内容或关键信息的调整，如合同金额、供应商、采购时间等。若发生变更，合同管理部门需及时更新合同编号数据库中的信息，并确保变更后的编号与原编号存在关联性。

(2)合同编号的终止情形包括合同履行完毕、合同解除、合同撤销等。在合同终止后，合同管理部门需在数据库中标注合同编号为终止状态，并记录终止原因及时间。对于已终止的合同，若需重新采购，应重新申请编号。

(3)合同编号的变更与终止需经过合同管理部门审核批准。在变更或终止合同编号前，相关责任部门应向合同管理部门提交书面申请，说明变更或终止的原因及具体内容。合同管理部门在收到申请后，应进行审核，并在确保变更或终止合法合规的情况下，予以批准。同时，合同管理部门负责将变更或终止信息通知相关利益相关方。

四、附则

(1)本制度自发布之日起实施，原有相关管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。医院各部门应严格按照本制度执行，确保采购合同编号管理的规范性和有效性。

(2)本制度的解释权归医院合同管理部门所有。在执行过程中，如遇特殊情况，合同管理部门可根据实际情况，经医院领导批准后，对本制度进行解释和调整。

(3)本制度如有未尽事宜，可根据医院实际情况和发展需求，由医院合同管理部门提出修订意见，经医院领导批准后，予以补充和完善。医院各部门应密切关注制度修订动态，及时了解和执行新修订的内容。本制度的实施和执行情况，将作为医院年度绩效考核的重要内容之一。