企业收文管理制度.docxVIP

PAGE

1-

企业收文管理制度

一、总则

（1）为规范公司收文管理工作，提高公文处理效率，确保公文传递及时、准确、安全，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门、各分支机构的公文收发、登记、传阅、归档等工作。公司内部各级人员应严格遵守本制度，共同维护公司公文管理秩序。

（2）公司收文管理应遵循以下原则：一是依法依规原则，严格按照国家法律法规和公司内部管理规定执行；二是统一管理原则，实行集中收文、统一登记、分级处理、分送阅办；三是及时高效原则，确保公文传递迅速，处理高效；四是保密安全原则，加强公文保密管理，确保公文安全。

（3）公司设立收文管理部门，负责公司收文工作的组织、协调和监督。收文管理部门应配备专职或兼职收文人员，负责收文的登记、分发、传阅、归档等工作。收文管理部门应定期对收文工作进行统计分析，及时向公司领导汇报收文工作情况。同时，收文管理部门还应加强对收文工作的监督检查，确保收文工作规范有序进行。

近年来，随着公司业务规模的不断扩大，公文数量也呈现出快速增长的趋势。据统计，公司每年收文量达到数千份，涉及公司内部各部门、各分支机构的各类文件。为了更好地应对这一挑战，公司收文管理部门积极采取了一系列措施，如优化收文流程、提高收文效率、加强保密管理等，取得了显著成效。例如，通过实施电子公文系统，实现了公文的无纸化处理，有效降低了纸质公文的使用量，提高了公文处理效率。此外，收文管理部门还定期组织收文培训，提升员工的公文处理能力，确保公司收文工作的高效运转。

二、收文范围与分类

（1）收文范围包括但不限于国家法律法规、上级主管部门文件、行业规范、合作伙伴往来文件、客户咨询、投诉及建议、市场调研报告、公司内部各部门和分支机构报送的各类报告、通知、请示等。以2023年为例，公司收文总量约为5000份，其中政府及上级主管部门文件占30%，合作伙伴及客户文件占20%，内部文件占50%。

（2）根据文件性质和内容，收文分为以下几类：政策法规类、业务指导类、行政事务类、财务报表类、人事管理类、市场信息类、技术资料类等。例如，某部门在一个月内接收政策法规类文件100份，业务指导类文件80份，行政事务类文件60份，财务报表类文件50份，人事管理类文件40份。

（3）对于收文分类，公司实行分级管理制度。一般性文件由收文管理部门负责分类处理，重要文件由部门负责人审核后交由收文管理部门处理。如遇紧急或重大事项，需立即上报公司领导，确保文件得到及时处理。例如，在2022年，公司针对突发事件处理的重要文件，均在24小时内完成分类、审核和上报工作，确保公司应对突发事件的能力。

三、收文处理流程

（1）收文处理流程主要包括以下环节：首先，收文人员对收到的文件进行初步检查，包括文件封皮、印章、附件等，确保文件完整无误。其次，对文件进行登记，包括文件名称、发文单位、文号、密级、紧急程度等，并录入电子文档管理系统。登记完毕后，收文人员根据文件性质和紧急程度，将文件分送至相关部门或领导。例如，2023年第一季度，收文登记量达到1200份，其中紧急文件100份，普通文件1100份。

（2）文件传阅环节，收文管理部门按照文件处理要求，将文件分发给相关部门或领导。传阅过程中，需确保文件传递及时，不得延误。同时，传阅人员需对文件内容进行初步审核，如有疑问，应及时与发文单位或相关部门沟通。在传阅完毕后，传阅人员需在文件上签字确认，并记录传阅情况。以2022年为例，公司共传阅文件2000份，其中有效签收率达到98%。

（3）文件处理环节，各部门或领导在收到文件后，应根据文件内容进行认真研读，并在规定时间内提出处理意见或建议。对于需要会办、协办的文件，应及时与相关部门沟通，确保文件得到妥善处理。处理完毕后，将文件退回收文管理部门，并由收文管理部门进行归档。2021年，公司文件处理效率达到90%，其中90%的文件在规定时间内得到有效处理。收文管理部门定期对文件处理情况进行跟踪，确保文件处理流程的规范性和有效性。