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公司收发文管理规定

一、总则

公司收发文管理规定第一章总则

（1）为加强公司公文管理，提高公文处理效率，确保公文质量，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关公文处理法规，结合公司实际情况，特制定本规定。

（2）本规定适用于公司各部门、各分支机构的公文收发、登记、传递、存档等工作。公司所有公文均应严格按照本规定执行，确保公文处理规范、高效、保密。

（3）公司设立收发文管理办公室，负责公文的收发、登记、传递、归档等工作。收发文管理办公室应配备专兼职人员，明确职责分工，确保公文处理工作的顺利开展。公司各部门应积极配合收发文管理办公室的工作，共同维护公司公文处理的秩序。同时，公司应定期对公文处理工作进行监督检查，对违反规定的行为予以严肃处理。

二、收文管理

公司收发文管理规定第二章收文管理

(1)收文处理流程

公司收文应严格按照以下流程进行处理：

-收文登记：收文人员应认真核对来文单位、文号、标题、密级等信息，确保登记准确无误。登记内容包括来文单位、文号、标题、密级、收到日期、登记人等。

-文件分类：根据公文性质和内容，将收文分为常规公文、紧急公文、重要公文和绝密公文等类别，并分别进行分类处理。

-文件传递：收文登记后，由收文人员按照公文类别和紧急程度，及时将公文传递至相关部门或领导。

-文件阅办：相关部门或领导应在规定时间内阅办公文，对需要办理的公文，应明确办理意见和责任人。

-文件归档：办结的公文应按照归档要求进行整理、归档，确保公文归档的完整性和准确性。

(2)收文登记与传递

收文登记是收文管理的重要环节，具体要求如下：

-收文登记应使用统一的收文登记簿，登记内容应包括来文单位、文号、标题、密级、收到日期、登记人等。

-收文登记簿应妥善保管，不得随意涂改、撕毁或丢失。

-收文传递应通过公司内部公文传递系统进行，确保公文传递的安全、快捷。

-对于紧急公文，应立即通知相关部门或领导，确保公文及时阅办。

(3)收文办理与归档

收文办理是公文管理的关键环节，具体要求如下：

-收文办理应严格按照公文性质、紧急程度和办理要求进行。

-对于需要办理的公文，相关部门或领导应在规定时间内提出办理意见，并明确责任人。

-办理完毕的公文应按照归档要求进行整理、归档，归档材料应完整、准确。

-收文归档应遵循“一事一档”的原则，确保归档材料的完整性和系统性。

-归档后的公文应定期进行清理和检查，确保档案的完好和安全。

三、发文管理

公司收发文管理规定第三章发文管理

(1)发文审批与签发

公司发文需经过严格的审批程序，具体流程如下：

-文件起草：各部门根据工作需要，起草公文，包括请示、报告、通知、通报等。

-初步审核：起草部门对公文内容进行初步审核，确保公文格式规范、内容准确。

-部门会签：起草部门将公文送至相关部门会签，会签部门应在规定时间内提出意见。

-终审签发：公文经会签后，由公司领导进行最终审核，签发公文。

-公文编号：签发后的公文由收发文管理办公室进行编号，确保公文编号的唯一性和连续性。

(2)发文格式与规范

公司发文格式应遵循以下规范：

-公文格式：公文应使用统一的公文格式，包括标题、主送机关、正文、落款等。

-标题规范：公文标题应简洁明了，准确反映公文内容。

-正文规范：公文正文应结构清晰，条理分明，语言准确。

-落款规范：公文落款应包括发文单位名称、发文日期和发文人姓名。

-密级标识：根据公文内容，正确标识密级，确保公文保密。

(3)发文传递与归档

发文传递与归档的具体要求如下：

-发文传递：发文后，收发文管理办公室应及时将公文传递至主送机关或相关人员。

-传递方式：根据公文性质和紧急程度，选择合适的传递方式，如快递、传真、电子邮件等。

-归档要求：办结的公文应按照归档要求进行整理、归档，归档材料应完整、准确。

-归档期限：公文归档应在办结后一个月内完成，确保公文归档的及时性。

-归档检查：定期对发文归档进行检查，确保归档材料的完整性和准确性。