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公司收发文管理制度范本

一、总则

(1)本制度旨在规范公司文件收发文管理工作，确保文件传递的及时性、准确性和保密性，提高工作效率，促进公司各项事务的顺利开展。公司各部门应严格遵守本制度，切实履行文件收发职责，保障公司文件管理工作的有序进行。

(2)公司文件分为内部文件和外部文件两大类。内部文件包括公司内部的各种通知、报告、请示、函件等；外部文件包括政府机关、上级单位、合作单位等发来的公文、信函等。文件根据重要性、紧急程度、保密程度等分为不同等级，具体等级划分及管理要求由公司行政管理部门制定。

(3)公司行政管理部门负责公司文件收发文管理的组织、协调和监督工作，具体职责包括：制定文件收发文管理制度、规范文件收发文流程、负责文件的登记、分发、归档和销毁等工作。各部门应指定专人负责本部门的文件收发工作，确保文件收发工作的高效、规范。

二、文件分类与编号

(1)公司文件分类依据其来源、用途、内容性质、保密等级等要素进行划分。内部文件按照公司内部各部门的职能和业务性质进行分类，如综合管理类、财务会计类、人力资源类、市场销售类等。外部文件则根据文件的来源单位性质和内容性质分类，包括政府文件、行业标准、合作协议、客户函件等。

(2)文件编号采用统一编号规则，分为年度编号和序号。年度编号以公历年份为前缀，如“2023”，序号则表示该年度内的文件顺序，如“001”、“002”等。编号格式为“年度编号+序号”，例如。内部文件编号由各部门自行管理，外部文件编号由行政管理部门统一管理。

(3)文件分类与编号的具体规定如下：

-综合管理类文件编号格式为“ZG+年度编号+序号”，如“Z；

-财务会计类文件编号格式为“CJ+年度编号+序号”，如“C；

-人力资源类文件编号格式为“RL+年度编号+序号”，如“R；

-市场销售类文件编号格式为“SC+年度编号+序号”，如“S；

-政府文件编号格式为“ZF+年度编号+序号”，如“Z；

-行业标准编号格式为“YB+年度编号+序号”，如“Y；

-合作协议编号格式为“HT+年度编号+序号”，如“H；

-客户函件编号格式为“KH+年度编号+序号”，如“K。

各部门在收发文件时，应按照规定的分类和编号规则进行操作，确保文件编号的唯一性和规范性。行政管理部门定期对文件编号进行审核，发现问题及时纠正。

三、文件收发程序

(1)文件收发程序包括文件接收、登记、分发、传阅、签收、归档和销毁等环节。接收文件时，应核对文件来源、标题、密级等基本信息，确保无误后签收。接收的文件应立即登记入册，包括文件标题、文号、接收日期、接收人等信息。

(2)文件登记后，根据文件性质和紧急程度，由行政管理部门负责分发至相关部门。分发文件时，应注明接收部门的负责人或指定接收人，并要求在规定时间内完成文件的传阅、签收工作。对于需上级审批或相关部门协办的文件，应及时提交审批，并跟进处理结果。

(3)文件传阅过程中，应确保文件的机密性、安全性和准确性。传阅人需对文件内容保密，不得擅自转发、复制或泄露。传阅完成后，应由传阅人签署签收单，行政管理部门核对无误后，将文件归档保管。对于具有长期保存价值的文件，应按规定期限归档，以便后续查询和使用。过期或不再使用的文件，经审核后按照公司规定进行销毁处理。

四、文件管理

(1)公司文件管理应遵循安全、规范、高效的原则，确保文件资料的安全完整。文件存档采用电子与纸质并存的方式，电子文件由行政管理部门统一管理，纸质文件由各部门负责保管。

(2)行政管理部门负责建立文件档案系统，包括文件目录、档案柜、文件扫描备份等设施，确保文件便于检索和查阅。各部门应定期对文件进行整理，及时更新文件档案，确保档案信息的准确性和时效性。

(3)文件调阅手续应规范严格。需查阅文件时，须填写《文件调阅申请单》，注明文件名称、用途、查阅人及归还日期等信息。审批同意后，由行政管理部门提供文件，查阅完毕后应及时归还，并做好归还登记。涉及机密文件的调阅，需遵守国家相关保密法律法规，严格保密措施。

五、附则

(1)本制度自发布之日起施行，适用于公司所有文件收发文管理工作。自实施以来，公司文件收发管理流程得到显著优化，文件传递速度提升30%，文件准确率提高至99.8%。以2022年度为例，公司共处理各类文件10000余份，其中内部文件8000份，外部文件2000份，有效保障了公司运营的顺畅。

(2)本制度实施过程中，如有违反规定的行为，将依照公司相关规章制度进行处罚。例如，2023年第一季度，因文件收发不规范导致文件丢失或延误的案例共5起，涉及部门3个，相