材设部工作流程.docx

材设部工作流程

材料设备采购管理工作流程

到货验收调查询价制订采购计划

到货验收

调查询价

制订

采购计划

签订合同

副总经理

材设部

各职能部门

供应商

主办部门

材设部

流程名称

材料设备采购管理工作流程

编修部门

签发人

签发日期

签订供货合同

发货

到货

收款

开具发票

结束

审批

开始

1.提出采购需求

2.编制计划预算

审核

3.列入采购计划

4.市场调查

5.询价

6.编制询价报告

7.询价预算核对

8.确认产品质量

9.合同谈判

预算核对

10.签订供应合同

11.支付履约

保证金

12.组织货物验收

验收

13.办理结算单

签认

审核

14.付款

15.发票入账

材料设备采购管理细则

一、总则

1、材料、设备管理。本规定中所指的材料、设备管理是指直接用于开发项目施工的所有材料、设备的选型、定位、采购、供应、保管、结算、转账以及信息服务等管理活动。材设部下设供应科和物资科两个科室。

2、管理职责。

公司工程部负责材料、设备的选型、定位及质量管理。

公司材料组负责材料、设备的商务管理。

公司财务部负责材料设备的账务管理。

3、管理方式。根据采购供应对象不同，公司材料、设备管理分为甲供材料、设备管理和非甲供材料、设备管理。

4、非甲供材料管理定位及管理。公司对非甲供材料的管理仅限于设计定位、质量控制及信息服务管理。公司工程部应在施工招标时以招标文件的形式明确主要非甲供材料规格、型号及质量控制标准等，材料组据此提供相关材料价格信息，并确定施工招标标底，以此控制施工投标价。确定的主要非甲供材料规格、型号及质量标准也是工程部在施工时控制材料进场的控制标准。

5、对于材料单价不便直接从施工单价中剥离、公司直接实施分包的分项工程，工程部应在材料组确定施工单价前明确主要材料的材质标准及相应规格、型号，并在施工合同中约定，作为主要合同条款。

6、工程部应根据项目整体开发计划、单项工程施工组织设计计划及施工合同约定，编制材料使用计划，报经相关领导批准后，由材料组按计划实施。

7、为规范公司材料设备采购供应管理，公司应对合作成熟的材料供应商实行合格材料供应商名单管理制度。目的是通过对供应商建档案管理，建立与供应商的长期信誉合作关系，对供应商实行优胜劣汰机制，以减少采购环节，节约采购费用。

二、合格供应商名单管理

1、名单的建立

材料组按供应材料品种的不同，将于本公司合作的供应商逐步进行分类建档，详细记录供应商供应材料的品种、单价、材质、规格、型号，供应方式，合作次数及时间，供应商的性质，公司职能部门对其每次合作的评价，有无不良记录等。具备条件的供应商为合格供应商，成熟的合格供应商名单中单品种材料合格供应商不少于3家（特殊情况除外）。

合格供应商需具备的条件是：

1)具备合法资格，具有符合法规要求的产品生产许可证明，产品质量达到或超过产品标准要求，材料处于稳定期。

2）材料单价一年内无较大提价（行业原因除外），且与公司合作低于平均市场单价。

3）与公司合作连续且正在合作；或合作两次以上，且最后一次合作结束时间不超过一年。

4）两年内累计不良合作记录不超过两次。

2、材料供应商合同执行评价

材料采购合同签订后，材料组应对供应商的合同执行进行追踪考评，目的是考评供应商的履约能力，对履约表现做好记录；合同履行完毕，公司相关部门应对供应商履约能力及履约表现做出综合书面评价，条件成熟时，也可采用监理公司、施工承包商的间接书面评价。履约评价记录是合格供应商档案的重要组成部分。

3、合格供应商的确认

符合合格供应商条件的供应商均为合格供应商，供应科将其列入合格供应商名单。

4、合格供应商的淘汰

1）名单中的供应商不符合合格供应商条件中任一款项时，应即时淘汰，供应科将其从名单中剔除。

2）一年周期内，单品种材料合格供应商名单中的供应商均合格，公司相关部门对所有供应商进行综合考评，将相对最差供应商淘汰。

3）淘汰的合格供应商两年内不允许参加公司的相同品种材料招标及供应。

三、材料设备的采购与供应

1、公司原则上采购供应所有设备。公司对具有下列情形之一的材料实施甲供。

1）、材料对工程质量有重大影响的。

2）、材料对建筑物外观效果有重大、直接影响的。

3）、材料单价及总价对工程造价影响巨大或同品种材料单价差异较大，且材质无明显区别的。

4）、其他特殊情况。

2、材料设备的采购一般应根据单项（单位）工程施工合同实施。属同一开发项目应用于不同单项（单位）工程的材料设备，具备条件成批次采购的，应尽量进行批次购买。执行批次采购时应具备以下3个前提条件且缺一不可。

1）、材料的品种、材质相同，且规格、型号一致或相近；设备的品种、型号、性能相同或基本一致。

2）、同一供应商（或厂家）具备同批次全部待购货源。

3）、供应