办公用品管理制度.doc

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办公用品管理制度

第一章总则

一、为使办公用品管理规范化，满足工作需要，合理控制办公费用，特制定本制度。本制度适用于单位内所有部门及员工，对办公用品的计划、购买、领用、发放、使用和管理等各个环节进行控制和管理。

二、办公用品的分类

1、低值易耗品：如铅笔、签字笔、圆珠笔、刀片、胶水、胶带、大头针、回形针、复写纸、便签纸、标签纸、橡皮擦、夹子等。这类用品使用后不可回收，直接消耗掉。

2、耐用品：如计算器、订书机、打孔机、文件夹、剪刀、直尺、起钉器等。这类用品使用时间较长，不易损坏，可以重复使用。

3、办公设备及耗材：如打印机、复印机、扫描仪、传真机、墨盒、色带、碳粉等。这类用品是办公自动化的重要组成部分，价值较高，使用时间较长。

第二章办公用品的采购与入库

一、采购计划

1、各部门根据工作需要，每月底向行政部提交下月办公用品需求计划，由行政部统一汇总、整理，并根据库存情况编制下月办公用品采购计划。

2、采购计划应明确所需用品的名称、规格、数量及预算金额，经单位领导批准后实施采购。

3、对于急需或特殊需求的办公用品，可由需求部门提出申请，经行政部审核并报单位领导批准后，进行紧急采购。

二、采购流程

1、行政部负责办公用品的采购工作，应选择信誉良好、质量可靠的供应商进行合作。

2、采购时应进行市场调查，了解市场行情，确保采购价格合理、公道。

3、采购过程中应与供应商签订合同或协议，明确双方的权利和义务，保障单位的合法权益。

三、入库管理

1、办公用品采购回来后，应由行政部负责验收，并填写入库单。

2、验收时应核对采购清单与实物是否相符，检查商品质量是否合格，数量是否准确。

3、验收合格的办公用品应及时入库，分类存放，并做好库存记录。

第三章办公用品的领用与发放

一、领用申请

1、员工领用办公用品需填写领用申请表，注明所需用品的名称、规格、数量及用途，经部门负责人签字后交行政部审核。

2、行政部根据库存情况审核领用申请，对于超出预算或不合理的申请，应与申请人沟通并说明理由。

3、审核通过的领用申请，由行政部统一发放办公用品。

二、发放管理

1、行政部应建立办公用品发放记录，详细记录每次发放的用品种类、数量、领用人及领用时间等信息。

2、办公用品应按需发放，避免浪费。对于易耗品，可根据部门人数和工作量适量增发。

3、耐用品和办公设备及耗材应根据实际需求进行发放，并做好使用登记和保管工作。

第四章办公用品的使用与管理

一、使用规定

1、员工应合理使用办公用品，避免浪费和损坏。对于易耗品，应节约使用，减少不必要的消耗。

2、耐用品和办公设备及耗材应妥善保管，定期维护和保养，延长使用寿命。

3、员工离职时，应将领用的办公用品交回行政部，如有损坏或遗失应按价赔偿。

二、管理职责

1、行政部负责办公用品的全面管理工作，包括采购、入库、发放、使用监督及库存管理等环节。

2、各部门负责人应协助行政部做好本部门办公用品的管理工作，确保员工合理使用和保管办公用品。

3、员工应自觉遵守办公用品管理制度，共同维护单位财产的安全和完整。

第五章办公用品的盘点与报废处理

一、盘点工作

1、行政部应定期进行办公用品的盘点工作，确保库存数量与记录相符。

2、盘点过程中发现的问题应及时汇报并处理，确保办公用品的准确无误。

二、报废处理

1、对于损坏严重、无法修复的办公用品，应由使用部门提出申请，经行政部审核并报单位领导批准后进行报废处理。

2、报废的办公用品应进行登记并妥善处理，避免造成环境污染和资源浪费。

第六章监督与考核

一、监督机制

1、单位应建立健全办公用品管理的监督机制，确保管理制度的有效执行。

2、员工有权对办公用品的管理工作提出意见和建议，促进管理制度的不断完善。

二、考核与奖惩

1、单位应定期对办公用品的管理工作进行考核，对于表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。

2、对于违反管理制度的行为，应根据情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、赔偿损失等。

第七章附则

一、本制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，由单位领导解释并制定补充规定。

二、本制度的修改和废止权归单位领导所有，修改和废止程序按照单位相关规定执行。

三、本制度最终解释权归单位所有。

以上是单位办公用品管理制度的主要内容，通过规范化、标准化的管理，可以提高办公用品的使用效率，降低办公成本，为单位的持续发展提供有力保障。同时，也可以培养员工的节约意识和责任感，促进单位文化的建设。在实际操作中，各部门和员工应密切配合，共同遵守和执行本制度，确保办公用品管理工作的顺利进行。

此外，随着科技的不断进步和办公自动化的普及，单位应关注新型办公用品的发展趋势，及时更新换代，提高办公效率和质量。在未来的发展中，单位应不断完善办公用品管理制度，以适应市