商务文书写作姬瑞环中等职业教育第一章.pptVIP

****认识文书与商务文书第一节认识文书第二节认识商务文书1职场中的你、我、他几乎每天都与文书面对面,或者直接使用文书办理有关事务。概括而言,文书是机关、企事业单位办事的工具。文书是在人类社会实践活动中形成的,其形成主体既包括各种社会组织,也包括个人;文书是为了某种特定的意图而形成的,具有明显的针对性,而不是随意做出的文字记录;文书具有直接的应用价值,是解决实际问题的有效工具;文书是以书面文字形式并按照特定的格式表达信息的记录。总之,有人类活动的地方,就一定会有文书的形成和使用;有机关单位的处所,就一定会有公文的产生和使用。认识文书01/一、文书的家族体系(一)文书的分类一、文书的家族体系(二)现行公文文种(1)决议 (2)决定(3)命令(令)(4)公报 (5)公告(6)通告 (7)意见(8)通知 (9)通报(10)报告 (11)请示(12)批复 (13)议案(14)函 (15)纪要2.其他实用文种(1)总结 (2)计划(3)简报 (4)大事记(5)会议记录(6)倡议书 (7)邀请书(8)聘请书 (9)感谢信(10)表扬信 (11)欢迎辞(12)欢送辞(13)答谢辞二、文书的基本特点和重要功能(一)文书的基本特点(二)文书的重要功能1.文书的信息传播功能2.文书的原始凭证功能1.文书具有对实践活动的客观记录性2.文书具有突破时空局限的信息传递性三、公文的特点与功能1.公文具有鲜明的政治性2.公文由法定作者制成和发布3.公文具有法定的权威性和现行效用4.公文具有特定体式和处理程序1.领导功能2.规约功能3.沟通功能4.宣传功能5.凭据功能(一)公文的特点(二)公文的功能四、公文格式、页面规范与稿本(一)公文格式规范公文格式要素总体划分为版头、主体、版记三个部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头部分;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体部分;公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的部分称为版记部分。四、公文格式、页面规范与稿本(二)公文页面规范公文采用国际标准A4型纸(幅面为210mm×297mm),对外张贴的公文用纸规格根据需要确定。天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。一般每面排22行,每行排28个字,特殊情况可做适当调整。要求版面干净,字迹清晰,尺寸标准,版心不斜,双面印刷,页码套正,两面误差不得超过2mm。印品着墨实在均匀,字面不花不白、无断划。左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90°,无毛茬或缺损。骑马订均订在折缝线上,平订与书脊间的距离为3~5mm,要确保无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固。四、公文格式、页面规范与稿本(三)公文的稿本在文件起草和印制过程中,同一份文件会形成具有不同性能的多种文稿和文本。其中,草稿和定稿统称为文稿;正本、副本、试行本、暂行本、修订本、多种文字稿本等,统称为文本。它们反映了文件的草创、修改、定型、印制、校对、正式发出的全部过程。这些稿本在形成过程上互有联系,在性质、作用与保管要求等方面各不相同,要区别不同情况妥善对待,以便更加科学规范地管理和使用公文。认识商务文书02/****