会议策划与组织 课件 第7、8章 会后落实工作； 会议文书.pptx

第七章

会后落实工作;;;会议文件的清退与立卷归档;会议文件清退的含义;（1）根据会议文件清单清退。有些文件需要与会人员所在单位文书部门保管，这种情况需要会议主办单位向参加会议的单位发出一份《会议文件清单》，详细列出会议所发放的文件目录，通知与会人员所在单位文书部门及时收缴登记，统一管理。与会人员应当主动将文件交给文书处理部门登记。

（2）小型内部会议，人数少，人员熟悉，可以在会议主持人宣布会议结束时提出将会议文件退回的要求，也可安排秘书人员在会场门口收集，及时清点，保证如数清退。

（3）大中型会议清退文件，应事先制订文件清退目录发放到与会人员手中，可先按小组收集，再交大会会务组。

（4）工作人员手中的文件，可采取按清退目录和工作组限时缴交的办法。

（5）机密文件清退应在会议结束前收回。发放机密文件时，应当在文件上标明“会后收回”的字样。

;会议文件的立卷归档;收集归纳会议文件;会议文件立卷归档;会议文件立卷归档;;会议经费结算;;会议支出项目;会议支出项目;会议经费结算;会议评估;会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的原则，运用科学的方法，对会议各项要素及其社会效益以及经济效益等进行质和量的综合评价的一种活动。一次会议议程的结束并不意味着会议管理工作的结束，会议的评估与总结是会务管理的重要环节，是关系会议组织者会议管理水平能否不断提高的大问题。没有一个会议的组织是十全十美的，只有不断总结，才能不断提高。;会议评估的意义;中西方的会议文化存在非常大的差异。微软的会议，特别是微软美国公司的会议，具有典型的西方特色:

1.微软的会议有固定的会议流程，而且坚持一个重要原则：限时开会，所有的会议都不能超过一个小时。

2.微软开会，一定要在会议上做出决定或形成决议，而且是由懂行的人（专家或技术人员）来决定或提议，老板再听一下员工和管理层的意见。如果没有反对意见，老板就可以一锤定音了。

3.微软从不开“一言堂会议”，会议召集者总是设法鼓励员工在会议上发言。

4.微软开会，要求与会者不仅要带??记，还要带着耳朵以及可靠的数据资料参会。开会发言时，既要靠嘴巴说话，又要靠数据说话。每个人在讲自己的想法时，都要用确凿的数据来做论证。;英特尔创办人，暨前CEO安迪·葛洛夫曾说：

你绝对无法避免开会，但你可以让会议更有效率。;葛洛夫的“效率会议课”;会议评估的特点;会议评估的原则;（一）会前评估内容

会前评估是对会前筹备情况的评估，应考虑以下因素：

（1）会议目标是否明确:；

（2）会议议题的数量是否得当；

（3）会议议程安排是否合理、完备；

（4）每一项议题的时间分配是否准确、合理；

（5）与会者人选、与会者人数是否得当；

（6）会议时间、地点是否选择得当；

（7）会场指引标志是否明确；

（8）开会通知的时间是否得当；

（9）开会通知的内容是否周详；

（10）会议场地选择是否得当；

（11）会议设备是否完备；

（12）与会者是否做了充分准备；

（13）与会者的会前情绪如何；

（14）会议的住宿、餐饮是否安排妥当。;（二）会中评估内容

会中评估是对会议进行中各环节的评估，应考虑以下因素：

（1）会议接待工作如何；

（2）会议是否准时开始；

（3）会议人员是否准时到会；

（4）是否安排会议秘书做记录；（5）会场是否存在外界干扰；

（6）场内听讲情绪如何，是否有玩手机、交头接耳现象；

（7）主持人是否紧扣议题主持会议；（8）会议是否由少数人垄断；

（9）与会者发言及讨论是否紧扣议题；

（10）与会者是否能表明真正的感受或意见；

（11）与会者之间是否有争论不休的现象；

（12）与会者是否与会议主席有争论；

（13）视听设备是否正常；（14）会议议程是否按预定时间完成；

（15）会场气氛是否热烈；（16）会议决议是否正确；

（17）主持人是否总结会议的成果；（18）会议的欢迎宴会、欢送宴会是否安排得当；

（19）参观、访问、游览活动安排的是否合适，安全性如何；

（20）其他因素。;（三）会后评估内容

会议议程结束后，还有一系列工作要做，也需要评估。会后评估应考虑以下因素：

（1）会议记录是否记录完整并请有关负责人过目、签署；

（2）是否需要印发会议纪要；

（3）会议决议是否落实；

（4）是否对与会者的满意程度进行调查；

（5）是否完成会议经费结算工作；

（6）是否做好会议文件的清退与立卷归档工作；

（7）是否做好会议的善后工作；

（8）是否对会议的成败进行总结；

（9）其他因素。;（一）定量和定性评估

定量评估是采用量化方法将各种数字进行运算和统计分析的评估类型。定性评估是对会议项目的过程和结果进行性质描述、分析和评价的评估类型。二者皆有所长也皆有所短，从使用和操作上看，定量评估比定性评估更容易设计、操作和分析。

（二）调查问卷

调查