会议策划与组织 课件 第9、10章 会议财务管理； 秘书会务工作教学实训.pptx

第十章

会议财务管理;;会议财务管理的基本概念与内容;会议财务预测

;会议财务预测的含义;会议财务预测的内容;会议财务预测的内容;会议财务预测的内容;会议财务预测的内容;会议财务预测的内容;编制会议预算

;编制会议预算的目的;会议预算的内容组成;会议固定支出;

1.选择所举办会议领域中

最有权威的杂志刊登广告

2.散发会议预通知

;即帮助组织、运作、管理会议后，不管与会人数的多少，一次性收取一笔费用。;会议固定支出;主会场租金

在我国基本上所有的会议中心和宾馆的会场租金都是按单元计价的，每半天为一个单元，不管租用时间是半个小时还是４个小时，费用相同。为节约成本，组织会议时应尽量将开幕式、闭幕式等大型活动集中在几个单元。;会议可变支出;会议的收入;会议的收入;会议资金管理;筹集会议启动资金;筹集会议启动资金的渠道;会议收入管理;会议成本控制;会议启动资金的控制;;招待会;思考与练习;四、案例分析

政协开会也吃盒饭

×年×月×日，《广州日报》刊发了一则新闻，题为《广州政协委员开会吃盒饭节约经费》。

报道称，为了节约经费、提高效率，广州市政协一改在白云国际会议中心开培训会议的惯例，把此次为期一天的学习培训班安排在市政协机关大楼，并特意安排这些平时“吃惯大餐”的委员们“屈就”食堂吃盒饭。饭后也只能在会议厅休息。为了把食堂让给委员们，机关工作人员都把盒饭捧回了办公室。

一碗瘦肉汤，两个鸡翅，几块叉烧，若干青菜，这就是广州市政协参加学习培训班的委员们的“盒饭菜谱”。上午的培训结束后，委员们每人手持一张粉色午餐券，陆续来到位于市政协办公楼负二层的食堂。排队、领餐、取筷子……然后就座于四人餐桌进餐，谈笑风生，兴致盎然。

政协委员韩志鹏告诉记者，以往委员培训班都在白云国际会议中心举行，吃的都是“大餐”，中午还能开房睡午觉。平常一些委员会议也会在附近酒店“加餐”。这次能够把午餐速战速决解决实属难得。他说：“以前开会在酒店吃饭，一吃就是一个中午，既费时间又浪费钱。在市政协机关开会、吃饭，既省了钱又节约了时间，实在是一顿节能高效的午餐。”

资料来源：杨锋秘书工作案例与分析2版广州：暨南大学出版社，2022.

思考：

1会议的经费预算包括哪些内容，如何降低开会成本?

2如何从不浪费时间和不浪费金钱两个方面控制会议数量，提高会议质量?

3认真阅读“知识链接”的内容，了解国家关于压缩会议、节约会议开支的有关规定。;第十章

秘书会务工作教学实训;;会议方案策划

教学实训

;概述;项目描述;实训目标;实训要求;;实训评价;实训任务;任务1方案调研;任务2方案编制;任务3方案实施;任务4方案评估;会前准备工作

教学实训

;概述;项目描述;实训目标;实训要求;;实训评价;实训任务;任务1会议文件;任务2会场布置;任务3会议预算;会间服务工作

教学实训

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;概述;项目描述;实训目标;实训要求;;实训评价;实训任务;任务1文件回收与归档;任务2送别与清场;任务3总结与落实;视频会议组织教学实训

;概述;项目描述;实训目标;实训要求;;实训评价;实训任务;任务1视频会议前期筹备;任务2视频会议会中管理;任务3视频会议善后;思考与练习

;四、假定有一场200人的学术会议在广州某大学举行。来自北京、上海、南京、武汉等高校的校长、全国高等教育协会会长以及各研究与培训机构领导者受邀参加会议。其中来自北京的高校校长5人、上海3人、南京3人、武汉2人，会议由广州某大学副校长主持。

1请制定本次会议的嘉宾接待方案。

2本次学术会议的现场管理工作内容有哪些?请列出工作清单及工作重点。

3如何做好本次学术会议的会议记录？

4.请列出本次学术会议的文件回收范围。

五、假定你负责组织公司总经理例会，但例会当天，会议室突然被公司临时占用，例会被迫改到另外一间大会议室举行。

1你认为如何做好会前协调工作才能避免会场冲突？

2请简要说明例会议题设置的原则。

3请简要说明如何高效组织例会。

4对于例会主持，如何让例会有序推进？

5对于例会组织，作为秘书该如何做好现场环境管理和秩序维护？