会议策划与组织 课件汇总 杨锋 第6--10章 会间服务工作--- 秘书会务工作教学实训.pptx

第六章

会间服务工作

;;;报到与签到;报到工作;签到工作;;会议记录;会议记录的含义与特点;会议记录的内容;会议记录的方法与要求;会议记录的方法与要求;会议记录的格式

;会议选举与表决;选举与表决;表决方式;选举与表决的工作程序;选举与表决的工作程序;选举与表决的工作程序;选举与表决的工作程序;选举与表决的工作程序;选举与表决的工作程序;会间危机管理;会间危机管理的内容与特点;会间应急方案与应对措施（教材p117表6-4）;处理危机事件的要求;会议主持工作;会议主持人的选择;;;;;会间文化活动的安排;安排会间文化活动的意义;组织会间文化活动的原则;会间文化活动的类型;会间餐饮服务;会议餐饮服务的工作程序;制定方案;预订餐厅;统计就餐人数;商定菜谱;印制和发放就餐凭证;就餐前检查;宴会种类;宴会种类;宴会种类;会间住宿安排;会议住宿的要求与考虑因素;会议住宿的要求与考虑因素;客房安排的原则;茶歇与摄影;茶歇;会议摄影有两大作用：

一是拍摄录像或照片，作为会议历史资料保存；

二是作为与会人员的留念。;会议摄影的主要范围：

1拍摄签到台

会务工作人员要从签到开始记录会议。首先从签到开始拍摄，一般需要全景拍摄来宾签到的过程。特别注意拍摄会议主要嘉宾与主办方领导者握手或拥抱的细节，以及领导者、嘉宾签到的特写。

2拍摄贵宾厅

掌握好角度，中景拍摄领导者、嘉宾交换名片以及交谈的场面。

3拍摄茶歇

主要拍摄与会者自由交谈的场面。

4拍摄会议主持人和核心人物讲话

这部分是会议拍摄的重点。要留下会议主持人与会议核心人物的特写镜头，通常需要多拍几张，以抓拍到最好的表情。

5拍摄合影

一般会议为留纪念，都需要拍摄合影。合影的拍摄要求较高，除对拍摄技术有要求外，人员的排列要特别注意。一般领导者、嘉宾前排就座，找准C位，然后依次左右排列。会务工作人员应事先在前排座椅靠背上贴上姓名标签，以方便领导者、嘉宾就位。;组织会议摄影与选取摄影背景;思考与练习;二、有会议专家研究会议主持时的开场白，认为有开门见山式，就是用三言两语的开场白进入会议；有迂回入题式???就是借助相关或不太相关的内容，预设某种前提，使人在不知不觉中入题；有引发思考式，就是创设悬念或提出悬疑，构筑一个听众积极参与的空间；还有情绪渲染式，就是用自己的感情点燃与会者的情感火焰。对此，你有什么认识，能否各举出一例，尝试做会议主持人？

(ppt31-36);思考：

1.新闻发布会的筹备工作包括哪些内容？如何做好会议主题的确定和宣传材料的准备工作？(可结合第四、五章内容谈)

2.对于新闻发布会后出现的媒体“沉默”或不利报道应怎样对待？

3.怎样根据企业新闻的特点选择合适的媒体和记者？与媒体打交道时需要注意什么？(根据新闻发布会的内容来谈，言之有理即可);第七章

会后落实工作;;;会议文件的清退与立卷归档;会议文件清退的含义;（1）根据会议文件清单清退。有些文件需要与会人员所在单位文书部门保管，这种情况需要会议主办单位向参加会议的单位发出一份《会议文件清单》，详细列出会议所发放的文件目录，通知与会人员所在单位文书部门及时收缴登记，统一管理。与会人员应当主动将文件交给文书处理部门登记。

（2）小型内部会议，人数少，人员熟悉，可以在会议主持人宣布会议结束时提出将会议文件退回的要求，也可安排秘书人员在会场门口收集，及时清点，保证如数清退。

（3）大中型会议清退文件，应事先制订文件清退目录发放到与会人员手中，可先按小组收集，再交大会会务组。

（4）工作人员手中的文件，可采取按清退目录和工作组限时缴交的办法。

（5）机密文件清退应在会议结束前收回。发放机密文件时，应当在文件上标明“会后收回”的字样。

;会议文件的立卷归档;收集归纳会议文件;会议文件立卷归档;会议文件立卷归档;;会议经费结算;;会议支出项目;会议支出项目;会议经费结算;会议评估;会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的原则，运用科学的方法，对会议各项要素及其社会效益以及经济效益等进行质和量的综合评价的一种活动。一次会议议程的结束并不意味着会议管理工作的结束，会议的评估与总结是会务管理的重要环节，是关系会议组织者会议管理水平能否不断提高的大问题。没有一个会议的组织是十全十美的，只有不断总结，才能不断提高。;会议评估的意义;中西方的会议文化存在非常大的差异。微软的会议，特别是微软美国公司的会议，具有典型的西方特色:

1.微软的会议有固定的会议流程，而且坚持一个重要原则：限时开会，所有的会议都不能超过一个小时。

2.微软开会，一定要在会议上做出决定或形成决议，而且是由懂行的人（专家或技术人员）来决定或提议，老板再听一下员工和管理层的意见。如果没有反对意见，老板就可以一锤定音了。

3.微软从不开“一言堂会议